Arquivo da categoria: Gestão Documental

Gestão Documental, Patrimônio Cultural, Patrimônio Documental, Preservação e Conservação

Gestão Documental: acesso à Patrimônio Cultural e Documental

Por: Eliana Rezende Bethancourt

Em diferentes artigos apontei a importância da Gestão Documental no âmbito da Gestão Pública, tanto na Administração Direta como Indireta.
Aplicada à Administração Pública podemos enfatizar que é garantia de racionalidade e transparência administrativa, bem como ferramenta eficaz na tomada de decisões estratégicas.

E ainda mais.

A Gestão Documental nas instituições públicas é meio de exercício de cidadania. Indo além: podem e devem integrar a categoria dos Direitos Humanos.
Ela é sem dúvida, ferramenta fundamental na trabalho de acesso à informações que possuem um valor incalculável, e por isso, consideradas Patrimônio Cultural e Documental.

Exatamente porque as ferramentas, normas e procedimentos aplicáveis à Gestão Documental garantem que os documentos sejam armazenados, organizados e disponibilizados, cumprindo com o que é denominado uma tarefa de preservação e conservação de documentos de valor permanente, e portanto, históricos.

Neste sentido, podemos dizer que por terem como objetivo custodiar e preservar tais documentos, os arquivos públicos também possuem uma função social: o atendimento ao usuário/cidadão em suas demandas sobre fatos relevantes que integram nossa História.

Arquivos como matéria-prima

Um exemplo interessante e apropriado para este caso é a documentação reunida, organizada e disponibilizada pelo Arquivo Nacional em relação à vários temas.
Dentre eles, o período denominado Ditadura Militar, compreendido entre 1964-1985.

Para este caso específico, foram reunidos documentos de diferentes procedências: desde documentos produzidos pelos próprios órgãos repressivos, decretos, leis e outros registros baixados pelo próprio regime militar, e como é óbvio: os atos institucionais que normatizaram e validaram ações repressivas contra a sociedade civil organizada.

Mas não apenas estes registros.
Também foram obtidos documentos como fotografias da Agência Nacional e o Jornal Correio da Manhã, e mais recentemente documentação produzida pela Comissão Nacional da Verdade.

Além disso, por meio de processos instaurados, a organização documental pode localizar documentos que foram considerados subversivos e proscritos pelo regime. Um exemplo interessante é uma letra composta por Chico Buarque de Holanda e cantada por Mario Reis, chamada “Bôlsa de Amores”.

Há também filmes, cartas e outros registros que compõem este rico acervo, como se observa nos documentos abaixo:

Documentos do Acervo do Arquivo Nacional
Colagem de imagens e prints de vídeos originais que hoje são fartamente utilizados nas redes sociais

Divulgação é fundamental

Mas como ocorre com TODOS os acervos, nada adiantaria apenas armazená-los. É preciso um grande trabalho de divulgação de acervo para a sociedade como um todo. As formas de divulgação ocorrem em especial pelas vias da Arte, Cultura e Educação, onde tais materiais podem ser utilizados e integrados à diferentes projetos educacionais e culturais.

Daí a importância de entendermos que tratar de temas como a Ditadura Militar no Brasil, não é um tema de menor importância. Tomar tais temas, e utilizar toda a gama de registros documentais disponíveis, é uma forma não apenas de não esquecermos, mas de educarmos e entendermos valores fundamentais, como Cidadania, Democracia, Liberdade, História.

E o mesmo ocorre com inúmeros outros temas sensíveis que repercutem nas formas como nossa sociedade se constitui e se compreende, dentre tantos podemos citar a escravidão, que impacta diretamente sobre a forma como compreendemos historicamente relações de trabalho e de racismo no Brasil, por exemplo.

Quando afirmamos que os documentos são Patrimônio Cultural e Documental estamos dizendo que são eles que nos trazem pistas, vestígios que nos ajudam a entender quem somos e de onde viemos. O Patrimônio Cultural é o modo pelo qual o Homem entende a si mesmo e o seu entorno.

Gestão Documental como categoria dos Direitos Humanos

Pensado desta forma, a Gestão Documental dentro das instituições públicas é elemento fundamental de exercício de cidadania, e indo além: pode e deve ser compreendida como estando na categoria dos Direitos Humanos. Isso porque, a partir do acesso à Informação os cidadãos podem tomar suas decisões com uma margem maior de acerto, e isso é sem dúvida, exercer seu direito como Cidadão.

Por isso, gosto de utilizar a expressão Usuário/Cidadão ou Cliente/Cidadão. Já que antes de tudo, cada pessoa que se dirige a um órgão buscando informações é um Cidadão, e como tal deve ser tratado.

Sob esta ótica TODOS os que trabalham em arquivos públicos possuem esta responsabilidade explicitada em Lei, que é a de dar acesso à Informação. O que cada cidadão, instituição ou órgão fará com tal informação não nos diz respeito. O papel dos órgãos que zelam pela integridade dos arquivos e acervos é apenas fornecer a informação solicitada.

Fica evidente, portanto, o circulo virtuoso que um arquivo pode ter no âmbito da sociedade civil.
Enquanto agentes públicos, os arquivos possuem a responsabilidade de custodiar, organizar e disponibilizar acesso às informações contidas nos documentos existentes em seus acervos.

Gosto de ressaltar que os arquivistas que zelam pelo cumprimento de atividades de identificação, catalogação, digitalização, higienização e armazenamento de documentos devem cumprir da forma mais precisa seu trabalho, cumprindo de perto normas e procedimentos técnicos. Ele NUNCA deverá agir como um pesquisador, apesar do fascínio que os acervos causam em muitos.
Fazer isso, removerá dos documentos as possibilidades de usos diversos.
Ele funcionará de forma restritiva às possibilidades que tais documentos oferecem.

Neste sentido, normas e procedimentos técnicos são a garantia de que tais documentos cumprirão suas funções determinadas por sua origem.

E outro ponto necessita ser salientado.

Se o arquivo deve zelar pelos documentos, sua primeiríssima atitude será a de obedecer a origem que este documento possui. Pois é somente por meio dela que compreenderemos sua função, seja ela social, jurídica, cultural, entre outras.
Fragmentar acervos e escolher documentos que deveram ser tratados como relíquias históricas NÃO é trabalho técnico e muito menos histórico!

De novo, não podemos retirar dos documentos sua organicidade presente na forma como foram acumulados no interior de uma instituição.

Apesar disso, os arquivos podem e devem ter usos e aplicações diversas após terem cumprido suas funções iniciais, determinadas pelas funções que os levaram a ser produzidos.

Entenda:

Arquivos e sua utilização como produto cultural

Uma vez organizados e acessíveis, estes documentos, retornam à sociedade não como documentos, mas como informações que poderão ser utilizadas de diferentes maneiras e na produção de conhecimentos diversos. Podem originar pesquisas acadêmicas, projetos educacionais diversos (oficinas, workshops, elaboração de aulas, escrita de livros, artigos e afins), projetos artísticos/culturais (como exposições, peças, documentários, filmes, mostras, etc).

Ao tomar esta forma de produto cultural/educacional ele irá interagir com a sociedade e produzirá novas formas de apreciação, compreensão e até conhecimento.

Daí sua importância no âmbito da construção de uma sociedade mais educada, crítica, perspicaz que sabe como se valer de informações que podem ser acessadas de forma livre e criativa.

Vejamos um exemplo muito interessante de uso de documentos de acervo para diferentes produções.
A 1ª imagem na verdade, é um print de uma cena de um documentário intitulado “Como a Ditadura Militar ensinou técnicas de tortura à Guarda Rural Indígena (Grin)“, seguido por uma imagem que há anos é utilizada na internet para compor memes do tipo ilustrado abaixo.

A 1ª foto é de demonstração de tortura em pau-de-arara num desfile. Parte do filme “Como a Ditadura Militar ensinou técnicas de tortura à Guarda Rural Indígena (Grin)”. A segunda foto vem circulando nos últimos anos nas redes sociais, e sempre possui uma legenda que se adapta ao que o emissor deseja falar. Foi amplamente usada nas eleições contra Bolsonaro e contra a Ditadura. Não temos como aferir se é uma foto que simula, ou se é parte de uma peça teatral, por exemplo. Mas é nítida sua utilização como produto cultural a partir de um documento original.

O caso do vídeo também é muito interessante, já que ficou desaparecido por 42 anos, e é revelador ao mostrar como a Ditadura treinou a Grin (Guarda Rural Indígena) com técnicas de tortura, como o pau de arara, e enraizou a violência policial em terras indígenas.

Segundo a reportagem da jornalista Laura Capriglione:

“(…) Aquele 5 de fevereiro de 1970 foi um dia de festa no quartel do Batalhão-Escola Voluntários da Pátria, da Polícia Militar de Minas Gerais, em Belo Horizonte. “Pelo menos mil pessoas, maioria de civis, meninos, jovens e velhos do bairro do Prado, em desusado interesse”, segundo reportagem da revista “O Cruzeiro”, assistiram à formatura da primeira turma da Guarda Rural Indígena (Grin). (…) Segundo a portaria que a criou, de 1969, a tropa teria a missão de “executar o policiamento ostensivo das áreas reservadas aos silvícolas(…)”

(…) O que nenhum órgão de imprensa mostrou –eram tempos de censura– foi o “gran finale”. Os soldados da Guarda Indígena marcharam diante das autoridades –e de uma multidão que incluía crianças– carregando um homem pendurado em um pau de arara.(..)” – Reportagem de Laura Capriglione, originalmente publicada no jornal “Folha de S.Paulo”, em 11.nov.2012

O fato importante é que poder assistir um filme mostrando uma forma de tortura muito presente em porões, mas nunca vista ao vivo se deu pela obstinação de um pesquisador: Marcelo Zelic, à época vice-presidente do Grupo Tortura Nunca Mais/SP e membro da Comissão Justiça e Paz da Arquidiocese de São Paulo.

