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Encontro Nacional de Memoriais do Ministério Público

Por: Eliana Rezende

Entre os dias 27 e 28 de julho de 2017, na Sede do Ministério Público do Estado de São Paulo (MPSP) ocorreu o VIII Encontro Nacional de Memoriais do Ministério Público com o objetivo de compartilhar informações e trocar experiências entre profissionais e instituições ligados às áreas de documentação e memória.

O evento procurou apresentar práticas e experiências atuais desenvolvidas em diferentes instituições e que interessam diretamente à centros de memória. Na ocasião ocorreram palestras proferidas por profissionais reconhecidos em diferentes áreas de conhecimento, dentre os quais tive a honra de ser a responsável pela Conferência de Abertura.

A Conferência foi intitulada: “Centros de Documentação e Memória: Espaços de Preservação e Salvaguarda de Patrimônio Documental e Identidade Institucional“, e que pode ser assistida em sua integra abaixo, tocou em aspectos práticos e metodológicos relacionados à Centros de Documentação e Memória, além de suas relações com a transparência administrativa, gestão documental, organização e acesso à informação com vistas à produção de conhecimento.

Confira a conferência na íntegra clicando na imagem abaixo:

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História Oral: o que é? para que serve? como se faz?

Por: Eliana Rezende

A questão sobre o que vem a ser História Oral, como pode ser utilizada pelas instituições e de que forma deve ser realizada é um tema que interessa a diferentes áreas e profissionais.

Neste artigo, procurarei tecer considerações acerca de sua utilização, metodologias, aproximações e diferenças, bem como sua importância em Projetos de Memória Institucional com vistas à valorização de Capital Intelectual e o fortalecimento da Cultura e Identidade nas Instituições.

Os relatos orais são amplamente utilizados em diferentes áreas, mas para o recorte deste artigo ficarei concentrada dentro da minha própria área de atuação que é sua circunscrição no âmbito das Ciências Humanas.

A chamada História Oral é amplamente utilizada pelas Ciências Humanas, e é caracterizada pela coleta de depoimentos com pessoas que testemunharam conjunturas, processos, acontecimentos, modos de ser e de estar dentro de uma sociedade ou instituição. Para efeito didático pode estar dividida em três gêneros distintos: a tradição oral, a história de vida e a história temática.

Explicando cada uma delas:

Tradição Oral caracteriza-se pelo testemunho transmitido oralmente de uma geração para outra. São exemplos disso metodologias, por exemplo, que são capazes de resgatar tradições rurais e urbanas como cantigas de roda, brincadeiras e histórias infantis. Isso porque esta tradição precede à escrita e podem ser encontradas em sociedades bastante antigas ou mesmo comunidades que não passaram pelo processo de escrita. São exemplos disso comunidades ribeirinhas, indígenas, agricultoras, entre outras.

Já a História Oral não pode ser confundida com História de Vida. Esta última é um relato autobiográfico onde a escrita está ausente, e, portanto, não pode ser chamada de autobiografia. A História de Vida concentra-se na história pessoal de um indivíduo contada por ele próprio. É, portanto, um relato pessoal, que em geral percorre toda a existência desta pessoa: do nascimento até o momento presente.
Em alguns casos, e como parte de Projetos de Memória, opta-se por este tipo de relato e a história da pessoa percorre todos os momentos de sua vida e o momento em que encontrou-se com a instituição à qual o projeto faz parte. É interessante esta opção, já que apesar do projeto ser sobre uma determinada instituição, a importância de uma história de vida pode ser ainda maior. Um exemplo disso é a figura de um fundador. Este personagem tem grande importância para a existência da Instituição, mas sua trajetória anterior e de vida podem ter um significado ainda maior.

De outra sorte, há a chamada História Oral Temática, que em geral, é feita com um grupo de indivíduos em torno de um determinado evento ou movimento vivido por todos. São perspectivas individuais de sujeitos inseridos em um mesmo contexto.
A utilização desta forma de coleta de depoimento pode possuir aspectos positivos e negativos. O aspecto positivo é o de que uns poderão disparar gatilhos de lembranças e detalhes poderão ser muito melhor esmiuçados à luz de muitos olhares. Mas também poderá ocorrer o seu contrário: eventualmente alguém com maior poder de fala ou influencia poderá silenciar outras vozes e memórias. São comuns depoimentos desse tipo no caso de movimentos populares, sindicais, religiosos ou culturais, entre outros. Neste caso, a importância maior está no tema, e não nas individualidades. O interesse é o maior número de informações possíveis sobre o tema a partir das multiplicidades de olhares.

