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Atuação Profissional, Capital Intelectual, Gestão de Conhecimento, Gestão de Informação, Informação, Produção de Conhecimento, Tecnologia

Perspectivas e Aplicações para Gestão de Conhecimento

8 de dezembro de 2020 Eliana Rezende Bethancourt

Por: Eliana Rezende Bethancourt

O fascínio pelo Conhecimento é universal e atravessa épocas. É dele que se originaram inovações e invenções. Mudanças foram catalisadas e muitas delas revolucionaram sociedades inteiras. Isso não é diferente no mundo contemporâneo, em especial quando, aparentemente, delegamos à tecnologia tudo de bom ou ruim que nos possa acontecer.

É consenso no mundo corporativo que o Conhecimento é um ativo de valor e muito necessário para todo e qualquer ramo da atividade humana. Apesar disso, e de ser tão importante, porque gera tantas dúvidas? Porque acaba sendo tão subutilizado e até desperdiçado?

Talvez o caminho inicial de responder a tais perguntas esteja na opacidade de alguns conceitos que são caros ao conhecimento.
Vejamos:
É comum a confusão recorrente entre oferta e disponibilização de informação como sendo caminho direto para que haja Conhecimento. Imagina-se que tendo uma oferta abundante de informação o conhecimento torna-se mera consequência.
Entretanto, é preciso que isto fique muito claro: informação sem contexto ou sem ser transformada em experiência não é coisa alguma. Se acumulará de tal forma que poderá transformar-se em uma massa amorfa, sem importância ou valor.
Este talvez seja o erro mais comum que a maioria das pessoas comete, que é o de confundir dados, informação e conhecimento. Alguns os tomam como sinônimos e outros os confundem barbaramente. Para tanto, escrevi há algum tempo um post onde procurei esclarecer cada um deles. O artigo chama-se: “Dados, Informação e Conhecimento. O que são?”.
É fundamental tal compreensão, pois sem isso estaremos andando em círculos e não chegando a lugar algum.

Retomo aqui um pensamento que externei em um outro artigo que intitulei “Qual o Perfil do Gestor de Conhecimento?“, onde procurei deixar bem claro que:

“(….) me aflige a confusão que muitos fazem de gestão de conhecimento com ferramentas tecnológicas.

Não se lida com intangíveis com um pensamento que vem de forma binária.

Eu própria tenho minhas reservas até mesmo em relação ao termo “Gestão do Conhecimento”, e considero que em geral somos capazes de fato de gerir informação. Não há como gerir o que seja alheio ao indivíduo. Acho que prefiro a expressão “Gestão de Informação para a produção de Conhecimento. (…)”

Sob esta ótica, para que o trabalho de Gestão do Conhecimento aconteça é necessário a integração de vários profissionais que utilizem conceitos, modelos, métodos e métricas, desenvolvidas por várias disciplinas, compondo um crescente leque de conhecimentos que, passo a passo, formará as bases teórico-metodológicas de uma disciplina científica. Em geral, a Gestão de Conhecimento se bem feita terá como principio básico o sentido de reutilização, de retroalimentação, já que sempre se pautará naquilo que já preexiste. Nada surge do vácuo. Toda produção de conhecimento atual só existe porque alguém anteriormente pensou e lançou bases.

Graficamente diria que a informação é matéria-prima para produção de conhecimento e que este em presença de criatividade pode gerar inovação. Esta, por sua vez produzirá mais conhecimento que necessitará ser registrado como informação.
Temos assim o circulo virtuoso da produção de conhecimento: Sob esta ótica, o conhecimento é, como dito acima fruto de reutilizações de saberes anteriores. Mas até para se utilizar as informações encontradas o indivíduo necessita saber fazer as perguntas certas. Necessitará de alguma experiência sobre o que será de valor para si e o que não lhe servirá. Por isso, minha imagem não começa com dados e sim com informações, pois estas já foram trabalhadas e reunidas de alguma forma. Está como dizemos, estruturada. A dispersão dos dados problematiza ainda mais as dificuldades para a produção de Conhecimento, já que seus registros não possuem um contexto e não estão estruturados de modo a fazer sentido.

Da soma dos saberes desta integração fica claro que a tecnologia sozinha não tem potencial de produção de Conhecimento.
Assim, é o Conhecimento que gera inteligência organizacional, vantagem competitiva e valor. Não se trata apenas de gerir ativos de Conhecimento, mas também da gestão dos processos que atuam sobre tais ativos, o que inclui desenvolver, preservar, utilizar, reutilizar e compartilhar Conhecimento.