Conta a repórter que realizando sua pesquisa no Museu do Índio Zelic se deparou com um DVD chamado “Arara” que era produto de uma digitalização realizada de 20 rolos de filme de 16mm, sem áudio. Em um primeiro momento o pesquisador achou que se tratava do grupo indígena chamado araras vermelhas, que habitavam a região de Altamira desde os anos 1850. Mas, ao se debruçar mais sobre o material descobriu que em verdade:

“(…) Tratava-se de pau de arara, a autêntica contribuição brasileira ao arsenal mundial de técnicas de tortura, usado desde os tempos da colônia para punir “negros fujões”, como se dizia. Por lembrar as longas varas usadas para levar aves aos mercados, atadas pelos pés, o suplício ganhou esse nome.(…)”

Trecho da reportagem de Laura Capriglione, citada acima

O filme que hoje podemos ter acesso via plataforma digital é parte do acervo sobre 60 povos indígenas, coletado durante quatro décadas pelo documentarista Jesco von Puttkamer (1919-94) e doado em 1977 ao IGPA (Instituto Goiano de Pré-História e Antropologia), da Pontifícia Universidade Católica de Goiás.

Eis o vídeo completo:

O exemplo acima deixa muito claro o longo percurso que ás vezes um acervo tem até encontrar a sociedade. Pode envolver pesquisa, preservação, e muitas vezes alguma sorte.
Digo sempre que os documentos de valor histórico são sobreviventes: de sinistros, destruição, descaso, crime e ocultação. Mas se houver pelo menos UM que persiga sua missão a sociedade terá chances de os conhecer.

O caminho desse material documental foi muito longo. 42 anos de estar envolto em sombras e hoje só pode estar disponível graças à muitas técnicas informacionais: desde sua migração de suporte até sua disponibilização e divulgação em meios digitais, e por último a generosidade de pesquisadores em compartilhar da forma mais aberta possível que é numa plataforma de streaming como o YouTube

Arquivo como Patrimônio

É preciso salientar também que tais acervos em geral, são de origem material.
Possuem características materiais que os identificam: possuem forma, relevo, tipo de material utilizado (pode ser papel, metal, argila, tecido, madeira, etc.), mas, ao ser apropriado por diferentes formas de manifestação cultural e educacional podem transformar-se em imaterial (um som, uma dança, um perfume, etc)

Por tudo isso, podemos afirmar que de forma inter e transdisciplinar a Gestão Documental e os Arquivos podem auxiliar na preservação de Patrimônios no interior da sociedade.

De novo, um outro desafio se coloca.
A partir do momento que os suportes ficam tão vastos e diversos, maior será a necessidade de especialização para o trato de tais documentos, garantindo sua preservação e conservação através do tempo.

É uma roda que não pára, e que definitivamente não se resume à ferramentas tecnológicas!

Gestão Documental é um universo rico e complexo que precisa ser pensado em todas as suas vertentes, por isso digo que não pertence à um nicho fechado, feito de uma única área profissional. É preciso entender que os arquivos abarcam diferentes profissionais oriundos de diferentes áreas.

Multidisciplinaridade é o seu nome

_______________________

* Posts Relacionados:
Abandono e/ou Destruição de Patrimônio Cultural e Arquitetônico é crime!
Patrimônio Arquitetônico: Preservar não é apenas Tombar!
Patrimônio Cultural e Responsabilidade Histórica: uma questão de cidadania
Cavernas como Acervos Vivos: seu valor de Patrimônio Natural
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural
Memória Institucional: ferramenta de Gestão Estratégica
Uso de tecnologias como política de preservação de patrimônio cultural – documental
Patrimônio Arquitetônico: Preservar não é apenas tombar!
Quem precisa de Arquivo?
Interdisciplinaridade: essencial para profissionais de Informação
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Qual o valor de um Centro de Documentação e/ou Memória
Informação não processada é só ruído
A História por trás de uma Fotografia
Interdisciplinaridade: essencial para profissionais de Informação
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê

*
Siga-nos: 
No LinkedIn
No Pinterest

© 2023 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Gestão de Informação, Gestão Documental, Informação, Patrimônio Documental

Informação não processada é só ruído

4 Comentários

Por: Eliana Rezende Bethancourt

Como poderíamos imaginar o quanto a grande massa de informações que temos hoje disponível, em ambientes digitais por meio de diferentes plataformas e programas, poderiam acabar se convertendo em massa amorfa e ruído branco, sendo apenas potencializadora de gastos e nenhum benefício? Como poderíamos supor que grande quantidade de dados e até informações poderiam ter como contra-indicação transformar-se apenas em custo sem nada poder oferecer? 

O fato é que a facilidade que hoje temos, tanto de produzir como de armazenar, registros que poderão ou não ser utilizados, faz com que produzamos uma quantidade imensa de dados que representam apenas, e tão somente ruído, pois não oferecem informações capazes de gerar produtos, sejam para quais fins forem. 

Esta massa, que aumenta dia-a-dia tem sua localização dificultada pela dispersão e ausência de padrões para seu armazenamento e posterior recuperação. É usual nos depararmos com conjuntos imensos de registros que ninguém sabe exatamente do que tratam e porque estão ali armazenados. Em geral, ocupam redes, computadores, pendrives e até gavetas. Nesta linha entram e-mails, tabelas, planilhas, gráficos e demais registros que, sem uma estruturação, nada trarão de benefício para seus produtores e/ou armazenadores do que volume e gastos para seu armazenamento. Nesta condição também estão digitalizações realizadas de forma massiva e sem critérios, tornando todo o conjunto apenas uma grande redundância desprovida de significado e sem possibilidade de ágil localização nem utilização.

A forma de acúmulo é bem conhecida por todos: guardamos por que achamos que um dia isso nós será útil, necessário, ou que alguém irá solicitar… “vai que”… e em pouquíssimo tempo temos uma imensidão de registros que, para pouco ou nada servem.
O acúmulo também pode ocorrer pela “desconfiança”. Temos receio que alguém, antes ou depois, irá perder o que é importante e nos responsabilizarão por isso. Então passamos a reproduzir tais registros, provocando o que chamamos de redundâncias de informações, entropia. A situação fica às vezes tão crítica que somos capazes de encontrar o mesmo registro em todos os suportes possíveis: analógicos, digitais, e às vezes até em fax-símiles, digitalizações e fotocópias.

Este acúmulo pode ficar ainda pior, se a eles acrescentarmos registros fotográficos, audiovisuais e até mensagens como whatsapp! Para estes casos, é comum termos uma imensidão de registros que compõem o que chamaríamos de “crônicas de mais do mesmo”. A facilidade de produção destes registros torna o número de imagens e audiovisuais uma quantidade absurda, mas que ao mesmo tempo, e quase sempre, impossíveis de serem identificadas e processadas. Tornam-se uma massa indecifrável e indisponível, quase sempre. Em geral, sabe-se que eles existem, que estão lá, mas ninguém os consegue localizar. Por um período sobrará alguém que saiba minimamente do que se tratava, mas transcorrido tempo, nem isso se saberá: ninguém será capaz de dizer o que ali está sem ter que abrir, registro a registro.  

Isto que inicialmente pode parecer apenas e tão somente desorganização, com o tempo e fazendo-se uma análise mais acurada se mostrará algo bem mais grave. 
O suposto mundo digital limpinho e muito organizado pode se converter em seu maior pesadelo, quase que sem você perceber.

A grande transformação pela qual o mundo passa depende em grande parte da forma como lida com seus dados. Muita tecnologia tem sido desenvolvida nas formas de produção de dados. Mas a produção simplesmente não basta! É preciso entender que estamos também sofrendo transformações nas formas como obtemos e coletamos tais dados, como os armazenamos e principalmente como os analisaremos para poder gerar informação de qualidade. Não entender esta dinâmica que vai da produção à utilização e guarda racional nos transformará apenas em acumuladores. E acumuladores, em geral, simplesmente não conseguem determinar o real valor do que possuem e para quê o guardam. Se isso pode ser um péssimo vício individual, imagine quando ele alcança patamares institucionais. 

O volume de dados gerados é imenso já que tudo à nossa volta comporta capacidades estatísticas para a reunião posterior e utilização destes registros, em geral para que sejam formuladas informações que validem decisões estratégicas. 
Por exemplo, informações oriundas de mudanças climáticas que acumulam registros sobre densidades, volumetrias e índices de chuvas e estiagens e interferência em regimes de plantios, ou combate de pragas. Há dados que se originam de pessoas: podem vir de prontuários médicos, prontuários de alunos, consumo de marcas, alimentos, veículos ou roupas, passando por arte, cultura e lazer. Quando estes vários conjuntos de dados se cruzam, quer pelo olhar de um pesquisador de área acadêmica específica, quer de um estudioso de tendências de mercado o resultado será muito mais registros que se sobrepõem. No entanto, todos estes dados AINDA precisam de uma lógica humana definindo as perguntas certas para encontrar nesta quantidade infindável de registros, e que de fato façam sentido como informação de valor.     

Observe:
A empresa Veritas fez uma pesquisa com 1.500 profissionais dispersos por 15 países e constatou que 52% dos dados armazenados dentro das instituições não possuem nenhum tipo de classificação, tornando-se com isso absolutamente invisíveis e indisponíveis para tomadas de decisões, sendo apenas útil para hackers – que violarão e utilização estes dados para fins que estão longe desejáveis para a instituição. 
No Brasil este número não é diferente e revela as mesmas mazelas.

Para se ter uma ideia desde volume, estimativas dão conta de que apenas no ano de 2020 estarão sendo lançados na atmosfera 6.4 milhões de toneladas de CO2 na geração de energia para manter armazenados em data centers tal quantidade de dados. Sendo que boa parte deles, ou mantendo-se a estimativa acima, 52% serão de dados e registros sem valor algum, por que são mantidos sem classificação e/ou identificação. E é preciso que se diga que estes números tendem a duplicar a cada dois anos. Ou seja, a produção mundial chega facilmente a 500 quatrilhões de dados armazenados no universo digital.

O que significa dizer que deste montante e obedecendo os percentuais citados acima teremos 91ZB de dark data no mundo, fato que apenas gera consumo de energia e libera CO2 na atmosfera. Mas o que é a “dark data”? Em uma tradução livre seria exatamente este amontoados de dados não tratados, e que por isso tornam-se inúteis e sem valor, pois não estão relacionados a mais nada. São órfãos neste sentido.

Os prejuízos óbvios são financeiros, mas também o são em termos de sustentabilidade do planeta. As pegadas ecológicas resultantes desta guarda desprovida de significado são imensas, e para uma empresa que tenta praticar a responsabilidade ambiental é bastante constrangedor. As pegadas ecológicas são o que poderíamos chamar de uma contabilidade ambiental onde as empresas e cidadãos utilizam e/ou avançam sobre recursos naturais e o quanto isso impacta o Planeta. O armazenamento em data centers significa milhões de toneladas de carbono, que ano a ano representam florestas inteiras. A chamada “dark data” sozinha pode significar uma produção de dióxido de carbono superior a de 80 países, ou mais precisamente seria como se um carro rodando 575 mil vezes ao redor da Terra queimando CO2! 