Definitivamente caberá ao pesquisador uma capacidade intuitiva e metodológica bastante grande para não se perder em uma ou outra possibilidade, e conseguir se valer da melhor forma possível. Com o agravante que aquele momento é único, e provavelmente não se repetirá.

Diante disso, você poderá estar se perguntando:

Mas afinal, podemos afirmar que História Oral é uma metodologia de trabalho?

Bem, ela poderá ser considerada um método de investigação, fonte de pesquisa ou técnica para produção e tratamento de depoimento, entretanto, sua classificação dependerá da orientação dada ao trabalho.

Vejamos um exemplo:

Quando a história oral é utilizada como forma de conhecer um período, conjuntura ou instituição, ela será entendida como uma metodologia de trabalho mas, a partir do momento que essas informações sejam utilizadas, tais relatos constituirão a bibliografia de uma pesquisa posterior.
Ou seja, de acordo com o encaminhamento da pesquisa e seus usos. E poderá ser ao mesmo tempo mais do que uma coisa. O fundamental é que o pesquisador tenha muito claro o que quer e assim conduzir cada forma com o rigor metodológico que precisará ter. Para cada uma das situações a condução das ações e os procedimentos deverão ser específicos.

Um ponto muito importante de ser destacado é que a produção de um depoimento é um trabalho conjunto entre depoente e entrevistador/pesquisador onde juntos produzem um documento. Após a geração deste documento, que deve obedecer a um método e sequência de trabalho próprio da história oral, é necessário estabelecer critérios técnicos para a sua guarda, sigilo e acesso. Ressalto que o produto deste depoimento é um documento histórico, e portanto, de valor permanente. Nunca poderá ser eliminado. Além de ser um importante repertório de matéria bruta para usos infindáveis de subprodutos.

Considerar o depoimento como documento toma em conta minha definição, de que “qualquer informação registrada em um suporte se constitui documento”, de acordo com a imagem a seguir:

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Há diferença entre um depoimento e uma entrevista?

Em linhas bem genéricas podemos afirmar que sim!

Em geral, a entrevista é utilizada pelas áreas de Comunicação e obedece a  uma pauta previamente estabelecida, com objetivos claros e definidos a priori.

Numa entrevista nunca se busca ir muito além da pauta, especialmente, por questões de tempo e disponibilização aos meios de comunicação que a produziram e, normalmente, atendem sempre a urgência de um fato. É habitual que as perguntas saiam prontas da reunião de pauta, e em poucos casos são feitas de improviso. E normalmente quando isso ocorre costumam atender um insight de momento, que muitas vezes pode interromper uma linha de raciocínio ou mesmo uma direção de pensamento. Em caso de pessoas menos inexperientes isso pode significar um corte fundamental na construção do ritmo das ideias do entrevistado, gerando perdas aos eventuais interessados e ao registro como um todo. Ao observarmos boa parte dos casos de entrevistas deste tipo, notamos o quanto o silêncio é importante e como o entrevistador perde chances de exercê-lo.

Com o depoimento precisa e deve ser diferente. Em geral, faz-se um roteiro inicial para entrevista, mas este pode ser alterado de acordo com a interação entre depoente e entrevistador. O roteiro neste caso passa longe de ser uma lista semelhante a um interrogatório. É apenas um norteador que deve ser usado como bússola. O depoimento respeita a sequência memorialística do depoente, valorizando seus silêncios e não ditos.  Nesse tipo de depoimento, o depoente nunca deve ser interrompido. O entrevistador é antes de tudo um ouvinte!

Daí que NUNCA um entrevistador deve ser ou estar ansioso. Sua ansiedade pode tolher o curso das águas caudalosas da memória. E isso para um registro que pretende ser histórico é imperdoável.
Por isso, aquele que colhe o depoimento não é um entrevistador, é um ouvinte! Aqui está a grande e significativa diferença.

Insisto que o responsável pela coleta do depoimento deve ser alguém sensível, empático e tranquilo. Será como um porto seguro para que as memórias do depoente possam atracar. Oferecerá segurança ao que lhe está oferecendo seus tesouros no formato de memórias tecidas pelo tempo: seu bem mais precioso.
É com este olhar e com esta atitude que o ouvinte deve se colocar.