Em geral, diferentes instituições, e mesmo alguns profissionais (uns bem intencionados e outros nem tanto) “vendem” tecnologias como sendo sinônimo de Gestão de Conhecimento. Esquecem-se de que a tecnologia é apenas meio. NUNCA será um fim em si mesma e NUNCA fará coisas por si só. Por enquanto obedecerá formulários lógicos com pouca, ou alguma criatividade.

Delegar à ferramentas o que tem a ver com competências igualmente intangíveis, como o é a produção de Conhecimento, é um equívoco colossal. Uma instituição passa longe de poder gerir conhecimento. Muito menos qualquer pessoa (e isso, por mais bem intencionada que esteja!). Cabe ao ambiente organizacional e ao Gestor de Conhecimento oferecer condições adequadas para que a produção de Conhecimento se dê, através de estímulos, trocas e possibilidades interpessoais acima de tudo. Mas se o Conhecimento se dará e produzirá frutos ninguém pode garantir, já que tal produção é individual e intransferível.

Fazer circular a Informação no ambiente organizacional para que se produza Conhecimento e eventualmente Inovação, fortalece aspectos que vincam a cultura organizacional. Entender que o grande motor desta circulação é a generosidade do compartilhamento de saberes é um caminho interessante, apesar de ser lento e longo na opinião de gestores com pensamento binário. A generosidade do saber e o compartilhamento decorrente de experiências que podem gerar frutos: uma vela que acende outra não perde sua luz, numa citação de Thomas Jefferson.

O papel da Gestão de Conhecimento é exatamente oferecer ambientes favoráveis para que as pessoas estejam estimuladas a compartilhar, dar ideias, inovar, trabalhar em equipe e resolver problemas de forma colaborativa. É portanto, uma grande fonte de contribuição para a inovação e produção de conhecimento dentro de uma organização.

Sem este universo em mente, não há ferramentas tecnológicas que possam fazer algo pela instituição.

Esta forma de pensar a Gestão de Conhecimento no ambiente organizacional está muito atrelada à forma como lido com a Memória Institucional e a forma como esta é meio para valorizar o Capital Intelectual nas organizações. Aqui está o link fundamental entre o conhecimento tácito e implícito e a roda que faz girar a inovação ao mesmo tempo em que fortalece e vinca a cultura e identidade de uma instituição. Perceber esta costura fina é fundamental e está longe de poder ser relegada a mera aplicação e usos de ferramentas.
Fazer isso é subutilizar o que é verdadeiro patrimônio e valor dentro das organizações.

É preciso lembrar e ter sempre em mente que compartilhar conhecimento nas organizações, ele:

Não diminui;
Se multiplica
Cria Inovação capaz de gerar ainda mais conhecimento;
É validado em todas às sua expressões, ou seja, pode ser utilizado desde a alta gerência até o chão de fábrica.

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para auxiliá-lo na melhor configuração de um Projeto de Gestão de Informação com vistas à Gestão de Conhecimento.

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Gestão de Informação, Gestão Documental, Políticas de Preservação, Sociedade Digital, Tecnologia

Digitalização não é Solução. Entenda Porquê

11 de março de 2019 Eliana Rezende Bethancourt 3 Comentários

Por: Eliana Rezende

Quando falamos em “digitalização” as perguntas são sempre muitas e a confusão ainda maior.

Abro este artigo fazendo uma afirmação que pode, em um primeiro momento, gerar algum desconforto para uma infinidade de pessoas e profissionais, que acreditam que, ao recomendar digitalização estão apresentando solução para diferentes situações.

A confusão pode ser rapidamente desfeita se deixarmos claro, de uma vez por todas, o que seja uma “Solução” e como esta se distancia do que seja uma “Ferramenta”. Para isso, os convido a ler um post que escrevi intitulado “O Desafio das Soluções na Era da Informação”, onde explicito esta diferença. Textualmente digo:

“(…) Ferramenta é sempre pensada para ser simples, barata e de aplicação pontual e restrita. Depende só de você fazê-la funcionar.
Serve a uma determinada função e praticamente se encerra em si mesma. Por sua simplicidade e facilidade de aplicação tende a ser barata e tem resultados rápidos e bem mais limitados. Não adianta dourar a pílula: ferramenta tem valor restrito exatamente por possuir alcance igualmente restrito.
Isso em si não é um defeito, ou problema.
A ferramenta nasce da demanda pontual e busca atender esta, no menor tempo possível e com os melhores resultados possíveis, dentro deste universo. (…)”

“(…) As Soluções acontecem no tempo e a partir de muito estudo, análise e customização entre demandas, necessidades e possibilidades. É enfim, uma nova maneira de fazer ou gerenciar fluxos de trabalho. (…)”

Esclarecido isto, devemos passar à outra zona de confusão:

Em geral, a digitalização sempre é oferecida como sendo uma caixa de Pandora, onde todos os problemas em relação à produção, guarda e gestão de documentos estariam solucionados. Mas como muitos já aprenderam e, a duras penas, isto nem sempre acontece.