Entendendo e desmitificando o Big Data
O termo Big Data começou a entrar em voga pelos idos da década de 1990, mas foi ganhando importância à medida que o volume de dados acumulados no mundo foi aumentando, propiciado em grande parte pela facilidade tecnológica e diferenciação de suportes e mídias. Anteriormente quando falávamos em Big Data utilizávamos como principais métricas três variáveis: volume, variedade (podem ser compostos por dados estruturados, mas também com dados semiestruturados e principalmente não estruturados, como: vídeos, fotografias, áudios, atualizações de redes sociais, cliques, dados de máquinas, entre outros) e velocidade. Juntos compunham o que era chamado os 3Vs do Big Data. Mas, hoje em dia pode-se acrescentar mais outros 7Vs. Suas características podem ser resumidas, segundo Juan Pablo D. Boeira como sendo: 

“Variabilidade: Um é o número de inconsistências nos dados (…) É variável também devido à multiplicidade de dimensões de dados resultantes de vários tipos e fontes de dados diferentes. Variabilidade também pode se referir à velocidade inconsistente na qual os dados são carregados em um banco de dados.
Veracidade: À medida que todas as propriedades acima podem aumentar, a veracidade (ou confiança nos dados) diminui (…) A veracidade refere-se à proveniência ou confiabilidade da fonte de dados, seu contexto e a importância da análise com base nela. Os criadores de dados resumiram as informações? As informações foram editadas ou modificadas por mais alguém? As respostas a essas perguntas são necessárias para determinar a veracidade dessas informações.(…)
Validade: Semelhante à veracidade, a validade refere-se à precisão e correção dos dados para o uso pretendido. Estima-se que 60% do tempo de um cientista de dados é gasto limpando seus dados antes de poder fazer qualquer análise.
Vulnerabilidade: O big data vem trazendo novas preocupações em relação à segurança dos dados e, por este motivo, é necessária uma atenção especial nos quesitos ligados à privacidade.
Volatilidade: Quanto tempo um banco de dados precisa ter para que seja considerado relevante? Por quanto tempo os dados precisam ser mantidos? Antes do Big Data, as organizações tendiam a armazenar dados indefinidamente – alguns terabytes de dados podem não criar altas despesas de armazenamento; pode até ser mantido no banco de dados ativo sem causar problemas de desempenho. É necessário estabelecer regras para a disponibilidade de dados, além de garantir a recuperação rápida de informações quando necessário. Faz-se operante também verificar se os dados estão claramente vinculados às necessidades e processos da organização, assim como se fazem sentido em relação a custos e a complexidade de um processo de armazenamento e recuperação.
Visualização: Por este motivo, é de suma importância utilizar-se de dashboards para visualizações gerenciais dos dados, transformando-os em informações para tomadas de decisão.
Valor: As outras características do Big Data não fazem sentido se não houver valor comercial relevante para os dados. (…)”

Questões fundamentais a tomar em conta em relação à sua produção de dados
O cenário que temos hoje, e que vem sendo fortalecido, é de digitalização da sociedade e das instituições tornando cada vez mais registros móveis e dinâmicos um caminho natural de compartilhamento e trabalho. E são exatamente nestes dispositivos que o maior número de informações são registradas e não identificadas, tagueadas, classificadas. Tornando-se uma fauna propícia ao vazamento de informações sensíveis. O que deixa claro que, se de um lado, há a facilidade de produção e armazenamento, de outro lado há o acúmulo massivo e sem significado que pode ter como principal produto vazamentos de informações que debilitam a segurança dos dados armazenados.Mas, se a segurança dos dados é um fator que preocupa muito as organizações, como estabelecer a hierarquia de valor e importância se não se sabe ao certo o quê se possui? Como saber o risco que representam e o grau de sensibilidade de seus dados se não conhecem ou sabem sobre eles?

Aí que entra o importante trabalho de Gestão de Informação e a utilização de ferramentas apropriadas para identificação, armazenamento e localização de informações, e sua posterior disponibilização para tomada de decisões estratégicas.
Note que não falo aqui em curadoria de conteúdos. Esta estratégia não se aplica ao dark data. Sobre este tema escrevi o artigo “Curadoria de Conteúdos: O que é? Quem faz? Como faz?“, onde abordo o que significa este trabalho. Ao lê-lo poderá perceber a diferença entre uma coisa e outra.

Existe ainda um outro ingrediente de complexidade, e não apenas de tecnologia. Se tomarmos instituições públicas ou mistas, ou mesmo empresas que precisam cumprir aspectos legais envolvendo leis trabalhistas e tributárias temos a Temporalidade Documental. Há documentos que necessitam cumprir prazos prescricionais estabelecidos em legislação vigente. Portanto, não basta apenas saber o quê se tem, se produz e onde se armazena. É preciso criar instrumentos para organizar e guardar pelo tempo estabelecido em lei tais documentos independente de seus suportes.

Mas podemos ir mais longe. Há empresas e instituições que possuem uma estatura que a tornam verdadeiros patrimônios e que detém importantes documentos que merecem guarda permanente. Para estes casos não basta querer guardar TUDO. É preciso estabelecer critérios sobre o quê preservar, para quê, por quem e com quais finalidades. Não saber isso significará o problema que pontuamos acima e os prejuízos daí decorrentes. 

Uma instituição que se reconheça como sendo detentora de um Patrimônio mostrará isso a partir de ações que indicam que possuem preocupações com o que chamo de Responsabilidade Histórica nas Organizações: seu papel em garantir à civilização futura o seu patrimônio cultural/documental como herança de um percurso de valor.

Como proceder diante disso?
É fundamental que antes de tudo a instituição conheça o quê produz, porquê e com qual finalidade. Para, a seguir buscar compreender o que merece este dispêndio de energia e custos, e o que pode simplesmente ser eliminado. Daí que o estabelecimento de normas e procedimentos para este fluxo documental precisam e devem ser criados e rigorosamente obedecido, bem como estratégias de segurança, sigilo e acesso precisam ser definidas. O que é preciso deixar claro é que quem deve fazer isso, são os que tem a responsabilidade de produção, circulação e guarda destes registros e não apenas ferramentas tecnológicas. Estas são muito importantes, minimizam retrabalho e auxiliam nas tarefas, mas não são Solução para todas as decisões que precisam ser tomadas e monitoradas. 

Como podemos auxiliá-lo?
Se você possui informações dispersas e definitivamente não sabe o quê possui e que decisões tomar em relação a isso, consulte-nos. Teremos imenso prazer em auxiliá-lo a encontrar uma solução que de fato atenda seus problemas não apenas de produção e armazenamento, mas também decisões sobre por quanto tempo manter tais registros, aonde e por quem.  

________________________
Posts Relacionados:
Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
O Valor do Conteúdo: uma reflexão
O que é Arquitetura de Informação para Portais Institucionais
Design de Informação para Portais Institucionais
Curadoria de Conteúdos: O que é? Quem faz? Como faz?
Design de Informação: O que é e Para quê serve?
Qual o perfil do Gestor de Conhecimento?
Consumidores ou Coletores de Informação?
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
Memória Institucional: ferramenta de Gestão Estratégica
Planejamento Estratégico e Responsabilidade Histórica
Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital
A Jovem, e surpreendente, Gestão da Informação
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
Fotografia como Documento e Narrativas Possíveis
Memórias Digitais em busca da Eternidade
O desafio das Soluções na Era da Informação
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural

***
Siga-nos: 
No LinkedIn

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).




Gestão de Informação, Gestão Documental, Políticas de Preservação, Sociedade Digital, Tecnologia

Digitalização não é Solução. Entenda Porquê

3 Comentários
Quando falamos em “digitalização” as perguntas são sempre muitas e a confusão ainda maior.
Abro este artigo fazendo uma afirmação que pode, em um primeiro momento, gerar algum desconforto para uma infinidade de pessoas e profissionais, que acreditam que, ao recomendar digitalização estão apresentando solução para diferentes situações.
A confusão pode ser rapidamente desfeita se deixarmos claro, de uma vez por todas, o que seja uma “Solução” e como esta se distancia do que seja uma “Ferramenta”. Para isso, os convido a ler um post que escrevi intitulado “O Desafio das Soluções na Era da Informação”, onde explicito esta diferença. Textualmente digo:
“(…)  Ferramenta é sempre pensada para ser simples, barata e de aplicação pontual e restrita. Depende só de você fazê-la funcionar.
Serve a uma determinada função e praticamente se encerra em si mesma. Por sua simplicidade e facilidade de aplicação tende a ser barata e tem resultados rápidos e bem mais limitados. Não adianta dourar a pílula: ferramenta tem valor restrito exatamente por possuir alcance igualmente restrito.
Isso em si não é um defeito, ou problema.
A ferramenta nasce da demanda pontual e busca atender esta, no menor tempo possível e com os melhores resultados possíveis, dentro deste universo. (…)”
“(…) As Soluções acontecem no tempo e a partir de muito estudo, análise e customização entre demandas, necessidades e possibilidades. É enfim, uma nova maneira de fazer ou gerenciar fluxos de trabalho. (…)”
Esclarecido isto, devemos passar à outra zona de confusão:
Em geral, a digitalização sempre é oferecida como sendo uma caixa de Pandora, onde todos os problemas em relação à produção, guarda e gestão de documentos estariam solucionados. Mas como muitos já aprenderam e, a duras penas, isto nem sempre acontece.
Guarde bem isso:
documento_info_suporte
Documento digital – Documento originalmente codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
.

Documento analógico – Toda e qualquer informação registrada em suporte estável e materializado. Exemplos: um livro, uma carta, uma fotografia em suporte de papel, uma gravação VHS de áudio e vídeo, fitas k-7, um documento micrográfico, um caderno de notas, uma tábua de argila com caracteres cuneiformes, as pinturas rupestres nas paredes de Altamira.

