🩺 Farmacopeia dos Equívocos Arquivísticos e Históricos
🌿 Organizar um arquivo por assunto pode desorganizá-lo
🟢 ℞ “Quando se organiza um arquivo por assunto, quase sempre se desorganiza sua história.”
🧾 Prescrição conceitual: Eliana Rezende Bethancourt, Profª Drª

🔴 Gravidade

Equívoco grave — pode romper relações orgânicas entre documentos, apagar contextos de produção, comprometer a compreensão das atividades que lhes deram origem e enfraquecer seu valor como evidência.

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🩺 Sintoma

Como o equívoco costuma aparecer no cotidiano.

Diante de um arquivo acumulado ao longo dos anos, especialmente quando sua organização original já não é facilmente reconhecível, surge uma solução aparentemente simples: separar os documentos por grandes assuntos.

Criam-se então conjuntos como “Presidentes”, “Eventos”, “Fotografias”, “Recursos Humanos”, “Patrimônio”, “Projetos” ou “História da Instituição”, ou em os temidos “Outros” ou “Variedades”. A intenção costuma ser facilitar a consulta: se alguém quiser pesquisar determinado tema, bastaria procurar na pasta correspondente.

O problema começa quando aquilo que poderia funcionar como forma de acesso à informação passa a determinar a organização do próprio arquivo.

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🔬 Diagnóstico

Onde está o erro conceitual.

Arquivos não se constituem pela reunião de documentos que tratam do mesmo assunto. Constituem-se pela acumulação de documentos produzidos e recebidos por pessoas ou instituições no exercício de suas funções e atividades.

Por isso, sua organização precisa preservar, tanto quanto possível, as relações existentes entre proveniência, funções, atividades, processos e documentos e não por sua arquitetura como: carta, oficio, ata. Não é o formato que deve determinar a organização documental.

Quando documentos são retirados dessas relações para formar conjuntos temáticos criados posterior e artificialmente, introduz-se uma lógica classificatória que não corresponde necessariamente àquela que presidiu sua produção.

Um mesmo documento pode tratar simultaneamente de patrimônio, orçamento, pessoas, obras, comunicação e decisões administrativas. Em qual pasta temática deveria ser colocado?

A própria dificuldade de responder revela o problema: o assunto pertence ao conteúdo e às possibilidades de recuperação da informação: não constitui, por si só, o princípio organizador do arquivo.

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💊 Princípio ativo

Documentos de arquivo não existem isoladamente. Cada documento participa de relações produzidas no decorrer de uma atividade: pode integrar um processo, pertencer a uma série documental, resultar de determinada competência institucional ou registrar uma etapa de uma ação.

Seu significado, portanto, não está apenas naquilo que está escrito, fotografado ou registrado em seu interior. Está também em quem o produziu, por que foi produzido, em que atividade surgiu, com quais outros documentos se relaciona e que lugar ocupa no conjunto documental.

Ao reorganizar documentos exclusivamente por assuntos, essas relações podem desaparecer.

Uma fotografia de uma cerimônia de posse, por exemplo, pode ser retirada do conjunto documental relacionado àquela atividade e colocada em “Fotografias”. Uma correspondência de determinado presidente pode migrar para “Presidentes”. Documentos produzidos em um projeto podem ser dispersos entre “Eventos”, “Patrimônio”, “Comunicação” e “História da Instituição”.

Individualmente, os documentos continuam existindo. O que se perde são as relações entre eles.

E são justamente essas relações que permitem reconstruir processos, compreender funções, reconhecer responsabilidades, estabelecer contextos e produzir novas perguntas históricas.

Isso não significa impedir pesquisas por assunto. Ao contrário: assuntos, pessoas, lugares, datas, eventos e outros pontos de acesso podem — e devem, quando pertinentes — ser incorporados aos instrumentos de descrição, sistemas de busca, índices, vocabulários controlados e bases de dados.

Uma coisa é criar caminhos temáticos para chegar aos documentos. Outra, muito diferente, é reorganizar os documentos segundo esses caminhos.

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🌱 Efeitos terapêuticos

Compreender essa distinção permite preservar a organicidade dos fundos documentais sem sacrificar o acesso à informação.

Em vez de desmontar relações documentais para atender às perguntas de hoje, preservam-se os contextos de produção e constroem-se diferentes formas de recuperação e pesquisa.

O ganho é decisivo: as perguntas podem mudar sem que seja necessário reorganizar o arquivo cada vez que elas mudam.

Preservam-se, assim, não apenas documentos, mas as relações que permitem compreender como pessoas e instituições agiram, decidiram, registraram suas atividades e produziram evidências ao longo do tempo.

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📚 Para aprofundar

Leia também:

🌿 Arquivo ou coleção?

🌿 Nenhum documento nasce sozinho.

🌿 Nenhum documento é órfão.

🌿 O arquivo não conta histórias.

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⚕️ Posologia

Administrar diante de impulsos de criar pastas temáticas, separar fotografias apenas porque são fotografias, reunir documentos pelo nome de personagens ou reconstruir arquivos segundo aquilo que hoje parece “mais fácil de pesquisar”.

Em casos agudos de compulsão por etiquetas coloridas, árvores temáticas e pastas intituladas “Diversos”, recomenda-se avaliação arquivística antes de qualquer intervenção.

Persistindo os sintomas, consulte outras prescrições da Farmacopeia dos Equívocos Arquivísticos e Históricos ou procure o Pronto Atendimento da ER Consultoria.