Guarde bem isso:

Documento digital – Documento originalmente codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
.

Documento analógico – Toda e qualquer informação registrada em suporte estável e materializado. Exemplos: um livro, uma carta, uma fotografia em suporte de papel, uma gravação VHS de áudio e vídeo, fitas k-7, um documento micrográfico, um caderno de notas, uma tábua de argila com caracteres cuneiformes, as pinturas rupestres nas paredes de Altamira.

Esclarecidos ambos, agora é o momento de definirmos o que vem a ser a digitalização:

De forma sintética diríamos que digitalização é o processo pelo qual um documento analógico é convertido em digital a partir de um dispositivo, tal como um scanner. Apesar disso, o documento gerado não poderá ser considerado original, e sob nenhuma circunstância poderá substitui-lo para efeitos de prova ou de fonte histórica, devendo o documento original ser preservado.

Há duas possibilidades e usos da digitalização, com finalidades e aplicações bastante específicas. Uma, é seu uso a acervos imbuídos de valor probatório ou histórico. Outra, bem diferente, para usos e aplicações em rotinas organizacionais.

A digitalização em casos de acervos históricos ou documentação probatória

A digitalização, conforme citado acima, tem como foco principal facilitar o acesso, a divulgação e a preservação de acervos, em especial aqueles que tem valor histórico e necessitam estar protegidos de manuseio excessivo ou inadequado. Podem sim ser utilizados como política de preservação e conservação documental, como expliquei no meu artigo “Uso de Tecnologias como Preservação de Patrimônio Cultural”. Nele apresento algumas considerações fundamentais a se tomar em conta quando esta for a situação.

Por favorecerem a tramitação em forma digital transforma-se em excelente meio de divulgação e usos, como: compartilhamentos, e-mail ou mesmo para integrar portais, sites e exposições virtuais, mas não podem ser considerados uma substituição pura e simples do original. O original, que possui valor legal ou histórico, não poderá ser eliminado após sua digitalização.
O documento analógico original é imbuído do valor, que em História, chamamos de Cultura Material, onde o todo do documento constituído por suas informações e suportes também constituem o que se considera Patrimônio Documental.

A digitalização em rotinas organizacionais

Os usos e aplicações da digitalização nas rotinas organizacionais estão sempre mais ligadas ao acesso a determinadas informações e a “suposta economia” em substituir documentos analógicos, o que já expliquei ser um equívoco gigantesco.

Ainda neste universo de utilização reafirmo que a digitalização de grandes volumes representa um erro estratégico e de gestão, já que mudar o formato não significa organizar. Falei disso no meu artigo:“Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital”.

Mesmo em rotinas administrativas o uso massivo e indiscriminado da digitalização causa mais problemas e dificuldades e transforma-se em uma bomba relógio à medida que o tempo passa. Por isso, é preciso estabelecer previamente uma política séria de gestão documental e tomar as decisões a partir daí.

Em geral, a digitalização pode ocorrer em diferentes etapas da Gestão Documental, sem contudo, substituir a mesma. Em todo caso, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas, e tão somente, uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para transmitir informações por meios digitais, como é o caso do e-mail. Ela não possui valor legal, e muito menos substitui qualquer original.

Algumas considerações fundamentais a cerca do uso da digitalização:

O universo de produção documental é vasto, e não se pode perder de vista que há documentos que requerem muito mais atenção ao se analisar políticas de digitalização.
É o caso dos documentos com guardas permanentes e de valor histórico. Neste ponto a discussão precisa, e deve, ganhar outro contorno. Diferentes variáveis precisam ser tomadas em conta. O acesso dos mesmos não deverá ser pensado de forma imediata apenas. O tempo precisará ser considerado e a obsolência mora neste caminho.