Esclarecidos ambos, agora é o momento de definirmos o que vem a ser a digitalização:

De forma sintética diríamos que digitalização é o processo pelo qual um documento analógico é convertido em digital a partir de um dispositivo, tal como um scanner. Apesar disso, o documento gerado não poderá ser considerado original, e sob nenhuma circunstância poderá substitui-lo para efeitos de prova ou de fonte histórica, devendo o documento original ser preservado.

Há duas possibilidades e usos da digitalização, com finalidades e aplicações bastante específicas. Uma, é seu uso a acervos imbuídos de valor probatório ou histórico. Outra, bem diferente, para usos e aplicações em rotinas organizacionais.

copista-medieval
Copista medieval

A digitalização em casos de acervos históricos ou documentação probatória

A digitalização, conforme citado acima, tem como foco principal facilitar o acesso, a divulgação e a preservação de acervos, em especial aqueles que tem valor histórico e necessitam estar protegidos de manuseio excessivo ou inadequado. Podem sim ser utilizados como política de preservação e conservação documental, como expliquei no meu artigo “Uso de Tecnologias como Preservação de Patrimônio Cultural”. Nele apresento algumas considerações fundamentais a se tomar em conta quando esta for a situação.

Por favorecerem a tramitação em forma digital transforma-se em excelente meio de divulgação e usos, como: compartilhamentos, e-mail ou mesmo para integrar portais, sites e exposições virtuais, mas não podem ser considerados uma substituição pura e simples do original. O original, que possui valor legal ou histórico, não poderá ser eliminado após sua digitalização.
O documento analógico original é imbuído do valor, que em História, chamamos de Cultura Material, onde o todo do documento constituído por suas informações e suportes também constituem o que se considera Patrimônio Documental.

A digitalização em rotinas organizacionais

Os usos e aplicações da digitalização nas rotinas organizacionais estão sempre mais ligadas ao acesso a determinadas informações e a “suposta economia” em substituir documentos analógicos, o que já expliquei ser um equívoco gigantesco.

Ainda neste universo de utilização reafirmo que a digitalização de grandes volumes representa um erro estratégico e de gestão, já que mudar o formato não significa organizar. Falei disso no meu artigo:“Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital”.

Mesmo em rotinas administrativas o uso massivo e indiscriminado da digitalização causa mais problemas e dificuldades e transforma-se em uma bomba relógio à medida que o tempo passa. Por isso, é preciso estabelecer previamente uma política séria de gestão documental e tomar as decisões a partir daí.

papiro-antigo
Papiro antigo

Em geral, a digitalização pode ocorrer em diferentes etapas da Gestão Documental, sem contudo, substituir a mesma. Em todo caso, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas, e tão somente, uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para transmitir informações por meios digitais, como é o caso do e-mail. Ela não possui valor legal, e muito menos substitui qualquer original.

Algumas considerações fundamentais a cerca do uso da digitalização:

O universo de produção documental é vasto, e não se pode perder de vista que há documentos que requerem muito mais atenção ao se analisar políticas de digitalização.
É o caso dos documentos com guardas permanentes e de valor histórico. Neste ponto a discussão precisa, e deve, ganhar outro contorno. Diferentes variáveis precisam ser tomadas em conta. O acesso dos mesmos não deverá ser pensado de forma imediata apenas. O tempo precisará ser considerado e a obsolência mora neste caminho.

Um exemplo desta preocupação, pode as ser ações de digitalização para grandes massas ou volumes de fotografias.
De novo, tal digitalização não pode ser considerada como uma Solução.
A digitalização de imagens não dispensa os processos de identificação e tratamento técnico das imagens, que para efeito de documentação histórica possuem um grau de detalhamento que os programas hoje utilizados passam muito distantes. Pirotecnias a parte, do ponto de vista técnico-metodológico, estão longe de ser uma solução de guarda permanente, ou mesmo como fonte de pesquisa histórica e produção de conhecimento.
Repito o que falo incessantemente: o problema não são as ferramentas em si, mas o que é feito com elas e os procedimentos em seu entorno. Em geral, os que fornecem e os que consomem tais ferramentas pouco sabem para além de uma digitalização (tornando o produto do seu trabalho apenas mais do mesmo, duplicando e acumulando sem sentido documentos que poderiam ser tratados de uma outra forma e com um grau muito mais interessante de assertividade).

livro-maia
Livro maia

O que ocorre em geral, quer por desconhecimento ou por boa fé de uns e má fé de outros, é que muitas empresas contratantes destes serviços esperarem que a ferramenta tecnológica resolva seus problemas de organização documental. No entanto, é importante que se ressalte, que tais soluções tecnológicas não representam o trabalho de Gestão Documental, que necessita de maior cabedal, elaboração de normas e procedimentos muito mais amplos. Tal como o nome indica tais soluções são apenas e tão somente uma ferramenta dentro de um universo muito mais amplo que é a Gestão Documental.

É sempre bom ressaltar que a digitalização necessita de um trabalho de organização, pois, se houver um caos no meio físico apenas estaremos trocando o suporte: de físico para digital.

tabuleta-romana
Tabuletas romanas

Digitalização não resolve problemas nem de organização e nem de busca!

Além disso, a digitalização não resolve uma gama imensa de ações que estão diretamente ligadas à Gestão Documental, como: elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade documental, cumprimento de prazos prescricionais estabelecidos em legislação para diferentes documentos, politicas de preservação, sigilo e acesso a documentos.

Mesmo nos casos de digitalização para simples tramitação precisa-se estabelecer critérios e hierarquização. Digitalizar indiscriminadamente tudo pode ser um tiro no próprio pé. Gerará um aumento do que simplesmente não interessa e que do ponto de vista de busca/consulta não se justificará. Em breve constará nas estatísticas de lixo eletrônico.

Outro grande equívoco é acreditar que a digitalização oferecerá a panaceia de resolver um dos maiores problemas dos Arquivos, que é sua falta de espaço, por meio da eliminação de documentos físicos. O que juridicamente torna-se inviável devido a uma ausência de legislação que autorize uma situação como esta.

Por questões de ampla obsolescência, a simples substituição de documentos físicos por digitalizados, ou mesmo digitais, não significa economia de custos. Ela obriga a ações de preservação que representam custos elevados para manutenção das mídias para garantir o acesso aos mesmos. Investimentos em tecnologia que envolvem políticas de preservação digital custam recursos financeiros, humanos e tecnológicos pelo tempo, e em geral as pessoas se esquecem disto. Simplesmente consideram os custos iniciais e deixam de olhar pela perspectiva do tempo.
Para entender melhor isto que cito sobre a obsolescência leia o post que escrevi intitulado: “Memórias Digitais em Busca da Eternidade“.

Reforço a noção de que projetos de digitalização precisam de recursos financeiros que garantam a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, como forma de cumprir requisitos funcionais estabelecidos pelo CONARQ, que garantam a preservação e o acesso a tais documentos, a médio e longo prazo, sem prejuízo de qualquer ordem. Ou seja, a digitalização está longe de significar economia a troca de nada. Ela exige investimento e recursos tecnológicos e humanos através do tempo. Sem pausa ou descanso!

glifo-civilizacao-maia-meses-haab-calendario
Calendário maia

Vejo em todo este processo, de discussão e elaboração de estratégias, uma excelente oportunidade de mostrar o quanto é importante um trabalho multidisciplinar não apenas para solucionar problemas presentes, mas como também para prevenir problemas no futuro.

Em verdade, reafirmo a importância e necessidade de um planejamento que tome em conta todos estes aspectos e atenção, muita atenção para não se deixar ‘encantar’ por algo que pode trazer mais problemas e passa bem longe de ser uma Solução para as suas demandas. Consulte sempre um profissional que tome em conta todas as variáveis possíveis e tome em conta seu tipo de documentação, demanda e público alvo. Planejamento sem compulsão, deslumbramento ou pressa são fundamentais.
A digitalização se bem empregada tem excelentes resultados. Como um bom medicamento, indicado por um profissional que tenha claro seu emprego a partir de o diagnóstico certeiro pode trazer excelentes resultados. Mas a automedicação neste caso pode ser fatal.

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

*
Referências:
Legislação

____________________
Posts relacionados:
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica 
Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital 
A Jovem, e surpreendente, Gestão da Informação
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
Memórias Digitais em busca da Eternidade
O desafio das Soluções na Era da Informação
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental? 
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural
Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência 
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Dados, Informação e Conhecimento. O que são? 
Informação não processada é só ruído 

***
Siga-nos: 
No LinkedIn 

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Gestão de Informação, Gestão Documental

Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica

7 Comentários

Por: Eliana Rezende

Por largo tempo em minha carreira tenho me dedicado à Gestão Documental, Preservação e Conservação de Acervos, Organização de Arquivos. Em muitos casos, este trabalho antecedeu a tudo o que temos hoje em relação a tecnologias e ferramentas.  Talvez por isso, aprendi a lidar com documentação tomando em conta seu universo de produção, circulação e armazenamento. Talvez por isso, tenha aprendido a lidar com documentação tomando em conta seu universo de produção, circulação e armazenamento inicialmente em formatos que ainda eram analógicos e posteriormente em seus suportes digitais.

A mudança de suportes em si não é um problema, mas sim a forma em que lidaremos com eles no tempo, em especial se estamos preocupados com sua permanência e acesso no Tempo.

Observo que muitos se encantam por supostas “soluções” de GED e ECM acreditando piamente que a partir da aquisição das mesmas todos os seus problemas estarão resolvidos. Gosto sempre de repetir que são apenas ferramentas, e por conta disso, não trazem soluções a quem quer que seja. As empresas e instituições esquecem-se de que não é a ferramenta que lhes dirá o quê e como fazer!
Se a instituição não sabe como produz, a quem serve, e porquê necessita deste ou daquele documento, poderá adquirir ferramentas com bites de ouro, nada será resolvido.

Insisto muito que Ferramenta não é Solução

solucoes-ferramentas

Ainda é preciso dizer, que oferecer acesso às informações é muito pouco para uma suposta ferramenta. Veja: acesso todo meio digital dá, em maior ou menor grau. Diria até, que temos um excesso de informações nos meios digitais. O maior problema que de fato temos que combater é a forma como tais informações são produzidas, processadas, utilizadas e armazenadas no tempo. Se não tomarmos os devidos cuidados estaremos cercados apenas e tão somente de lixo, com uma ínfima parte de informações de fato relevantes e que gerarão “riqueza”. Portanto, é preciso que os responsáveis pela Gestão Documental nas organizações entendam de uma vez por todas que uma ferramenta que oferece pastinhas, caixinhas e fluxos em sua interface não traz absolutamente nada de inovador. Quem trará valor à uma ferramenta são àqueles que sabem exatamente o quê querem, como querem, porquê querem e em que tempo. Aqui não é a ferramenta a fazer nada pela organização.

