Gestão Documental aplicada à Acervos Públicos: do trâmite à destinação final – TRE-PE

Objetivos da Capacitação: Fornecer aos servidores subsídios normativos e metodológicos para a elaboração e/ou atualização de Tabelas de Temporalidade e sua aplicação, tratando da documentação analógica e digital de acordo com a legislação vigente. Além disso, definir de forma correta prazos prescricionais e atividades de avaliação, eliminação ou guarda permanente.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber.

Abrangência: Servidores do TRE/PE envolvidos nos trabalhos de Gestão Documental.
O curso foi ministrado em formato assíncrono e ao vivo, com duração de 12hs.

A Trilha de Aprendizagem oferecida e decidida com a equipe solicitante do Tribunal definiu os seguintes módulos e suas subdivisões:

Módulo 1: Gestão Documental aplicada à documentos físicos e digitais

Módulo 2: Como implantar Projeto de Gestão e Preservação Documental em uma Instituição

Módulo 3: Avaliação e Eliminação de Documentos Públicos: Aplicação

Módulo 4: Acervos de Guarda Permanente

Data: Outubro de 2023

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Gestão Documental aplicada à Memória Institucional – TST

Objetivos da Capacitação: Fornecer subsídios aos servidores para que sejam capazes de gerir e zelar pelas informações produzidas no cumprindo de suas funções, e que ao cabo possam extrair das mesmas seu potencial de serem utilizadas como recursos estratégicos – a partir de aplicação de normas e procedimentos oriundos do uso e aplicação da Gestão Documental no ambiente institucional.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber

Abrangência: Capacitação de até 30 servidores em aulas ao vivo e assíncronas, com membros de todo o Brasil atuantes nas áreas de Gestão Documental e Memória Institucional.
Carga Horária: 16hs
A Trilha de Aprendizagem proposta foi dividida em três módulos, distribuídos como segue abaixo e sob os quais diferentes temas relacionados foram abordados:

Módulo 1: Gestão Documental aplicada à Preservação Digital

Módulo 2: Como implantar Projeto de Gestão e Preservação Digital em uma Instituição

Módulo 3: Aspectos Técnicos aplicáveis: segurança, sigilo, acesso, repositórios confiáveis.

Data: Novembro de 2022

Tratamento Técnico Documental aplicado à Memória Institucional – Colégio Salesianos

Objetivos da Capacitação: fornecer subsídios para que colaboradores sejam capazes de Gerir Informações Estratégicas de Centro de Documentação e/ou Memória, bem como tratá-lo tecnicamente, respeitando-se normas internacionais, e que ao mesmo tempo atenda de perto as demandas institucionais.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber

Abrangência: O curso contou com 4hs técnicas divididas em aula teórica e pratica para até 30 funcionários das várias unidades dos Salesianos.

Ementa: A Trilha de aprendizagem definida contou com 2 módulos e duração de 4hs divididas em teoria e prática.

Módulo 1: Gestão de Informação voltada para Projeto de Memória Institucional

Módulo 2: Tratamento Técnico Documental e Políticas de Preservação e Conservação Documental para documentos analógicos e digitais

Data: Dezembro de 2022

Gestão Estratégica de Informação e Tratamento Técnico Documental – TRF1

Objetivos da Capacitação: Fornecer subsídios para que os servidores sejam capazes de Gerir Informações Estratégicas de Centro de Documentação e/ou Memória, bem como tratá-lo tecnicamente.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber

Abrangência: O curso oferecido como capacitação para a todos os interessados no tema e que se encontram locados por todo o país. Por estarmos em meio à pandemia, o formato foi adequado à aplicativos que posteriormente de popularizaram e possibilitaram como foi o caso, ter pessoas em diversas partes do mundo.
A Trilha proposta foi composta por 3 módulos em formato de webconferência e duração total de 12 hs e que abrangeu os seguintes assuntos:

Módulo 1: Gestão de Informação voltada para Projeto de Memória Institucional em instituições públicas

Módulo 2: Os passos e as fases de um Projeto de Memória Institucional

Módulo 3: Tratamento Técnico Documental e Políticas de Preservação e Conservação Documental para documentos analógicos e digitais

Data:  1º, 2, 7 e 9 de Junho de 2022

Avaliação do Curso pelos Servidores

Mapa do Universo das Competências do TRF1
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Curadoria de Conteúdos e suas aplicações para a Gestão de Informação Estratégica – CADE

Objetivos da Capacitação: Fornecer aos participantes elementos teóricos e metodológicos para estruturação de um plano de Curadoria de Conteúdos e suas formas de aplicação à Gestão de Informação Estratégica