Um exemplo desta preocupação, pode as ser ações de digitalização para grandes massas ou volumes de fotografias.
De novo, tal digitalização não pode ser considerada como uma Solução.
A digitalização de imagens não dispensa os processos de identificação e tratamento técnico das imagens, que para efeito de documentação histórica possuem um grau de detalhamento que os programas hoje utilizados passam muito distantes. Pirotecnias a parte, do ponto de vista técnico-metodológico, estão longe de ser uma solução de guarda permanente, ou mesmo como fonte de pesquisa histórica e produção de conhecimento.
Repito o que falo incessantemente: o problema não são as ferramentas em si, mas o que é feito com elas e os procedimentos em seu entorno. Em geral, os que fornecem e os que consomem tais ferramentas pouco sabem para além de uma digitalização (tornando o produto do seu trabalho apenas mais do mesmo, duplicando e acumulando sem sentido documentos que poderiam ser tratados de uma outra forma e com um grau muito mais interessante de assertividade).

O que ocorre em geral, quer por desconhecimento ou por boa fé de uns e má fé de outros, é que muitas empresas contratantes destes serviços esperarem que a ferramenta tecnológica resolva seus problemas de organização documental. No entanto, é importante que se ressalte, que tais soluções tecnológicas não representam o trabalho de Gestão Documental, que necessita de maior cabedal, elaboração de normas e procedimentos muito mais amplos. Tal como o nome indica tais soluções são apenas e tão somente uma ferramenta dentro de um universo muito mais amplo que é a Gestão Documental.

É sempre bom ressaltar que a digitalização necessita de um trabalho de organização, pois, se houver um caos no meio físico apenas estaremos trocando o suporte: de físico para digital.

Digitalização não resolve problemas nem de organização e nem de busca!

Além disso, a digitalização não resolve uma gama imensa de ações que estão diretamente ligadas à Gestão Documental, como: elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade documental, cumprimento de prazos prescricionais estabelecidos em legislação para diferentes documentos, politicas de preservação, sigilo e acesso a documentos.

Mesmo nos casos de digitalização para simples tramitação precisa-se estabelecer critérios e hierarquização. Digitalizar indiscriminadamente tudo pode ser um tiro no próprio pé. Gerará um aumento do que simplesmente não interessa e que do ponto de vista de busca/consulta não se justificará. Em breve constará nas estatísticas de lixo eletrônico.

Outro grande equívoco é acreditar que a digitalização oferecerá a panaceia de resolver um dos maiores problemas dos Arquivos, que é sua falta de espaço, por meio da eliminação de documentos físicos. O que juridicamente torna-se inviável devido a uma ausência de legislação que autorize uma situação como esta.

Por questões de ampla obsolescência, a simples substituição de documentos físicos por digitalizados, ou mesmo digitais, não significa economia de custos. Ela obriga a ações de preservação que representam custos elevados para manutenção das mídias para garantir o acesso aos mesmos. Investimentos em tecnologia que envolvem políticas de preservação digital custam recursos financeiros, humanos e tecnológicos pelo tempo, e em geral as pessoas se esquecem disto. Simplesmente consideram os custos iniciais e deixam de olhar pela perspectiva do tempo.
Para entender melhor isto que cito sobre a obsolescência leia o post que escrevi intitulado: “Memórias Digitais em Busca da Eternidade“.

Reforço a noção de que projetos de digitalização precisam de recursos financeiros que garantam a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, como forma de cumprir requisitos funcionais estabelecidos pelo CONARQ, que garantam a preservação e o acesso a tais documentos, a médio e longo prazo, sem prejuízo de qualquer ordem. Ou seja, a digitalização está longe de significar economia a troca de nada. Ela exige investimento e recursos tecnológicos e humanos através do tempo. Sem pausa ou descanso!

glifo-civilizacao-maia-meses-haab-calendario — Calendário maia

Vejo em todo este processo, de discussão e elaboração de estratégias, uma excelente oportunidade de mostrar o quanto é importante um trabalho multidisciplinar não apenas para solucionar problemas presentes, mas como também para prevenir problemas no futuro.

Em verdade, reafirmo a importância e necessidade de um planejamento que tome em conta todos estes aspectos e atenção, muita atenção para não se deixar ‘encantar’ por algo que pode trazer mais problemas e passa bem longe de ser uma Solução para as suas demandas. Consulte sempre um profissional que tome em conta todas as variáveis possíveis e tome em conta seu tipo de documentação, demanda e público alvo. Planejamento sem compulsão, deslumbramento ou pressa são fundamentais.
A digitalização se bem empregada tem excelentes resultados. Como um bom medicamento, indicado por um profissional que tenha claro seu emprego a partir de o diagnóstico certeiro pode trazer excelentes resultados. Mas a automedicação neste caso pode ser fatal.

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.