A solução, enfim, precisa ser encontrada pelos produtores e usuários da informação nos ambientes organizacionais. Não existem receitas prontas ou que caibam em todo e qualquer caso. Cada situação, em cada ambiente e com o público específico de utilizadores e/ou clientes terão demandas diversas que não cabem em estratégias massivas.

Não é possível pensar em Gestão Documental de forma reduzida a documentos digitalizados (muitas vezes, usados com numeração automática em PDF) e pendurados em pastas ou fluxos. Em um espaço reduzidíssimo de tempo ninguém encontrará mais nada. Pois a digitalização desenfreada e sem critérios levará o caos já existente em formato analógico para o formato digital.

É fundamental ter claro que todo o trabalho de refino e busca de informação deverá ser embasado em técnicas de indexação com vocabulário controlado.

É neste ponto que procuro auxiliar às organizações: definir melhores estratégias e caminhos para que a produção, circulação e armazenamento da informação se dê com vistas à produção de conhecimento e inovação. Para que a informação armazenada seja de fato localizada dentro de uma lógica que faz sentido a todos os que necessitam de tais informações.
Não há mágicas! Há apenas trabalho.

Não serão ferramentas tecnológicas que trarão coesão, sentido, agilidade aos processos de Gestão Documental. Será exatamente a definição de uma política de Gestão Documental aliada à Políticas de Preservação Digital que farão isso. Devemos entender política, como algo que possui continuidade e que deve possuir uma boa arquitetura de construção, como forma de trazer solidez ao resultados e garantias de que se faz o melhor possível. Aqui o ponto é muito importante, já que muitas instituições que necessitam realizar a Gestão Documental são órgãos públicos que precisam cumprir aspectos legais. A complexidade neste universo aumenta, e muito, pois, para além do acesso precisamos nos preocupar com aspectos relacionados à sigilo, segurança, autenticidade. Em especial se os documentos também estão em formato digital.

Definitivamente não há soluções simples ou fáceis. Todas exigem rigor e amplo domínio de procedimentos técnicos, jurídicos, tecnológicos. Daí que é muito importante não se seduzir por uma mera ferramenta tecnológica. Há muito mais envolvido!

A Política de Gestão Documental deve ser compreendida de forma sistêmica e tal como é estabelecida em lei. Como forma de auxiliar nesta compreensão preparei este slideshare.

Veja:

[slideshare id=jPGq4FsVKVVhjY&w=595&h=485&fb=0&mw=0&mh=0&style=border: 1px solid #CCC; border-width: 1px; margin-bottom: 5px; max-width: 100%;&sc=no]

De tudo o que disse, e o que verdadeiramente conta é a necessidade de compreendermos de uma vez por todas que processos digitais envolvem a digitalização da sociedade. É preciso que simplesmente entendamos que o grande motor de mudança nas organizações  na forma como geram, buscam e guardam suas informações está nas pessoas. São elas que trarão o gênio da inovação e das soluções verdadeiramente inteligentes dentro das organizações e não ferramentas vendidas como solução!

Se continuarmos a utilizar os mesmo paradigmas de sempre não obteremos resultados satisfatórios. Não podemos pensar em gestão documental com pressupostos de séculos passados usando arquivos e ficheiros em ambientes digitais. O mundo hoje oferece a experiência da digitalização de meios, formatos, pessoas, relações, com dados que armazenados e cruzados geram informações e estas são localizadas por algorítimos. É uma trama que altera completamente as relações entre produtores e usuários da informação.

A babel algorítmica precisa de um dialeto próprio que comunique e interligue objetos e objetivos. Ao mesmo tempo, se não houver um bom trabalho de enriquecimento deste “vocabulário” teremos uma ferramenta entediante e repetitiva (pois assim são todos os algorítimos).
Aqui está a lógica que a boa Gestão Documental necessita buscar.

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

____________________
Posts relacionados:
Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital 
A Jovem, e surpreendente, Gestão da Informação
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
Memórias Digitais em busca da Eternidade
O desafio das Soluções na Era da Informação
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental? 
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural
Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência 
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Dados, Informação e Conhecimento. O que são? 
Informação não processada é só ruído 

***
Siga-nos: 
No LinkedIn

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Gestão de Informação, Gestão Documental, Informação, Políticas de Preservação, Preservação Digital, Preservação e Conservação

Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital

6 Comentários

Por: Eliana Rezende

A afirmação pode parecer muito simples, mas ainda causa muita confusão na mente das pessoas. Em primeiro lugar, precisamos esclarecer que documento digital e documento digitalizado não são a mesma coisa e nem possuem as mesmas características e objetivos.

Perceba a diferença:
Digitalização – Pode ser definida como o processo de conversão de documento analógico para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.
Documento digital –  É um documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.Ele nasce desta forma, sem nunca ter passado pelo formato analógico.

Simplificando, temos que enquanto o documento digital nasce em meio digital e é definido por códigos binários, o documento digitalizado vem de um documento original analógico, que para ter uma melhor tramitação é digitalizado utilizando-se um dispositivo como uma câmara digital ou um Scanner.

glifo-azteca

O fato indiscutível é que a digitalização ganhou muitos adeptos pela facilidade oferecida de fazer documentos antes analógicos poder ser transmitidos por e-mails. Agiliza o acesso à informação, ao mesmo tempo em que favorece seus tramites. Isso é fato. É preciso apenas darmos a ela seu devido lugar e aplicação.

O documento digitalizado não possui qualquer valor legal, e apenas reproduz o que um documento analógico é, tal como cópias reprográficas o fazem.
São destituídos de valor legal ou de prova.

O documento digital por sua vez, para assim ser considerado NUNCA poderá ser impresso. Do contrário, será considerado um documento analógico como outro qualquer. Sua principal característica é o de nascer, tramitar, ser armazenado e até ser eliminado única e exclusivamente em meio digital. O que acaba nos levando a conclusão de que praticamente em 98% dos casos as instituições não possuem documentos digitais, mas sim documentos digitalizados.

O grande benefício do documento digital é que ele pode ter valor legal por ser rastreado e quando possuir os atributos como autenticidade, integridade exigidos em situações de prova. Isso porque possuem metadados que fornecem todas as indicações que garantem sua fidedignidade e autenticidade.

Como optar por um ou outro?
Como se nota, cada um dos termos possui horizontes diversos.
E que, como tais, possuem aspectos positivos e negativos, vantagens e desvantagens.

Em geral, a digitalização pode ocorrer em qualquer uma das diferentes etapas de um trabalho de Gestão Documental, muito mais como forma de favorecer o acesso aos documentos, ou mesmo como parte de uma política de preservação de originais. Em especial quando estes possuam valor histórico e precisem ser protegidos de fragilidades geradas pelo uso excessivo ou inadequado.
Nos casos de documentação de valor permanente, histórico ou de longa permanência (períodos entre 5 e 50 anos) políticas claras de preservação digital devem ser pensadas pelas instituições, para que sérios riscos de perda ou dano não ocorram.
A digitalização nestes casos possui apenas um valor restrito e deve ser usada com moderação e como parte de um planejamento de longo prazo.

tabua-de-argila-3a

Em todo caso, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas e tão somente uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para transmitir informações por meios eletrônicos, como é o caso do e-mail.

Insisto em lembrar que ela não possui valor legal, e muito menos substitui seu original. E o que nunca é demais reafirmar: documentos digitais precisam obedecer prazos de guarda tal qual documentos analógicos, e portanto, se um documento tiver que ser guardado por 50, 100 anos ou para sempre em formato analógico também deverá ser armazenado em meios digitais por igual período.

São nestes casos que a política de preservação digital precisa ser elaborada. Não adianta a compra pura e simples de uma ferramenta tecnológica! Ela se mostrará mais problema do que solução.
Daí o post que escrevi “O Desafio das Soluções na Era da Informação“, onde deixo claro que ferramenta NUNCA será uma Solução.

Agora, caso seus documentos possuam um uso restrito e com uma temporalidade curta (prazos inferiores a 5 anos), a digitalização pode ser uma excelente forma de otimizar processos e disponibilizar a informação, sem impor questões mais sérias em relação à preservação digital.

tabua-de-argila-2a

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

___________________
Posts Relacionados:
Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência
Patrimônio Cultural e Responsabilidade Histórica: uma questão de cidadania
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
Memórias Digitais em busca da Eternidade
O desafio das Soluções na Era da Informação
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural 
Informação não processada é só ruído

*
Siga-nos:
No LinkedIn

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Gestão de Conhecimento, Gestão de Informação, Gestão Documental, Responsabilidade Histórica

A Jovem, e surpreendente, Gestão da Informação

7 Comentários

Por: Lionel C. Bethancourt

O que é Gestão de Conhecimento, afinal?
Em 1994, Davenport definia a Gestão de Conhecimento como: “o processo de coleta, distribuição e uso efetivo do conhecimento” (Knowledge management is the process of capturing, distributing, and effectively using knowledge). Que é usada ainda até hoje, mudando uma ou outra palavra, aqui e ali.

E a Gestão de Informação?
Ainda teremos o fato da diferenciação entre informação e conhecimento. Muitas áreas cinzas e confusões. Primeiramente; informação não é conhecimento!
Dados são um conjunto de valores ou ocorrências em estado bruto com o qual são obtidas informações.
Informação é (qualquer) dado, ou conjunto de dados, com significado para o usuário-consumidor.
Conhecimento é a capacidade de processar essa (qualquer) informação com outros dados e informações e dela fazer uso prático, gerando ao mesmo tempo novas informações e dados.
Só para complicar, a informação é uma (1) coisa e o conhecimento é seu fractal (1n).
A escolha é sua; Mandelbrot ou Julia, não importa.