Foi no tempo que as memórias foram tecidas, e é com tempo e sem pressa que elas devem ser ouvidas…

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Seguindo sobre a história oral seria importante você saber que:

Sua introdução no Brasil deu-se a partir dos anos 1970 e encontrou força nos anos 1990. Deste crescimento surgiu a criação em 1994 da Associação Brasileira de História Oral, e em 1996 foi criada a Associação Internacional de História Oral.

Desde os seus primórdios a história oral firmou-se como um instrumento de construção da identidade de grupos em processo de transformação social.

A história oral é caracterizada por uma série de procedimentos no pré, no curso e pós-depoimento. Isso porque a definição de quem, porquê e como deve obedecer a critérios pré-estabelecidos de relevância e sentido ao que se quer pesquisar ou preservar.

Em geral, a opção pela história oral dentro de uma instituição ocorre com alguns objetivos pré-definidos. Dentre os quais citamos:

  1. Registrar os relatos das personalidades que, direta ou indiretamente, partilharam determinado período, tema, ou instituição;
  2. Recuperar dados e informações sobre fatos e episódios importantes para a história institucional;
  3. Constituir um acervo que sirva às consultas, para posterior pesquisa e produção de conhecimento.
  4. É preciso que se tenha em mente que o equacionamento entre história x memória nestes casos, resulta em uma nova “construção do passado, mas pautada em emoções e vivências”, já que os eventos da memória são retomados a partir de experiências passadas com o filtro da atualidade.

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Sugiro que aprofunde seus conhecimentos sobre o tema. Você pode obter informações sobre todos os passos necessários à coleta do depoimento, suas diferenças e procedimentos, consultando o Manual do CPDOC no link abaixo, tal leitura será útil para a nossa Unidade que trata sobre metodologias adequadas:

Alberti, Verena. Manual de História Oral.

Abra-o e leia-o na íntegra aqui:

Na sua leitura tenha atenção sobre os aspectos relacionados à metodologia de produção do depoimento e de que forma esta se adequaria às realidades de sua instituição ou às suas concepções de projeto. Fazendo desta forma, sua leitura passa a ter uma direção metodológica e não apenas informativa.

As experiências do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil – CPDOC / FGV  continuam a fornecer importantes relatos sobre a experiência de colher e tratar depoimentos. Por isso, sugiro que leia o artigo “Tratamento das entrevistas de história oral no CPDOC”, de Alberti (2005), disponível aqui:

No caso dessas leituras, é importante ressaltar que para além das discussões entre História, Memória e Psicologia, todo um universo que considera os aspectos técnicos e tecnológicos deve ser tomado em conta. Muitas vezes o fascínio pela possibilidade de colher depoimentos tira a nitidez do que todo o processo significa.

As tecnologias hoje disponíveis facilitam em muito a coleta de depoimentos, por outro lado colocam inúmeros desafios em relação à sua perenidade que o artigo trata de forma meticulosa e acertada. Considere tais aspectos ao pensar sobre a elaboração de um Projeto de Memória Institucional quando for o caso.

Sugiro atenção em relação aos campos definidos para compôr a identificação do depoimento. Defina com antecedência quais serão estes campos, como deverão ser preenchidos e de que forma sua acessibilidade estará garantida em especial considerando aspectos relacionados à obsolescência tecnológica. A leitura atenta do artigo de Alberti auxiliará na estruturação destas necessidades.

Não há uma única forma de estruturar depoimentos de história oral. Mas alguns cuidados podem e devem ser tomados na fase de elaboração e execução do projeto. Transcrevo alguns destes cuidados, apresentados no artigo “História Oral e Memória: a construção de um perfil de Historiador-Etnográfico”, de Éder Silveira e que você, se desejar, pode ler na íntegra aqui:

(…) A entrevista se configura como principal instrumento (ou técnica) do método de História Oral. Para realizá-la, não há uma única receita ou diretriz. Contudo, cita-se algumas observações convergentes nas obras de THOMPSON (2002), ALBERTI (2004; 2005) e ZAGO (2003) que orientam o pesquisador na produção de entrevistas no método da História Oral:

  1. Ter consciência de que não existe neutralidade do pesquisador desde a escolha pelo tipo de entrevista a qualquer outro instrumento de coleta de dados ou fontes.
  2. Respeitar os princípios éticos e de objetividade na pesquisa, lembrando que nenhum método dá conta de captar o problema em todas as suas dimensões. Todas as conclusões são provisórias, pois podem ser aprofundadas e revistas por pesquisas posteriores.
  3. O pesquisador não deve se apropriar da entrevista somente como uma técnica de coleta de dados, mas como parte integrante da construção do objeto de estudo.
  4. A entrevista compreensiva não tem uma estrutura rígida, isto é, as questões previamente definidas podem sofrer alterações conforme o direcionamento que se quer dar à investigação. Dar preferência a perguntas mais abertas e um roteiro flexível.
  5. Reservar um tempo relativamente longo para a realização da entrevista.
  6. Durante a entrevista é válido ter um diário de campo onde se possa fazer anotações das reações, posturas e impressões do entrevistado, dificuldades nas informações obtidas, o que provocaram suas lembranças, novidades nas informações ou conteúdo, informações obtidas em off, etc.
  7. Uso de elementos que evoquem a memória do entrevistado como fotografias, recortes de periódicos e menção a fatos específicos podem facilitar o desenvolvimento do trabalho.
  8. Construir fichas que organizem e orientem as futuras fontes orais. Deve-se privilegiar dados como o nome do entrevistado, número da entrevista que vai representar dentro do universo da pesquisa, idade do entrevistado, endereço, local onde foi gravada a entrevista, nome do entrevistador, idade, profissão, religião, datas das entrevistas realizadas com o informante, em que fitas (previamente numeradas) estarão gravadas as entrevistas, em que páginas da transcrição se encontrarão referências a determinados temas e se há alguma restrição ao acesso das informações.
  9. No início da entrevista, gravar informações como: nome do entrevistado, do(s) entrevistador (es), data, local e finalidade do trabalho.
  10. Providenciar um Termo de Consentimento Informado, onde fique bem claro ao entrevistado:
    1. as finalidades da pesquisa;
    2. nome do informante e número de documento pessoal, como RG;
    3. se a divulgação da entrevista oferece riscos ou prejuízos à pessoa informante;
    4. a permissão ou não permissão da divulgação do nome do informante (caso não seja permitido, orienta-se que se produza uma declaração para este fim no verso deste termo, sendo assinado por ambas as partes (pesquisador e entrevistado), podendo o informante optar por um pseudônimo;
    5. cedência dos direitos da participação do entrevistado e seus depoimentos para a pesquisa em questão;
    6. abdicação dos direitos autorais do entrevistado e de seus descendentes;
    7. data e assinatura do termo pelo participante e pesquisador – torna-se importante nesse item, anexar ao termo que será assinado por ambas as partes, a transcrição da entrevista. (…)  Silveira (2007)

Realizado o depoimento, vem o momento de indexá-lo de modo a facilitar sua posterior pesquisa. De novo, o exemplo do CPDOC merece ser considerado. Como forma de pensar em formas de indexação para o caso da história oral proponho a leitura do artigo “Princípios de indexação de entrevistas de história oral” de Brando,que você lê aqui:

Mas, todo este trabalho não faria qualquer sentido se a divulgação não alcançar seus objetivos: registrar as informações de maneira a atender às demandas de produção de conhecimento e/ou inovação em diferentes áreas de conhecimento.

Para esta tarefa, o mundo contemporâneo tem oferecido inúmeras ferramentas e possibilidades. Se usadas de forma coerente e consciente trarão inúmeros benefícios.

Muitos subprodutos um Projeto de Memória Institucional pode oferecer: de exposições permanentes à itinerantes, livros comemorativos, sites, portais, workshops, seminários, boletins, calendários, entre outros. Em todo caso, o cuidado e o zelo na elaboração do projeto devem estar refletidos e mostrar a importância e o respeito às memórias ali reunidas.

Os produtos devem refletir o valor reunido de experiências e da identidade institucional.

Simples assim…
*
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*Esta é uma versão revista e atualizada de um post publicado originalmente no meu Blog, o Pensados a Tinta
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Qual o valor de um Centro de Documentação e/ou Memória

Por: Eliana Rezende

Uma pergunta constante é a de qual valor pode haver em um Centro de Documentação e/ou Memória dentro de uma instituição já que estamos tão rodeados por informações que nos chegam de todos os lados.
Sua implantação não representaria um gasto e demanda desnecessários?
Afinal, qual seu valor e importância?