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Referências:
Legislação

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Gestão de Informação, Gestão Documental

Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica

5 de fevereiro de 2019 Eliana Rezende Bethancourt 7 Comentários

Por: Eliana Rezende

Por largo tempo em minha carreira tenho me dedicado à Gestão Documental, Preservação e Conservação de Acervos, Organização de Arquivos. Em muitos casos, este trabalho antecedeu a tudo o que temos hoje em relação a tecnologias e ferramentas. Talvez por isso, aprendi a lidar com documentação tomando em conta seu universo de produção, circulação e armazenamento. Talvez por isso, tenha aprendido a lidar com documentação tomando em conta seu universo de produção, circulação e armazenamento inicialmente em formatos que ainda eram analógicos e posteriormente em seus suportes digitais.

A mudança de suportes em si não é um problema, mas sim a forma em que lidaremos com eles no tempo, em especial se estamos preocupados com sua permanência e acesso no Tempo.

Observo que muitos se encantam por supostas “soluções” de GED e ECM acreditando piamente que a partir da aquisição das mesmas todos os seus problemas estarão resolvidos. Gosto sempre de repetir que são apenas ferramentas, e por conta disso, não trazem soluções a quem quer que seja. As empresas e instituições esquecem-se de que não é a ferramenta que lhes dirá o quê e como fazer!
Se a instituição não sabe como produz, a quem serve, e porquê necessita deste ou daquele documento, poderá adquirir ferramentas com bites de ouro, nada será resolvido.

Insisto muito que Ferramenta não é Solução

Ainda é preciso dizer, que oferecer acesso às informações é muito pouco para uma suposta ferramenta. Veja: acesso todo meio digital dá, em maior ou menor grau. Diria até, que temos um excesso de informações nos meios digitais. O maior problema que de fato temos que combater é a forma como tais informações são produzidas, processadas, utilizadas e armazenadas no tempo. Se não tomarmos os devidos cuidados estaremos cercados apenas e tão somente de lixo, com uma ínfima parte de informações de fato relevantes e que gerarão “riqueza”. Portanto, é preciso que os responsáveis pela Gestão Documental nas organizações entendam de uma vez por todas que uma ferramenta que oferece pastinhas, caixinhas e fluxos em sua interface não traz absolutamente nada de inovador. Quem trará valor à uma ferramenta são àqueles que sabem exatamente o quê querem, como querem, porquê querem e em que tempo. Aqui não é a ferramenta a fazer nada pela organização.

A solução, enfim, precisa ser encontrada pelos produtores e usuários da informação nos ambientes organizacionais. Não existem receitas prontas ou que caibam em todo e qualquer caso. Cada situação, em cada ambiente e com o público específico de utilizadores e/ou clientes terão demandas diversas que não cabem em estratégias massivas.

Não é possível pensar em Gestão Documental de forma reduzida a documentos digitalizados (muitas vezes, usados com numeração automática em PDF) e pendurados em pastas ou fluxos. Em um espaço reduzidíssimo de tempo ninguém encontrará mais nada. Pois a digitalização desenfreada e sem critérios levará o caos já existente em formato analógico para o formato digital.

É fundamental ter claro que todo o trabalho de refino e busca de informação deverá ser embasado em técnicas de indexação com vocabulário controlado.

É neste ponto que procuro auxiliar às organizações: definir melhores estratégias e caminhos para que a produção, circulação e armazenamento da informação se dê com vistas à produção de conhecimento e inovação. Para que a informação armazenada seja de fato localizada dentro de uma lógica que faz sentido a todos os que necessitam de tais informações.
Não há mágicas! Há apenas trabalho.

Não serão ferramentas tecnológicas que trarão coesão, sentido, agilidade aos processos de Gestão Documental. Será exatamente a definição de uma política de Gestão Documental aliada à Políticas de Preservação Digital que farão isso. Devemos entender política, como algo que possui continuidade e que deve possuir uma boa arquitetura de construção, como forma de trazer solidez ao resultados e garantias de que se faz o melhor possível. Aqui o ponto é muito importante, já que muitas instituições que necessitam realizar a Gestão Documental são órgãos públicos que precisam cumprir aspectos legais. A complexidade neste universo aumenta, e muito, pois, para além do acesso precisamos nos preocupar com aspectos relacionados à sigilo, segurança, autenticidade. Em especial se os documentos também estão em formato digital.

Definitivamente não há soluções simples ou fáceis. Todas exigem rigor e amplo domínio de procedimentos técnicos, jurídicos, tecnológicos. Daí que é muito importante não se seduzir por uma mera ferramenta tecnológica. Há muito mais envolvido!