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber

Abrangência: O curso oferecido como capacitação para a todos os interessados no tema e que se encontram locados por todo o país. Por estarmos em meio à pandemia, o formato foi adequado à aplicativos que posteriormente de popularizaram e possibilitaram como foi o caso, ter pessoas em diversas partes do mundo.
A Trilha proposta foi composta por 8 módulos em formato de webconferência e duração de 20 hs e que abrangeu os seguintes assuntos:

Módulo 1: O Universo da Gestão Documental aplicada à Memória Institucional e como recurso gerencial: de Arquivos à Memória

Módulo 2: Os passos e as fases de um Projeto de Memória Institucional

Módulo 3: O papel da Curadoria de Conteúdos para circulação de Informação dentro e fora da instituição

Módulo 4: História Oral e Storytteling: Metodologias, Práticas e Usos em Projetos de Memória Institucional e Comunicação

Módulo 5: A importância da Informação Estruturada para Portais Institucionais

Módulo 6: Design de Informação para Portais Institucionais

Módulo 7: As relações entre Memória Institucional e Planejamento Estratégico

Módulo 8: A Preservação Digital aplicada à Gestão da Informação

Data: 01/02/2022 a 14/02/2022

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Gestão de Informação para Projeto de Memória Institucional MPF

Objetivo: O curso visou fornecer subsídios para que colaboradores dos diferentes órgãos da função pública sejam capazes de estruturar e implantar um Centro de Documentação e Memória, a partir de trabalho de Gestão de Informação.

Alcance: O curso intitulado “Tratamento Técnico Documental para Centros de Documentação e Memória em Instituições Públicas” foi distribuído por 4 módulos e16hs de duração que buscaram abordar os temas

Módulo 1: Gestão de Informação voltada para Projeto de Memória Institucional em instituições públicas

Módulo 2: Os passos e as fases de um Projeto de Memória Institucional

Módulo 3: Storytelling: Usos e aplicações para Projetos de Memória Institucional e Gestão de Conhecimento

Módulo 4: Tratamento Técnico Documental e Políticas de Preservação e Conservação Documental para documentos analógicos e digitais

Período: Novembro e Dezembro de 2020

Depoimento dos participantes

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Capacitação Técnica Gestão de Documentos Digitais para MPT

Cliente: Ministério Público do Trabalho (MPT)

Forma de Contratação: Contratada por Inexigibilidade de Licitação ou Notório Saber

Período: 09 a 11 de Abril de 2019

Escopo e Desenvolvimento:
Contratação por Notório Saber pelo MPT para capacitação com foco na gestão de preservação de documentos digitais.

Importância: A gestão documental em ambientes digitais e sua preservação digital devem ser uma preocupação dos produtores e detentores da informação e dos responsáveis por grandes acervos de documentos em arquivos digitais. Sejam eles em instituições públicas ou privadas.

Projeto: Capacitação Técnica In Company "Gestão de Documentos Digitais para Administração Pública" para equipe do Ministério Público do Trabalho (MPT) em Brasília e em todas as regionais distribuídas por todo o território nacional.
O formato utilizado foi presencial em Brasília e ao mesmo tempo via webconferência para as regionais por todo o território nacional.

Elaboração da Trilha de aprendizagem:

A Trilha de Aprendizagem foi distribuída em 20 horas e 3 módulos, assim definidos:

Trilha I – Gestão Documental aplicada à Preservação Digital

Trilha II – Como implantar Projeto de Gestão e Preservação Digital em uma Instituição

Trilha III – Aspectos Técnicos aplicáveis

  • As trilhas forneceram:
    – Fundamentação teórica e técnica Gestão Documental aplicada à Administração Pública e aspectos relacionados a Preservação Digital, Requisitos Funcionais e Repositórios Digitais Confiáveis (com indicação de bibliografia de referência sobre os temas);
    – Objetivos e diretrizes;
    – Seleção e priorização de documentos e informações;
    – Organização, tratamento e priorização de documentos e informações;
    – Metodologia Aplicável
    – Requisitos para estruturação de Projetos de Preservação Digital 
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Gestão Documental e Arquitetura de Informação aplicada – Igreja Messiânica

Período: De Outubro de 2018 a Fevereiro de 2020

Escopo: Assessoria Técnica e Capacitação para implantação de Centro de Documentação e Memória e desenvolvimento de Projeto de Memória Institucional com Arquitetura de Informação para Portal Institucional

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   Apresentação de Metologia para desenvolvimento do trabalho

Abrangência: Por tratar-se de três instituições relacionadas uma à outra com fins e responsabilidades relacionadas às suas funções (sociais, culturais, espirituais e até alimentares), o trabalho possui característica inter e transdisciplinar. O universo a ser tratado foi composto por documentação vária e que engloba documentos textuais, audiovisuais, fotográficos, iconográficos, tridimensionais, museológicos, entre outros.

Desta forma, políticas consistentes não apenas de gestão de informação, mas de políticas de preservação e conservação documental e posteriormente de disponibilização e acesso estão entre os objetivos a ser alcançados.