Importância e objetivos:
Implantar e manter um Centro de Documentação e/ou Memória pode ser um grande desafio institucional, mas ao mesmo tempo é item fundamental dentro de um Projeto de Memória Institucional, que tenha como preocupação o fortalecimento da Identidade e Cultura Organizacional.

As dúvidas são recorrentes e muitas, em especial sobre quais seriam suas funções e de que forma podem ser item de produção de Conhecimento e Inovação. Como estruturá-lo e mantê-lo passam a ser preocupações recorrentes. Daí a necessidade de um trabalho interdisciplinar e linkado ao DNA da instituição.

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Alcance:
Os Centros de Documentação (CEDOC) extrapolam o universo documental das Bibliotecas, embora possam conter material bibliográfico (que será sempre e unicamente aquele relacionado à temática na qual o Centro é especializado), e aproximam-se do perfil dos arquivos, na medida em que recolhem originais ou reproduções de conjuntos arquivísticos. É por isso uma instituição híbrida com desafios de amplos alcances e com a lida de diferentes suportes.

Um Centro de Documentação e Referência diferencia-se de um arquivo na medida em que este se torna um repositório de informação para profissionais de diferentes áreas que se ocupem de um determinado ramo do conhecimento. Tem um potencial de transformar-se em Centro de Referência, no sentido de ser o local para onde convergem todo tipo de arquivo, em conjuntos documentais de diferentes suportes, sempre voltados para o mesmo tema, e que facilita, em última instância, a pesquisa dos usuários. Assim, encontramos audiovisuais, fotografias, livros, jornais, revistas, microfilmes, mapas, plantas, gravuras, negativos flexíveis, negativos em celulose e vidro, e outros..

Numa hierarquia, diríamos que o Centro de Documentação (CEDOC) possui maior alcance que uma Biblioteca e que um Arquivo. Isto porque possuem conjuntos bibliográficos, arquivísticos e até museológicos e arqueológicos, em alguns casos.

É natural em sua formação possuir documentos museológicos, hemerográficos, iconográficos, textuais, audiovisuais, entre outros. E, devido a esta característica, necessariamente precisará “beber” das metodologias oriundas das diferentes áreas como a a arquivística, a história, a museologia, e biblioteconomia entre outras.

Nem sempre o Centro de Documentação (CEDOC) tem como objetivo a preservação da memória ou a pesquisa histórica. Muitos estão vinculados à pesquisa em outras áreas ou à produção e prestação de serviços a usuários internos e externos. Neste caso, pode se configurar um Centro de Referência (CR) para as área em que atuam.

Importante destacar que a principal missão de um Centro de Documentação (CEDOC) é o apoio à pesquisa: seja ela institucional ou acadêmica. Seu papel não é o de substituir a gestão arquivística de acervos permanentes, que possuem fins administrativos e/ou probatórios e que, no caso da documentação pública, cumpre legislação vigente. Utilizá-lo desta forma seria um desvirtuamento de seus objetivos e funções.

Os primeiros passos de uma implantação
A natureza e vocação de um Centro de Documentação (CEDOC) sendo a pesquisa e referência, implica a definição de sua abrangência e recorte temático, espacial e cronológico.

Isto se dá pela abrangência documental permitida na sua configuração. Colocar tais recortes favorecerá a qualidade das referência geradas. Quanto mais abrangente, provavelmente, mais superficiais serão suas informações.
Em geral, o primeiro passo a ser dado é a definição do que chamamos “Linha de Acervo”, que é exatamente o universo do seu recorte e sua área de atuação. Por exemplo: estudos sobre a cidade, educação, saúde, sustentabilidade, indústria têxtil, etc. Em que período? Começo do século XIX. meados do século XX, 2ª metade do século XX, e assim por diante….

Estas definições darão ao Centro de Documentação (CEDOC) aporte e consistência diante de outros fornecedores de dados e informações. Legitimarão seu universo de atuação, bem como as políticas de ampliação do acervo.

Apesar disso, tais Linhas de Acervo não são rígidas a ponto de não sofrerem processos de flexibilização. Vez por outra, poderão mover-se em uma ou outra direção sofrendo adequações, acréscimos ou mesmo reconfigurações a partir de demandas de usuários e público alvo.