A Política de Gestão Documental deve ser compreendida de forma sistêmica e tal como é estabelecida em lei. Como forma de auxiliar nesta compreensão preparei este slideshare.

Veja:

[slideshare id=jPGq4FsVKVVhjY&w=595&h=485&fb=0&mw=0&mh=0&style=border: 1px solid #CCC; border-width: 1px; margin-bottom: 5px; max-width: 100%;&sc=no]

Gestão Documental – racionalidade e transparência administrativa from Eliana Rezende

De tudo o que disse, e o que verdadeiramente conta é a necessidade de compreendermos de uma vez por todas que processos digitais envolvem a digitalização da sociedade. É preciso que simplesmente entendamos que o grande motor de mudança nas organizações na forma como geram, buscam e guardam suas informações está nas pessoas. São elas que trarão o gênio da inovação e das soluções verdadeiramente inteligentes dentro das organizações e não ferramentas vendidas como solução!

Se continuarmos a utilizar os mesmo paradigmas de sempre não obteremos resultados satisfatórios. Não podemos pensar em gestão documental com pressupostos de séculos passados usando arquivos e ficheiros em ambientes digitais. O mundo hoje oferece a experiência da digitalização de meios, formatos, pessoas, relações, com dados que armazenados e cruzados geram informações e estas são localizadas por algorítimos. É uma trama que altera completamente as relações entre produtores e usuários da informação.

A babel algorítmica precisa de um dialeto próprio que comunique e interligue objetos e objetivos. Ao mesmo tempo, se não houver um bom trabalho de enriquecimento deste “vocabulário” teremos uma ferramenta entediante e repetitiva (pois assim são todos os algorítimos).
Aqui está a lógica que a boa Gestão Documental necessita buscar.

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Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
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O desafio das Soluções na Era da Informação

3 de julho de 2016 Eliana Rezende Bethancourt 14 Comentários

Por: Eliana Rezende

É usual abrirmos sites e portais e vermos que as ofertas mais comuns são de soluções. Palavra que de tão utilizada parece esvaziar-se de seu sentido real.
A primeira pergunta que nos deve ocorrer é: mas afinal, o que significa oferecer uma Solução? No que ela se diferencia de uma Ferramenta? E como elas se relacionam com Tecnologia e Gestão de Informação?

A grande questão em geral, quer para clientes e muitas vezes para vários profissionais, é não saber ou perceber o que diferencia Solução de Ferramenta. Fala-se de ambas como se fossem sinônimas ou equivalentes uma da outra. Por isso, creio que o melhor a fazer é esclarecer cada uma delas e de que forma elas aparecem no contexto do trabalho que desenvolvo na área de Gestão da Informação.

Se nos reportarmos ao dicionário Ferramenta significa:

“(…) Qualquer instrumento que se use para a realização de um trabalho (…)”

Ao mesmo tempo, Solução é definida como:

“(…) Do latim solutĭo, tem duas grandes acepções. Por um lado, trata-se da ação e do efeito de resolver uma dificuldade ou uma dúvida. Por outro, a ação e o efeito de dissolver.
No primeiro caso, a solução supõe a satisfação de uma preocupação ou a razão com que se desbloqueia um problema.
Solucionar algo consiste, portanto, em resolver o mesmo ou dá-lo por concluído.
A Solução seria então, aquilo que termina ou encerra um assunto ou uma situação = conclusão, desfecho, desenlace, termo (…)”

Se no dicionário encontramos esta diferença tão bem marcada, como ela fica quando tais Soluções são pensadas por profissionais da Informação?

Sumariamente, diria que a Ferramenta é sempre pensada para ser simples, barata e de aplicação pontual e restrita. Depende só de você fazê-la funcionar.
Serve a uma determinada função e praticamente se encerra em si mesma. Por sua simplicidade e facilidade de aplicação tende a ser barata e tem resultados rápidos e bem mais limitados. Não adianta dourar a pílula: ferramenta tem valor restrito exatamente por possuir alcance igualmente restrito.
Isso em si não é um defeito, ou problema.
A ferramenta nasce da demanda pontual e busca atender esta, no menor tempo possível e com os melhores resultados possíveis, dentro deste universo.

A Solução por sua vez, possui um alcance muito maior, e tem como principal característica trazer uma nova concepção ou forma de realizar um trabalho ou processo. Sua complexidade está em ter que ser muito mais inter e transdisciplinar, movimentando áreas diversas. As Soluções acontecem no tempo e a partir de muito estudo, análise e customização entre demandas, necessidades e possibilidades. É enfim, uma nova maneira de fazer ou gerenciar fluxos de trabalho.
Em geral, a Solução depende de muitos e em alguns casos, como nos trabalhos que desenvolvo, requerem uma mudança de cultura organizacional.