Quando falamos em jovem, imediatamente nos vêm à cabeça, não somente a juventude cronológica mas também a inovação. A juventude como estado e a inovação como conceito abstrato. No imaginário, acreditamos que ambas vem sempre juntas.

infoconheinov_plus

A gestão se dá a partir do momento em que, em qualquer sistema, se faça necessária a coleta, organização, compartilhamento e guarda de informação. Neste caso específico, para ter condições de melhores decisões estratégicas. Convenhamos que a gestão de informação se formaliza desde o momento em que os documentos são organizados pelos motivos que forem. Documentos organizados em bibliotecas, documentos organizados por temas, documentos guardados ou separados em coleções; atas, volumes científicos, recibos de contas, cartas de amor, etc.

propiedadesK

Logo, nos surpreendemos ao aliar juventude à gestão de informação, pois por definição, parece paradoxal que ela possa ser jovem, nova e, ao mesmo tempo, tão velha que tenha uma história documentada, tão grande, ou talvez mais, do que a história da própria humanidade.
Visto que, uma sem a outra, não existe. Mesmo apesar dessa nossa ignorância.
(Também não vemos o ar, no entanto, sabemos que ele está ai.) O documento em si já é um fruto de escolha (coleta + organização) e compartilhamento. As informações contidas no documento foram propositalmente escolhidas e separadas das outras.
E isto em qualquer documento é igual.

Biblioteca-3

A história da humanidade documentada em documentos e os documentos testemunhas da história da humanidade. O fato simples de criar documentos, exige antes, uma hierarquização e organização de dados e informações. Tornando-os acessíveis ao usuário-consumidor.
Isto é gestão de informação, não de conhecimento.
Logo, jovem, nos pareceria um contrassenso, mas vamos convir, a juventude nunca é a mesma. Enquanto a gestão de informação, não somente acompanha, como muitas vezes ela mesma é promotora da emergência dos movimentos ditos ‘jovens‘.

Vejamos como isso acontece quando, por exemplo, na Era Digital, os avanços são documentados ANTES de ser assimilados pelos seus usuários-consumidores. Todas as novidades que mudem o comportamento “jovem” são resultado de documentações anteriores.

E aqui… a surpresa. Quando, por fim, entendemos o que acontece à nossa frente.

aviador

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para auxiliá-lo na melhor configuração de um Projeto de Gestão de Informação com vistas à produção de Conhecimento.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

Referências: 
Arjan Ten Cate, Knowledge management – A Theoretical Framework and Implementation at the “big four”, TCC da Faculteit der Economische Wetenschappen Erasmus Universiteit Rotterdam, 2016.
Davenport, T.H. et al., Building Successful Knowledge Management Projects at http://www.providersedge.com/docs/km_articles/building_successful_km_projects.pdf

Davenport, T.H., Some Principles of Knowledge Management at http://www.strategy-business.com/article/8776?gko=f91a7
Koenig, M.E.D., What is KM? Knowledge Management Explained at http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/What-Is-…/What-is-KM-Knowledge-Management-Explained-82405.aspx
Milton, N., Knowledge Management FAQ at http://www.knoco.com/knowledge-management-FAQ.htm
Wilson, T.D. (2002) “The nonsense of ‘knowledge management‘” Information Research, 8(1), paper no. 144   [Available at http://InformationR.net/ir/8-1/paper144.html]
__________________
*
Siga-nos:
No LinkedIn

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).
Cultura Organizacional, Gestão de Informação, Gestão Documental, Patrimônio Documental, Responsabilidade Histórica

O Valor da Gestão Documental para as Empresas

4 Comentários

Por: Eliana Rezende Bethancourt & Lionel Bethancourt

Quando falamos em dados, sempre estaremos lidando com números astronômicos. 90% dos dados que há no mundo hoje foram criados nos últimos dois anos e, agora, a cada dois anos, o mundo dobra a taxa em que os dados são produzidos. “Segundo a sexta edição da pesquisa DOMO em 2018, mais de 2,5 quintilhões de bytes são criados todos os dias (domo.com). E, no ano de 2020, estima-se que 1.7MB de informação serão criados a cada segundo, por pessoa, no mundo”.

A verdade é  que estamos vivendo uma revolução no setor de dados. O que impulsiona essa revolução, além da abundância de dados disponíveis atualmente, são as tecnologias fundamentais que alteram a forma com que coletamos, armazenamos, analisamos e transformamos as informações.

Se olharmos de uma perspectiva mundial, as estatísticas ficam realmente interessantes, observe:

  • O IDC estimou que em 2020, as transações comerciais na internet, que incluem B2B and B2C alcançariam US$ 450 bilhões por dia.
  • A Walmart atende mais de 1 milhão de transações de clientes por hora, e elas são importadas a vários bancos de dados que contêm mais de 2.5 Petabytes de informação.
  • No distante ano de 2008, a Google processava 20 Petabytes (20,000Tb) de dados por dia.
  • AT&T tem um banco de dados que com 312 Tb de tamanho, incluindo gravações de 1.9 trilhões de ligações telefônicas.
  • Há 30 bilhões de peças de conteúdo compartilhado no Facebook mensalmente com 2,85 bilhões de usuários.
  • Mais de 100 horas de conteúdo de vídeo são carregadas à YouTube a cada minuto.
  • No ano de 2013, segundo Chris Flores, diretor de comunicação para o Grupo Windows da Microsoft, foram criados 500 bilhões de documentos no Office!
  • Segundo Gil Press (Forbes), de 2010 a 2020, a quantidade de dados criados, capturados, copiados e consumidos no mundo aumentou de 1,2 trilhão de gigabytes para 59 trilhões de gigabytes, um crescimento de quase 5.000%.
  • Segundo a International Data Corporation IDC a taxa composta de crescimento anual (CAGR) de cinco anos até 2024 dos dados criados, capturados, copiados e consumidos no mundo; a quantidade de dados criados nos próximos três anos será maior do que os dados criados nos últimos 30 anos. E não apenas isso. Em 2024, os dados de entretenimento representarão 40% do Global DataSphere e a produtividade / dados incorporados serão 29%, parcialmente paralisados ​​pela dinâmica do COVID-19.
  • Ainda nesta esteira temos a produção massiva de dados por pessoas e empresas por meio de redes móveis e nuvens, quer por trabalho, quer diversão gerando uma massa imensa de dados e informações que compõem ora lixo, ora informação relevante que precisa ser distinguida e usada. O universo de produção de dados audiovisuais com fins de recreação, segurança ou trabalho é uma realidade que aumenta de forma absurda os dados de pessoas e organizações.
  •  Em 2021 já tínhamos mais de 2.29 bilhões de usuários no YouTube que a cada minuto, sobem 500 horas de vídeo distribuídos por cerca de 1 bilhão de canais.
  • O Instagram possui 1,22 bilhões de usuários ativos
  • A presença em redes sociais e perfis digitais acumulam inúmeros dados e é comum empresas e instituições também possuírem tais perfis e não terem o devido cuidado com os mesmos. Lembrando que representam partem substancial do que seja sua Memória Institucional.

Mas a pergunta que todos nos fazemos é: em que ritmo e velocidade produzimos documentos hoje? E ainda: precisaremos deles por quanto tempo?
E ao precisar, encontraremos?
E se, em formato digital, conseguiremos abri-lo?

Sabemos que os dados estão aumentando, mas será que sabemos o que realmente isto significa para nossos negócios? Segundo a Fathom Consultoria, dados pobres custam aos negócios 20-35% da sua renda operacional, com dados ruins custando aos negócios americanos US$ 600 bilhões anualmente.

Em estudo recente patrocinado pela Xerox Corporation, chegou-se a conclusão que:

  • 90% das organizações não têm controle sobre os valores gastos anualmente sobre a produção de processos/tarefas que envolvem documentos;
  • 82% das organizações acreditam que os documentos são essenciais para o sucesso das operações organizacionais;
  • 70% dos executivos afirmam que uma Gestão Documental ineficiente, torna a organização mais lenta, e;
  • 45% do tempo dos executivos é utilizado com documentos (produção, acesso, recuperação, uso, etc.)

Se você está envolvido nas operações de TI na sua organização, pergunte-se:

  • Estamos coletando e armazenando os dados corretamente?
  • Usamos os dados coletados para melhor gerenciar nossos negócios ou dos nossos clientes?
  • Qual nossa confiança em tomar decisões baseadas nestes dados?
  • O que fazem nossos competidores? Lançaram campanhas direcionadas à nossa base de clientes?
  • E por último, mas não menos importante: se vamos conseguir uma vantagem competitiva sobre nossa concorrência e ofertar uma experiência única aos nossos clientes, será que os dados que temos e produzimos nos ajudam neste propósito?

E, se você é produtor-usuário de dados e informações pergunte-se:

  • Para quê serve a Gestão Documental numa empresa?
  • Existe Gestão Documental na nossa empresa?
  • A quem cabe a responsabilidade da Gestão Documental?
  • Como estabelecer políticas de Gestão Documental?
  • Quais são os seus benefícios e retorno?
  • Como definir prazos e locais para guardar informações?
  • Como filtrar, hierarquizar e localizar informações relevantes?
  • Como estabelecer critérios para segurança, sigilo e acesso às informações?
  • Ferramentas e tecnologia resolverão meus problemas de Gestão de Documental?
  • Como identificar o que de fato preciso?
  • Como multiplicar conhecimento a partir de dados e informações nos documentos que produzimos?

    DSC02481

Apesar da importância e volume representada pela informação digital ou mesmo mantida em ambientes físicos, existe um amplo desconhecimento do que uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) e um Código de Classificação dos Documentos (CCD) podem fazer por uma documentação a ser gerida. O que acaba acarretando um aumento nos custos operacionais das empresas, afinal despende-se em recursos (humanos, tecnológicos e em espaços) tanto físicos quanto digitais. Guardando documentos além do tempo necessário e perdendo documentos importantes para a tomada de decisões estratégicas. Independente de se possuir ferramentas tecnológicas ou não.
Indo além: acabam ocupando espaços caros com o que, às vezes, não importa e perdendo aqueles que são verdadeiros tesouros de Patrimônio Cultural/Documental, que servem ao fortalecimento da Cultura, Identidade e Memória Institucional.

Gestores que ignoram a Gestão Documental como parte essencial dos processos organizacionais incorrem no erro básico de ingerência. Subaproveitam valor contido nas informações presentes nos documentos sob sua responsabilidade. Cuidar de informações significa cuidar de TODOS os seus suportes (sejam eles físicos ou digitais) e com toda a complexidade que cada um deles representa do ponto de vista de guarda, sigilo e acesso.

A ER Consultoria possui metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para a aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação.