Definidas as Linhas de concentração, é hora de definir o âmbito das ações que o Centro de Documentação (CEDOC) desenvolverá. É neste ponto que se definem estratégias de cursos, oficinas, workshops, seminários, congressos, conferências, publicações diversas, exposições (fixas, itinerantes, virtuais), fac-símiles de documentos, assessorias e/ou consultorias técnicas a outras instituições.
Atentar para tais ações reforça a vocação para a pesquisa e produção de conhecimento que se espera de um Centro de Documentação (CEDOC).

Torna-se evidente que, pela abrangência de suportes e documentos, de ações a serem desenvolvidas e universo de atuação, o perfil profissional exigido dos que atuarão neste Centro de Documentação (CEDOC) deverá ser múltiplo e interdisciplinar. No entanto, está longe de representar o universo de um único tipo de profissional. Quanto mais flexível e interdisciplinar maiores as chances de obtenção de bons resultados à frente de uma instituição como esta.

Alguns cuidados
Um Centro de Documentação (CEDOC) não pode converter-se em uma colcha de retalhos ou um gabinete de curiosidades! Facilmente, e até por desconhecimento na maior parte das vezes, começam a ser reunidos em seu interior quinquilharias que pouco ou nada tem que ver com o que se determinou como Linha de Acervo.

A constituição do acervo, e dos objetos que o integram, deve obedecer critérios técnicos estabelecidos quando da definição do âmbito e alcance do Centro de Documentação (CEDOC). Sua ampliação é paulatina e sempre se guiará por tais critérios. Isso evitará dispersão e gastos desnecessários envolvendo espaço físico, tempo de tratamento técnico e recursos humanos e tecnológicos.

É importante destacar que um Centro de Documentação (CEDOC) não precisa reunir TUDO sobre sua área de atuação. Não é um órgão acumulador, mas deve ser antes de tudo um referenciador: fornecendo a maior quantidade possível de informações sobre sua área de cobertura.

Ser referenciador também não deve significar ser um duplicador! É importante que um Centro de Documentação (CEDOC) não seja um duplicador de informações, reproduzindo tudo o que já existe em outros acervos. Valendo-se de tecnologias digitais pode fornecer as informações que se encontram em outras instituições ou Base de Dados, sem reproduzir desnecessariamente acervos ou documentos.

E aqui entra uma palavra de cautela: a digitalização utilizada para fins de ampliação de acervo deve ser tomada com cuidado. Mais do que isso, deve ser uma ferramenta utilizada com parcimônia e eventualmente, como política de preservação documental, favorecendo o acesso sem permitir manipulações indevidas de originais raros, por exemplo.

Apesar de oferecerem muitas potencialidades e possibilidades, as ferramentas tecnológicas disponíveis hoje em dia podem não trazer todos os benefícios possíveis por ausência de uma boa estruturação e metodologia de trabalho. Por isso, todo o cuidado em seu planejamento é fundamental.

Centros de Documentação em tempos web
Algumas instituições possuem dúvidas sobre como criar este espaço físico, mas também um espaço virtual onde possa ser visitado e consultado por aqueles que estão distantes. Precisamos ter alternativas para isso.

Em um mundo tão digitalizado vem sendo questionado a existência ou não de um acervo físico e meios pelos quais um Centro de Documentação possa ser virtual e estender suas fronteiras para além de um espaço estritamente físico, eles extrapolam muros institucionais e geram visibilidade, valorizando a cultura institucional.

As tecnologias da informação podem apoiar projetos de implantação de Centros de Documentação (CEDOC) ao mesmo tempo que as funcionalidades da WEB 2.0 contribuem para a disseminação, compartilhamento e colaboração tanto de matérias-primas como de produtos. Em todos os casos, muitas decisões precisam ser tomadas.

As tecnologias hoje disponíveis propiciam diferentes meios de divulgação com um alcance nunca antes imaginado. E, quando bem estruturados, possuem um custo benefício interessantíssimo.

A fluidez dos meios digitais faz com que as pessoas em geral olhem para as tecnologias como sendo a panaceia para todos os problemas de divulgação que uma Instituição possa ter.
No entanto, as coisas não são bem assim.

É um equívoco achar que um espaço virtual demandará menos trabalho, ou apenas facilidades. Todo o trabalho bruto de referenciamento e tratamento técnico será mantido, alterando-se apenas as formas de veiculação e acesso. Em alguns casos podemos afirmar que um espaço virtual poderá ter ainda mais acessos e buscas e demandará até a necessidade de possuir um atendimento que sirva às necessidades de estrangeiros. A web é uma uma porta aberta ao mundo e não à uma rua local. Por isso é preciso tomar em conta isso.