Nos dois casos, tanto para Ferramentas como para Soluções, a Tecnologia poderá estar presente. Mas ela não será determinante ou exclusiva num ou noutro caso.

Um exemplo que gosto de citar é um dos resultados do trabalho que desenvolvi de implantação de Gestão Documental junto ao Município de Curitiba em 32 Secretarias de Governo. Se acompanhar no gráfico abaixo verá que o atendimento ao usuário que levava inicialmente 40 dias para ser feito, ao final de apenas dois anos de trabalho passou a ser desenvolvido em apenas 3 minutos a partir da demanda inicial. O que significa dizer que no mesmo período de tempo inicial (40 dias), poderiam ser atendidos 19.200 cidadãos (a 3 minutos cada).

Houve o desenvolvimento de uma ferramenta tecnológica que auxiliasse isso, mas por si só ela não traria todos os benefícios de redução de prazos e localização dos documentos. Foi necessário todo um novo conjunto de práticas e ações que foram incorporadas às rotinas dos servidores para que este resultado pudesse ser obtido em tempo tão curto. Um Buy-in e Empoderamento dos colaboradores do novo processo. A soma de todas estas variáveis constituiu a SOLUÇÃO para este caso específico.

Daí a minha afirmação de que Ferramentas e Tecnologias sozinhas nada fazem se não houver por trás um trabalho de elaboração de uma Solução! E mais: não há Soluções que sejam únicas ou definitivas! Cada cliente, e cada demanda, necessitará de estudo e soluções diversas. Portanto, deduz-se que não existem receitas prontas!
Cada caso é um caso.

Por isso, que em muitos casos Ferramentas transformam-se, paradoxalmente em fonte de problemas e dificuldades de várias ordens. Isso porque são pensadas em atacado. Como se todos os clientes tivessem o mesmo problema e portanto, a ferramenta serviria a todos.

Diante de todo o exposto, cada vez mais foi ficando claro para mim que a ER Consultoria trabalharia para oferecer Soluções aos clientes, mas não aquelas vendidas e consumidas como mágica. Seriam Soluções que, de fato, pudessem fazer com que os clientes tivessem atendidas suas demandas em relação ao trato da informação e todas suas conexões possíveis, de acordo com uma metodologia que desenvolvi.

Tal metodologia própria de trabalho procura integrar Gestão de Informação e Memória Institucional com vistas à produção de Conhecimento e Inovação.
Uma perspectiva multidisciplinar e holística, que prima pelo trato da informação em todas as suas dimensões: produção, armazenamento, circulação, disponibilização e preservação, com vistas ao fortalecimento da Identidade Institucional.
O fim último de todo o trabalho interdisciplinar é a produção de Conhecimento e Inovação para as organizações.

Assim, tais Soluções estariam assentadas em um tripé fundamental: Consultoria, Assessoria Técnica e Capacitação com vistas à produção de Conhecimento e Inovação.

De que forma isso se daria?

Sinteticamente diria que este tripé é composto por Consultoria, que analisa e https://www.eliana-rezende.com.br/consultoria/propõe soluções, Assessoria Técnica que além de analisar, acompanha a implementação das soluções propostas, e a Capacitação que cria condições para governança e replicação de conhecimentos internos, pós assessorias.

Cada Solução é sempre desafiadora, pois é única e precisa ser pensada em um universo multidisciplinar segundo o perfil de cada cliente e suas demandas. Necessariamente precisa ser assim, já que a Informação é o recurso mais abundante e caro em todas as instituições, pois sem utilização adequada perde-se como um excedente. Estranhamente é a chamada ‘Era da Informação’ que mais tem produzido e perdido seus recursos com espetacular velocidade.
Uma sangria que as organizações simplesmente não podem dar-se ao luxo de possuir.

A área de concentração da ER Consultoria que é a Gestão de Informação e Memória Institucional é técnica e bastante especializada, muitas vezes desconhecida pelos próprios clientes que detêm acervos e necessidades. Em muitos casos, nos chegam sem ter claro o que de fato necessitam. Na maior parte das vezes buscam alternativas para apenas um problema específico final e não enxergam a complexidade por trás de sua solicitação, ou mesmo as possibilidades e potencialidades que seu projeto tem.