Veja nosso Portfólio de Cases   e o que nossos clientes tem a dizer

_____________________
* Post revisto e atualizado em Julho/2021

**
Posts Relacionados:
Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência
Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital
A Jovem, e surpreendente, Gestão da Informação
O desafio das Soluções na Era da Informação 
Informação não processada é só ruído

***
Siga-nos:
No LinkedIn
No Pinterest

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Atuação Profissional, Gestão de Informação, Gestão Documental, Informação, Políticas de Preservação

Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?

6 Comentários

Por: Eliana Rezende*

Não é de hoje que uma pergunta nos meios institucionais se coloca.
Afinal, podem os softwares de GED/ECM e um profissional de tecnologia substituir a figura de um profissional que realize a Gestão Documental?

Ou: pode uma ferramenta de GED ser responsável por todas as ações que envolvem Gestão Documental?
E muito recentemente: como uma IES pode cumprir a determinação do MEC de em até 24 meses se adequar à Portaria nº 22 de 21 de Dezembro de 2017 sobre Acervos Acadêmicos?

Tal preocupação não apenas se justifica como também encontra sólidos motivos: no mercado proliferam diferentes tecnologias que são oferecidas como vantagem competitiva no que diz respeito ao tratamento de documentação. Em muitos casos, são oferecidos como a Caixa de Pandora, onde todos os problemas em relação à produção e gestão de documentos estaria solucionada. Mas como muitos já aprenderam, e à duras penas, isso nem sempre acontece. É comum encontrarmos o argumento que com ferramentas de GED os problemas com papel acabam e tudo se transformará magicamente……Gastos se extinguirão e o papel desaparecerá….

Mas, em verdade as coisas não são tão simples ou lineares quanto isso. Muito mais está  envolvido, como por exemplo aspectos relacionados à obsolêscencia digital, preservação digital consequente desta obsolência, segurança, autenticidade e temporalidade documental, para citar apenas alguns.

Mas, que fatores devem ser tomados em conta no momento em que se decide por essa ou aquela estratégia?
Sugiro que, para abordarmos tal tema comecemos por estabelecer definições para cada um dos termos que envolvem esta questão, e qual a sua abrangência ou a que tipo de instituição e objetivos, eles se aplicam.

Em primeiro lugar é preciso definirmos o que vem a ser Gestão Documental e de que forma esta se diferencia de um GED/ECM. Para isso sugiro a leitura de outro post; Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa, que fiz e onde procurei estabelecer essa diferença.
Esclarecidos ambos, agora é o momento de definirmos o que vem a ser a digitalização. Para o Conarq (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS), digitalização pode ser definida como:

“Um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado.
A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental”.

Outra confusão usual é confundir documento digitalizado com documento digital.
De novo, nova definição se faz necessária. Vamos a elas:

Digitalização – Processo de conversão de documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Documento digital – Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

Documento eletrônico – Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Em verdade, poderíamos dizer que ele é um precursor do documento digital.

Como se nota, cada um dos termos possui horizontes diversos. E que, como tais, possuem aspectos positivos e negativos, vantagens e desvantagens. Para os objetivos deste post, concentrar-me-ei apenas na questão Gestão Documental vs Digitalização. Em outras oportunidades abordarei suas relações com documentos digitais, microfilmagem, processos híbridos e implantação e implementação de Projetos de Preservação e Conservação Documental.

Os usos e aplicações de sistemas eletrônicos/digitais nos meios institucionais, no entanto, são uma realidade concreta com a qual lidamos dia a dia. Agiliza o acesso à informação, ao mesmo tempo que favorece seus tramites. Isso é fato. É  preciso apenas darmos à estes seus devidos lugares e aplicações. Nem supervalorizando nem os desvalorizando.

ged_ecm_gd1

Em geral, a digitalização pode ocorrer em diferentes etapas da Gestão Documental, muito mais como uma forma de favorecer o acesso aos documentos, ou mesmo como uma política de preservação de originais, em especial quando estes possuem valor histórico e precisam ser protegidos de fragilidades geradas por uso excessivo ou inadequado.

Sobre isso, veja meu post sobre o “Uso de tecnologias como política de preservação de patrimônio cultural – documental“. Ali apresento algumas considerações fundamentais ao se tomar em conta quando esta for a situação.

Em todos os casos, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas e tão somente uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para tramitar informações por meios eletrônicos, como é o caso do e-mail. Ela não possui valor legal, e muito menos substitui seu original.

ged_ecm_gd2

No entanto, temos outro universo de produção documental que requer muito mais atenção ao se analisar políticas de digitalização para os casos de documentos com guardas permanentes e de valor histórico. Neste ponto a discussão precisa, e deve, ganhar outro contorno. Diferentes variáveis precisam ser tomadas em conta.  O acesso dos mesmos não deverá ser pensado de forma imediata apenas. O tempo precisará ser considerado e a obsolescência mora neste caminho.

ged_ecm_gd3

O que ocorre em geral, quer por desconhecimento ou por boa fé, é que muitas empresas contratantes destes serviços esperarem que a solução tecnológica resolva seus problemas de organização documental. No entanto, é importante que se ressalte, que tais soluções tecnológicas não representam o trabalho de Gestão Documental, que necessita de maior cabedal, elaboração de normas e procedimentos muito mais amplos. Tal como o nome indica tais soluções são apenas uma ferramenta dentro de um universo muito mais amplo que é a Gestão Documental.

Como forma de explicitar isto, preparei a apresentação a seguir onde procuro mostrar qual o universo e abrangência da Gestão Documental num universo institucional privado e em setores públicos, onde a responsabilidade é ainda mais pesada.

[slideshare id=34493599&doc=gestodocumentalracionalidadeetransparnciaadministrativa-2-140509143703-phpapp02]

É  sempre bom ressaltar que a digitalização necessita de um trabalho de organização, pois, se houver um caos no meio físico apenas estaremos trocando o suporte: de físico para digital.

Digitalização e ferramentas de GED não resolvem problemas nem de organização e nem de busca, se os envolvidos não souberem o quê e como buscam. Ferramentas não sabem além daquilo que nós as informamos. Todo o trabalho para a recuperação de informação é esforço intelectual de profissionais. Neste contexto, repito o que sempre digo: “informação boa é a que encontramos”. Delegar a tais ferramentas esta tarefa é gerar nada além do que lixo digital, sem valor algum.

Além disso, a digitalização e ferramentas de GED por si só não resolvem uma gama imensa de ações e que estão diretamente ligadas à Gestão Documental, como: elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade, cumprimento de prazos prescricionais estabelecidos em legislação para diferentes documentos, políticas de preservação, sigilo e acesso a documentos.

ged_ecm_gd4

Outro grande equívoco é acreditar que a digitalização oferecerá a panaceia de resolver um dos maiores problemas dos Arquivos, que é sua falta de espaço, por meio da eliminação de documentos físicos. O que juridicamente torna-se inviável devido a uma ausência de legislação que autorize uma situação como esta.

Por questões de ampla obsolescência, a simples substituição de documentos físicos por digitalizados ou mesmo digitais não significaria economia de custos. Ela obriga a ações de preservação que representam custos elevados para manutenção das mídias para garantir o acesso aos mesmos. Investimentos em tecnologia que envolvam políticas de preservação digital custam recursos financeiros, humanos e tecnológicos pelo tempo, e em geral as pessoas se esquecem disto. Simplesmente consideram os custos iniciais e deixam de olhar pela perspectiva do tempo.
Falta sob esta ótica um olhar gestor.

Projetos de digitalização e mesmo de aplicação de ferramentas de GED precisam de recursos financeiros que garantam a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, como forma de cumprir requisitos funcionais estabelecidos pelo CONARQ, que garantam a preservação e o acesso a tais documentos, a médio e longo prazo, sem prejuízo de qualquer ordem.

ged_ecm_gd8

Uma outra variável a ser considerada é a de que o grande problema na recuperação de informação não está nos sistemas automatizados e sim na etapa anterior, ou seja, na organização. Analogia que pode ser aplicada aos Arquivos. Sem organização e uma mudança de cultura organizacional que contemple a co-responsabilidade de todos na produção e gestão desses documentos, de nada adiantará adotar o melhor aparato tecnológico. Se o caos físico existir ele apenas estará sendo transferido de suporte: sairá do analógico e poderá ser encontrado em abundância no digital. O inverso acaba sendo verdadeiro: uma boa estrutura de organização e co-responsabilidade que zele por princípios da Gestão Documental encontrará lugar em qualquer tecnologia.

Mesmo nos casos de digitalização para simples tramitação precisa-se estabelecer critérios e hierarquização. Digitalizar indiscriminadamente tudo pode ser um tiro no próprio pé. Gerará um aumento indiscriminado do que simplesmente não interessa e que do ponto de vista de consulta não se justificará.

ged_ecm_gd7

Diante de tudo o que foi considerado até agora, nem de longe esta ampla oferta de soluções tecnológicas colocam em risco a atuação de profissionais sérios e comprometidos. Mais cedo ou mais tarde necessitarão da atuação do profissional em Gestão Documental para solucionar e rever os gargalos surgidos e para estabelecer procedimentos em relação ao futuro dos documentos já criados e dos que estarão por vir.

Vejo em todo este processo, de discussão e elaboração de estratégias, uma excelente oportunidade de mostrar o quanto é importante um trabalho multidisciplinar não apenas para solucionar problemas presentes, mas como também para prevenir problemas no futuro.

ged_ecm_gd5

Não creio em compartimentação. Creio em trabalhos de equipe com a orientação de profissionais de diferentes áreas que tem na Informação sua principal matéria prima. Colaboram sempre nesse sentido arquivistas, historiadores, especialistas em tecnologia, profissionais do direito (dado que muitos documentos possuem prazos estabelecidos em legislação devida), bibliotecários e administradores para ficar com o mínimo de profissionais.

Creio que o grande desafio é colocar todos em volta dessa grande roda que gira e que como sempre digo: deve funcionar como um imenso sistema solar (lembre-se das figuras na apresentação que mostram a Gestão Documental de forma sistêmica). Cada um com sua função e olhar, mas todos em torno da Gestão Documental.

Gosto da metáfora até porque é a forma que trabalho e de onde vejo os resultados surgirem!

ged_ecm_gd6

Se você ou sua instituição se defrontam com tais questões e buscam a forma mais adequada para implantar ou implementar uma política de Gestão Documental, entre em contato pela nossa página, pelo e-mail ou pelo telefone (55.11) 4215-1924 para elaborarmos um Projeto totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.

