O volume de informações atualmente produzido extrapola as possibilidades de organização, guarda e disponibilização através do tempo e de acordo com o cumprimento de aspectos legais. Diante disto, as instituições se confrontam com a necessidade de estabelecer critérios para a determinação de quais informações deverão ser mantidas, por quem, para quê e com quê finalidade.
Até pouco tempo, percebia-se a preservação no sentido de conservá-la para preveni-la do risco de deterioração. Atualmente com a obsolescência dos meios digitais, os documentos correm o risco de se tornarem obsoletos antes de deteriorarem.
Assim, planejar e estabelecer políticas de preservação digital se apresenta como item fundamental para que perdas irreversíveis sejam minimizadas nas instituições.
Preservação digital requer não apenas procedimentos de manutenção e recuperação de dados, no caso de perdas acidentais, para resguardar a mídia e seu conteúdo, mas também estratégias e procedimentos para manter sua acessibilidade e autenticidade através do tempo.
Responsabilidade:
A preservação digital deve ser uma preocupação dos produtores e detentores da informação e dos responsáveis por grandes acervos de documentos em arquivos digitais. Sejam eles em instituições públicas ou privadas.
Importância:
Sem a preservação digital não há nenhuma garantia de acesso, confiabilidade, e integridade dos documentos ao longo do tempo, e nenhum benefício para as futuras gerações.
Desafios das instituições:
- Enfrentar a obsolescência galopante da tecnologia, com ciclos de duração entre 3 e 5 anos, acompanhada do aumento exponencial de dependência tecnológica nos ambientes institucionais.
- Falta de preparo de gestores e de especialistas que compreendam seu papel na preservação e disponibilização da informação.
- Manter atualizado o acesso a grandes massas de documentos digitais
Nossa experiência nos dá condições para analisar e propor soluções compatíveis com as suas necessidades. Além de poder orientar e capacitar colaboradores, In company e on line
Linhas de ação e como a ER Consultoria pode auxiliá-lo:
- Como estabelecer critérios, normas e procedimentos para políticas de preservação digital em ambientes institucionais.
- Estabelecer critérios e hierarquias sobre o quê preservar e por quanto tempo
- Como estabelecer procedimentos e níveis de segurança, sigilo e acesso à documentos digitais, incluindo-se correspondência corporativa.
- Definir qual o tipo de informação a ser preservada, onde e com sob a responsabilidade de quem.
- Definição de quais estratégias de preservação se aplicam à instituição.
- Como adotar um Programa de Preservação Digital adequado ao perfil institucional.
Entre em contato pela nossa página, pelo e-mail ou pelos telefones (55.11) 4215-1924 // (55.11) 949.136.046 para elaborarmos um Projeto totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.
© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação bem como apropriação intelectual, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais. (Lei nº 9.610/1998)