Casos podem ser citados a partir de meu portfólio de trabalho, que os convido a conhecer, clicando na figura abaixo:

Observe que as modalidades de Projetos desenvolvidos foram assentados exatamente no tripé Assessoria Técnica, Consultoria e Capacitações. E mais: a maior concentração nestes cases está justamente na Assessoria Técnica – com uma forte atuação da ER Consultoria em todos os processos.

O que é certo e objetivo último de todo este trabalho é garantir que as Soluções da ER Consultoria possam capacitar/emancipar funcionários e empresas a seguir aplicando todo o conjunto de praticas e técnicas adquiridos no decurso de execução de seus projetos por meio do tripé acima descrito.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

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Arquitetura de Informação, Atuação Profissional, Design de Informação, Gestão de Informação

Design de Informação: O que é e Para quê serve?

14 de fevereiro de 2016 Eliana Rezende Bethancourt 6 Comentários

Por: Lionel C. Bethancourt e Eliana Rezende

O Design de Informação é o desenho estrutural dos ambientes de informação compartilhada; a arte e a ciência de organizar e identificar websites, intranets, comunidades online e softwares para aumentar a usabilidade e acessibilidade do seu portal. Melhorar sua percepção.

É dar forma aos conteúdos, diagramando as informações disponibilizadas pelas instituições, não somente nos seus portais e intranets. É a elaboração de hierarquias e lógicas de leitura, ao mesmo tempo em que cria uma identidade visualmente agradável e de fácil compreensão. Traduzindo conceitos e processos, produtos e serviços em formas que induzam à ação desejada.

É importante que se diga que: enquanto a Arquitetura de Informação está intimamente ligada aos profissionais da Ciência da Informação e mais especificamente àqueles ligados à tecnologia, o Design de Informação é quase que exclusivo dos designers gráficos, mas não é único, nem específico, de ambientes digitais.
Ambos são velhos conhecidos, e ferramentas do marketing.

O essencial, no Design de Informação, é agrupar e ordenar os elementos da informação de modo a que espelhem a forma como os usuários pensam e apoiem suas tarefas e objetivos. (MacLeod, 2003)

Em síntese, onde a Arquitetura da Informação trata da cognição, o Design de Informação lida com a percepção.

Tudo isso é bom… mas, e daí?

O Design de Informação é empregado para dar uma unidade, leitura lógica, identidade visual, cor e formas às informações, transformadas em conteúdos para utilização pelos usuários interessados. Adaptar as informações aos padrões visuais da empresa ou instituição. Aliviar o “peso”, tornando-as visualmente agradáveis, mais fáceis de vir a criar significado e valor.

Quer ver um exemplo?
As bulas de remédio são úteis mas, quase ninguém quer vê-las, devido a forma em que são apresentadas. Igualmente, a informação, se não for compreensível quando necessária, perde sua utilidade.
Sua diagramação influi na vontade de continuar lendo, e até onde ler. Isto se reflete tanto no empoderamento e engajamento de colaboradores quanto no interesse de visitantes e usuários.

O Design de Informação é responsável por um aumento proporcional de leitura. A diagramação da informação, textos e ilustrações, faz com que as chamadas à ação sejam mais evidentes e fáceis de encontrar.
E levem à ação desejada.

Quando o Design da Informação é bem feito, ele agrega a todos os processos expostos entre si, permitindo a ligação destes com o meio-ambiente em que estão inseridos.

Imagine que entra, pela primeira vez, no seu portal.
Ou que visita um portal novo, desconhecido…
Suas primeiras impressões são todas visuais, bem antes de começar a leitura.
A imagem que se apresenta é a primeira, e melhor, oportunidade que sua instituição/organização/pessoa terá para apresentar seu produto ou serviço.
Não há segunda chance para uma boa primeira impressão, conhece o ditado?

A ER Consultoria oferece, como consultoria, serviços de análise de design de informação para o desenvolvimento de portais institucionais baseados nestas análises, com vistas à usabilidade e divulgação responsiva.

Entre em contato pelo nosso portal, pelo e-mail ou pelo telefone (55.11) 4215-1924 para elaborarmos um Projeto de Design da Informação totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

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Apoiamos a utilização da Informação como base para gerar Conhecimento e Inovação nas empresas. Defendemos que a Memória Institucional possui um papel vital na valorização do Capital Intelectual, ajudando a consolidar a Identidade e a Imagem Organizacional. Além disso, ela deve ser vista como mais uma ferramenta de Gestão Estratégica que fortalece a Cultura Organizacional e promove a prática da Responsabilidade Histórica nas instituições.