Consulte nosso portfólio e clientes e observe a nossa atuação em cada uma das instituições públicas e privadas e a forma como foram propostas soluções compatíveis à cada necessidade. O mesmo podendo ser feito no caso de você ou sua instituição. Além disso, podemos orientar e capacitar colaboradores, in company e on line.

ERlogo_stat_site_wp
* Texto atualizado e modificado a partir de post original publicado no Blog Pensados a Tinta

___________________
Posts Relacionados:
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência
Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
Memórias Digitais em busca da Eternidade
O desafio das Soluções na Era da Informação
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural 
Informação não processada é só ruído

**
Siga-nos:
No LinkedIn

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Atuação Profissional, Gestão de Informação, Gestão Documental, Patrimônio Cultural, Patrimônio Documental, Políticas de Preservação, Prática Profissional, Preservação e Conservação, Responsabilidade Histórica

Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural

14 Comentários

Por: Eliana Rezende

Em outro post esclareci o que a Gestão Documental pode representar para as instituições do ponto de vista de racionalidade e transparência administrativa.

Nesta oportunidade, vou tratar do valor de políticas de preservação de patrimônio cultural-documental  de acervos históricos dentro das instituições e de que forma são importantes como meio de garantir que informações contidas em documentos de diferentes suportes tenham asseguradas sua permanência através do tempo, para beneficio da produção de conhecimento, pesquisa, cultura e inovação.

Com esta responsabilidade e preocupação, é que as diferentes tecnologias disponíveis no mercado, têm se transformado em coadjuvantes num trabalho que possui duas frentes: de um lado, a disponibilização de informação de qualidade em tempo reduzido, ao mesmo tempo em que, possibilita que políticas de preservação e conservação se efetivem.

A noção de patrimônio é interessante quando pensamos a massa documental existente no interior das instituições.
O conceito de patrimônio vem se alargando contemporaneamente e neste sentido pode tomar, não apenas, a produção humana (obras de engenharia, monumentos, tecnologias, etc) , mas toda a produção emocional e intelectual das sociedades (música, poesia, acarajé, entre outros). Assim, o patrimônio é um bem cultural que permite que possamos conhecer melhor a sociedade e o mundo que a cerca, desde que estes sejam capazes de vencer o tempo.

Como forma de auxiliar nesta definição, apresento de forma sintética como todos estes termos polissêmicos podem ser entendidos.
Confira:

[slideshare id=2nDDhevauWc4Lj&w=595&h=485&fb=0&mw=0&mh=0&style=border: 1px solid #CCC; border-width: 1px; margin-bottom: 5px; max-width: 100%;&sc=no]

E é exatamente este o desafio que se coloca aos profissionais que atuam com documentos que necessitam ter uma guarda de longa duração.
Como atuar de forma eficiente e eficaz realizando todo o trabalho de manutenção de acervos com políticas de preservação e conservação de documentos, ao mesmo tempo em que se garante o acesso às informações que tais registros contém?
Como garantir que a informação seja preservada em quaisquer que sejam os seus suportes, e que as mesmas sejam utilizadas como meios para a criação de inovação e conhecimento?

PA170003Ministrando Oficina de Preservação e Conservação Fotográfica

Indubitavelmente, o que se coloca como prioritário nesta sociedade é quais serão os critérios para definir que informações têm relevância suficiente para justificar seu alçamento à posteridade através de investimentos em recursos humanos, tecnológicos e financeiros para sua manutenção.

O que fica de todo o exposto acima é que a noção essencial a ser explicitada é a de preservação e conservação de documentos.
Sinteticamente e de forma didática,  poderíamos definir cada uma delas da seguinte forma:

Preservação = ações de prevenção da deterioração e que tem como principal objetivo o de proteger e salvaguardar o Patrimônio. É composta por técnicas preventivas que envolvem o manuseio, acondicionamento, transporte, exposição e o controle ambiental.

Conservação = caracteriza-se pelo conjunto de intervenções diretas, realizadas na própria estrutura física do bem cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ação nefasta ocasionada pela ausência de uma preservação. É composta por tratamentos curativos, mecânicos e/ou químicos, tais como: higienização ou desinfestação de insetos ou micro-organismos, seguidos ou não de pequenos reparos

nobatente1

Oficina de Preservação, Conservação e Restauro de Documentos

As duas ações, se realizadas enquanto políticas, garantem a integridade e manutenção do patrimônio existente no interior de instituições e, em nosso caso específico, os acervos documentais em seus diferentes suportes.
Com este caráter são também chamadas de ações de conservação preventiva, cujo objetivo principal é não permitir que os documentos tenham que sofrer processos de restauração, que representam maiores custos e demandas especializadas.

Além destas preocupações, a importância de ações contínuas e coerentes coloca-se como condição fundamental. Não adiantaria criar inúmeras ações sem garantias que possam ter continuidade, ou mesmo que se consumam recursos em demasia em uma direção, esquecendo-se completamente de outras (não adiantaria embalagens de boa qualidade quando o local em que os materiais estão guardados é inadequado).

Daí a necessidade de definir prioridades e planejar o futuro: estabelecendo programas e projetos que se desdobrem e que possuam como principal objetivo a permanência, ao mesmo tempo em que a preservação e conservação estejam garantidas.

Preservação e conservação de fotografia

Oficina de Preservação, Conservação e Restauração de Documentos

Este trabalho só é bem sucedido quando se conhece de perto as necessidades e demandas internas e externas dos usuários, e possui um trabalho minucioso, pautado em um cronograma realizável .

Um cronograma de trabalho aplicado às reais necessidades dos usuários viabiliza passos e aponta caminhos a serem seguidos com metas claras e objetivas. Não se perde tempo com aquilo que não importa ao mesmo tempo em que se enxergam rapidamente áreas de gargalos e realizações.

De tudo o que se disse, têm-se que a disponibilização de acervos via informatização vem sendo um trabalho árduo, com inúmeras reflexões sobre a aplicabilidade de tecnologias aos acervos históricos em geral e o cumprimento de requisitos mínimos de preservação e conservação digital.
Não será somente a tecnologia a fazer isso!

A discussão sobre este e outros temas relacionados, segue em outras postagens.

Enquanto isso, conheça a solução especialmente desenvolvida pela ER Consultoria | Gestão de Informação e Memória Institucional para implantação de Projetos de Preservação e Conservação de Documentos e Fotografias.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

_______________
Posts Relacionados:
Patrimônio Arquitetônico: Preservar não é apenas tombar!
O valor da Memória Institucional no Universo Organizacional 
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
Patrimônio Arquitetônico: Preservar não é apenas Tombar!
Patrimônio Cultural e Responsabilidade Histórica: uma questão de cidadania 
Informação não processada é só ruído

*
1ª versão deste post publicada originalmente no meu Blog, o Pensados a Tinta.

Siga-nos:
No LinkedIn 

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).

Gestão de Informação, Gestão Documental, Preservação e Conservação, Racionalidade Adminstrativa, Responsabilidade Histórica

Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência

4 Comentários

Por: Eliana Rezende

A Gestão da Informação como Transparência à Administração Pública tem sido um tema aliciante e em voga em muitos países do mundo e não poderia ser diferente em nosso próprio continente.

No decurso dos últimos dias de Novembro de 2014 tive o privilégio de representar o Brasil no 2º Seminário Internacional sobre Gestión de Información y Transparencia sediado pelo IFAI (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos) – DF – México, a convite do mesmo.

Uma experiência agradabilíssima e que serviu para demonstrar que o tema de fato tem movimentado diferentes países e políticas publicas com alcances e abrangências diversas.

Daí a riqueza e importância de um evento como este.

Profª Drª Eliana Rezende em Conferência no 2º Seminário Internacional sobre Gestión de Información y Transparencia

Com representantes ibero-americanos, o Seminário Internacional teve como principal objetivo trocar experiências entre profissionais empenhados, nos seus respectivos países, no tratamento da informação com a finalidade de garantir acesso e preservação à mesma. Além disso, e num trabalho intimamente relacionado está o fortalecimento da Memória Institucional.

No universo institucional, muitos confundem soluções de ECM/GED como sendo Gestão Documental, o que gera uma série de problemas. Gestão Documental possui um universo muito mais abrangente do que a mera definição de uma solução tecnológica!

Foi exatamente em torno desta que fiz minha exposição.

O Seminário foi profícuo neste sentido e mostrou como diferentes profissionais, em seus âmbitos de atuação, vêm cuidando, tratando e normatizando princípios em relação à Gestão Documental.

Além disso, buscou apresentar diferentes modelos aplicáveis à Gestão Documental e como os mesmos se relacionam com políticas com vistas ao Governo Aberto.

Com uma intensa agenda de dois dias inteiros mostrou de forma bastante consistente o que os países Ibero-americanos vêm realizando no âmbito da Gestão da Informação e o acesso. São políticas diversas, que adequam-se à universos diversos, mas ao mesmo tempo demonstram como uma grande gama de princípios norteadores pautam trabalhos e iniciativas, e em boa parte das vezes com muito bons resultados.

Como forma de demonstrar isso, apresento a página com a Programação Geral do evento, que você pode acessar clicando aqui, onde terá informações sobre o objetivo do evento e maiores informações sobre a instituição acolhedora: IFAI (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos – México)

2º Seminario Internacional de Gestión Información y Transparencia

Para que o evento possa ser apreciado em sua totalidade, ao mesmo tempo mostrando o alcance das conferências e mesas, a seguir disponibilizo o link de cada uma das exposições. Considero que isso agregará muito valor e interesse à diferentes profissionais na área de Informação.

Clicando aqui você poderá acessar a programação do evento e as versões estenográficas de cada uma das apresentações, inclusive a minha.

Além disso, disponibilizo o post que foi base para uma das minhas apresentações, intitulada “Gestão Documental: transparência e racionalidade às Administrações“, clicando aqui.

Conto que seja de grande proveito a todos e que possa servir de inspiração para iniciativas locais regionais e nacionais, já que vem sendo perseguido pelos diferentes países convidados.

Palestrantes convidados dos 10 países em foto de encerramento do evento

________________
Posts Relacionados:
Encontro Nacional de Memoriais do Ministério Público
Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
O desafio das Soluções na Era da Informação
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural

*
Publicado Originalmente no Blog Pensados a Tinta

Siga-nos:
No LinkedIn 

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).