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Apresentação de Metodologia para desenvolvimento do trabalho

Reunião Geral de entrega de Tabela de Temporalidade Documental e Código de Classificação

Apresentação Geral sobre Gestão Documental

Etapas de trabalho desenvolvido

Etapas do trabalho sendo apresentadas
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Assessoria Técnica Organização de Acervo e Vocabulário Controlado – IBGM

Cliente: IBGM – Instituto Brasileiro de Gemas & Metais Preciosos

Período: De Agosto/2018 Fevereiro/2019

Escopo: Assessoria Técnica para Organização de Acervo Bibliográfico e elaboração de um Vocabulário Controlado e Capacitação Técnica para analistas de inteligência.

Elaboração de Vocabulário Controlado a partir do sistema formado pelo conjunto de Banco de Dados. Tal sistema tem uma base de indicadores que serão atualizados e compartilhados com as entidades regionais.

O Vocabulário Controlado do Setor forneceu uma lista de termos que servem como um catálogo de terminologia padronizada da linguagem documentária do Sistema.

Permitiu organizar a linguagem do setor, relacionando os termos semanticamente, controlar sinônimos e facilitar a indexação e recuperação das informações.

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O Vocabulário controlado faz parte da Implantação de um Núcleo de Inteligência Competitiva (NIC) para a Cadeia Produtiva de Gemas, Joias e Afins no IBGM. Tal Núcleo está circunscrito num contexto de convênio focado no Estado de São Paulo, e que possui como objetivo atender associados da IBGM e os associados dos sindicatos de São Paulo.

Os Banco de Dados que subsidiam a elaboração do Vocabulário controlado são:

  • Banco de Notícias
  • Banco de prestadores de serviço
  • Banco de instituições integrado ao CRM
  • Imagens
  • Legislação
  • Tributação
  • Eventos: relações de eventos nacionais e internacionais
  • Biblioteca virtual
  • Pesquisas produzidas pelo IBGM

É objetivo geral da Implantação Núcleo de Inteligência Competitiva gerenciar dados, informações e conhecimentos visando à disseminação ágil nos diferentes canais de comunicação do IBGM (portal institucional, portal Brazil Gems and Jewelry e redes sociais) e das entidades de classe do estado de São Paulo, bem como em eventos específicos com forte audiência de empresários da cadeia produtiva na região.

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Organização de Acervo Científico do Hospital AC Camargo

Cliente: Hospital AC Camargo Cancer Center

Período: a partir de Outubro/2017

Escopo: A análise primária dos acervos existentes nos revelou potencialidades de extrema valia para a pesquisa e produção de conhecimento científico.

O tratamento técnico dos acervos científicos demandam uma série de ações, que vão desde análise geral da massa documental, sua identificação, interpretação, organização até sua disponibilização e acesso por meio de divulgação das informações contidas, nos documentos em diferentes suportes, sob sua custódia.

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Dr. Humberto Torloni apresentando seu acervo à Assessora Técnica responsável Eliana Rezende

Alcance do Projeto:

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O acervo chamado de científico é produto da guarda de registros iconográficos (fotografias, slides, negativos de vidro, negativos flexíveis, ilustrações científicas originais feitas em bico de pena) e registros textuais (MAPA com histórico do paciente, fichas catalográficas, livro de necropsias, livro de fotomacrografia, dentre outros registros) que estavam sob custódia do Dr. Humberto Torloni.

A documentação iconográfica apresenta-se em números aproximados da seguinte forma:

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Diagnóstico de negativos de vidro para tratamento técnico

Massa documental textual:

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Cruzamento de informações em diferentes suportes

O projeto em fase inicial de desenvolvimento, prevê a produção de diferentes produtos e sub-produtos e está divido em diferentes fases.

O valor e a complexidade de um projeto desta envergadura é, tratar tecnicamente a documentação para garantir a salvaguarda do patrimônio documental, ao mesmo tempo em que, dados são minerados e transformados em informação para produção de conhecimento. Tudo sem perder de vista questões relativas ao sigilo e o acesso de informações sensíveis.

No hospital organizado, o Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME) é a chave do fornecimento exato de informações. Representa, como no organismo humano, o coração do hospital. Se os demais serviços funcionarem harmonicamente, ele será reflexo deste funcionamento. Trabalhará harmonicamente, sem problemas e demonstrará através de análise de dados estatísticos, que o hospital está servindo bem à coletividade.
O Serviço de Arquivo Médico e Estatística e o Prontuário Medico, são a razão de ser um do outro, pois se o tesouro não existe, não há necessidade de cofre. E o prontuário médico está para o serviço de arquivo médico e estatística, como o tesouro para o cofre.”

(Carvalho, Lourdes de Freitas. “Serviço de Arquivo Médico e Estatística de um Hospital”, São Paulo, Ed. da Universidade de São Paulo, 1973)

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