Além disso, há decisões que envolvem a disponibilidade e acesso de acervos. Dentre as muitas questões cito algumas cruciais:
Se houver um banco de dados como se dará o acesso? E no caso de imagens originais? Como cuidar de aspectos relacionados à autoria e créditos?
Em caso de exposições virtuais como serão? Qual a periodicidade para sua atualização?
E as formas de contato e atendimento aos usuários/pesquisadores?
Em relação aos cursos, oficinas, workshops, exposições, conferências, publicações: como serão sua veiculação? Estarão abertos em canais online?

Todas são questões que precisam ser pensadas ainda na fase de planejamento e periodicamente deverão ser repensadas de acordo com erros e acertos, que sempre ocorrem.

O que é definitivo, e que podemos afirmar com certeza, é que a partir desta nova concepção de uso da Web o mundo das bibliotecas e locais que detém informação organizada e estruturada passou a se movimentar na direção do usuário. Esteja ele onde estiver!

Se de um lado este sentido de colaboração inovou e começou um processo irreversível de interação, de outro colocou o desafio da segurança de que estes conteúdos estarão acessíveis e disponíveis no tempo, cuidando integralmente e com o respeito devido ao sigilo, preservação e acesso.

O Centros de Documentação (CEDOC) lidam com documentos que em sua maior parte são permanentes e, portanto, com necessidades de perenidade, longevidade, segurança e autenticidade a serem garantidas.
As coisas ficam ainda mais complicadas quando falamos não apenas de textos, mas imagens, audiovisuais e outras possibilidades de links e hipertextos.
A funcionalidade de muitos recursos só é possível em determinada configuração.
Se não forem estruturados de forma que contemplem a obsolescência poderemos ter um rico material que estará fadado à impossibilidade de utilização futura para diferentes fins.

Quando pensamos em períodos para a obsolescência falamos em períodos que em geral não excedem os 5 anos.
E isso, para documentos permanentes, não significa rigorosamente nada!
O termo “longa permanência” pode ser definido por períodos não inferiores a 100 anos.

Por isso, é fundamental um bom planejamento e estratégia de escolha consciente envolvendo o quê preservar, para quê e para quem e com quais objetivos.

O que tomar em consideração para Centros de Documentação (CEDOC) em ambientes digitais?

Em primeiro lugar deve-se definir qual tecnologia a ser utilizada. E nesta escolha o mais importante é definir um sistema robusto e que tenha sido amplamente usado.
Evite as últimas “novidades” no mercado. Tenha certeza da solidez e robustez destas tecnologias, sua manutenção e custos.
Pense que o mais caro em tecnologia não é sua aquisição inicial, mas a sua manutenção no decurso do tempo. Em especial se os documentos forem de caráter permanente.

Atente para os dados reunidos e a forma escolhida para sua disponibilização e divulgação.
1. Se não houver uma preocupação efetiva, com o tempo o que você terá em poucos anos é uma base de dados inútil e sem possibilidades de uso e produção de conteúdos, conhecimento ou inovação.
A tônica principal em verdade não é o acesso e sim a autenticidade dos documentos digitais no decurso do tempo. Acesso acaba sendo o fator mais simples em uma cadeia extremamente longa e importante, e seu ápice é sem dúvida fornecer garantias de que estes documentos são autênticos e que não sofreram alterações e adulterações. O investimento, sem dúvida, é na segurança da informação. Sem ela, poderemos apenas acumular o que será apenas lixo digital.

2. Elaboração de uma política clara de preservação e conservação de documentos em suportes físicos e digitais, com previsão de prazos de guarda e com quais utilizações nas diferentes ferramentas tecnológicas disponíveis pela Instituição;

3. É necessário, portanto, uma visão mais curatorial de todo o processo.
Tendo claro todos os limites que um projeto se defronta e já iniciá-lo tendo ações bem delineadas, flexíveis e adequadas às nossas reais circunstâncias de recursos humanos, financeiros e tecnológicos.

Dos fins
De tudo o que se disse, o fundamental é ter em conta que todo este trabalho de base, inter e multidisciplinar visa antes de tudo a reunião de informações para a produção de conhecimento. Só aí que o Centro de Documentação (CEDOC) cumprirá sua verdadeira vocação.

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Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e a aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação.

Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a preservação e conservação física e digital dos documentos.

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