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Implantação de Gestão Documental na FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Projeto: Assessoria Técnica e Consultoria em Gestão Documental para a FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Cliente: FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Desenvolvimento: Responsável pela implantação da Gestão Documental em toda a Universidade e seus três campi.

Além de definir junto ao cliente diferentes estratégias, dentre as quais:

  • Apoio no levantamento e análise de atividades para elaboração e operacionalização de solução de gestão de documentos e informação
  • Mapeamento/desenho ou redesenho de processos e fluxo documental;
    Documentar fluxos de processo e documentos em tecnologias;
  • Automatização de processos;
  • Elaboração de diagnóstico situacional para solução de gestão de documentos;
  • Elaboração de plano de ação com propostas de atividades para operacionalização de política de gestão documental;
  • Mapeamento e análise de tipologias documentais gerados e recebidos referentes ao processo de trabalho e documentais;
  • Elaboração de instrumentos de gestão (Tabela de Temporalidade e Destinação, Plano de Classificação, Taxonomia, Vocabulário Controlado) e normativos (Política, Manuais, Procedimentos) para implantação de gestão de documentos e informação;
  • Elaboração de Manual de Gestão Documental
  • Preparação e execução de capacitações técnicas na área de gestão da informação;
  • Definição de planos de capacitação e formação junto aos diferentes Departamentos da Universidade, definindo-se estratégias junto aos mesmos com chefias, diretorias e coordenadores;
  • Capacitação e formação de multiplicadores;
  • Liderança de equipes interdisciplinares e transdisciplinares;

Divulgação na mídia:

Gestão Documental
Unochapecó inicia atividades de Gestão Documental

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Implantação de Gestão Documental no Município de Curitiba

Projeto: Consultoria Técnica Especializada para implantação de Gestão Documental em todas as Secretarias e Órgãos do Município de Curitiba (Jan/2007 a Dez/2010)

Cliente: Prefeitura Municipal de Curitiba

Desenvolvimento:
Contratação por Notório Saber.

A experiência incluiu:

  • Definição e estratégias de capacitação e formação de servidores de acordo com funções para cada uma das Secretarias de Governo junto aos níveis de Secretários, Diretores e Gerentes e em cumprimento de Plano de Governo.
  • Acompanhamento de 32 Secretarias e/ou Órgãos do Governo Municipal, 28.000 servidores, um volume documental de 450 milhões de documentos e cerca de 2.000.000 usuários/cidadãos.
  • Elaboração e/ou revisão de Tabelas de Temporalidade Documental
  • Elaboração e/ou revisão de Códigos de Classificação de Documentos
  • Elaboração de Manual de Gestão Documental
  • Criação e Capacitação de Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) em cada uma das secretarias e órgãos.
  • Elaboração de Normas, Procedimentos publicados por meio de portarias, decretos e instruções normativas
  • Liderança de equipes técnicas, interdisciplinares e transdisciplinares.
  • Capacitação e formação de multiplicadores.

Um dos resultados obtidos foi a redução no tempo de atendimento por cidadão com a implantação da Gestão Documental no Município: de 40 dias (57.600 minutos) para 3 minutos. O que significa dizer que no mesmo período de tempo (40 dias) seriam atendidos 19.200 cidadãos (3 minutos cada).

GraficoPMC_2

Volume de atendimento ao cidadão após a implantação da Gestão Documental

PMC_atendimento

Divulgação na mídia:
Instituto Curitiba de Informática. “Richa Filho apresenta GED na Bahia“
Portal do Município de Curitiba. “Richa Filho apresenta modelo de gestão documental de Curitiba“

Vista Panorâmica interna de Arquivo Intermediário e Permanente da Prefeitura Municipal de Curitiba

O Projeto envolveu não apenas Consultoria Técnica, mas também capacitação de servidores de todas as Secretarias de Governo.

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Todo este trabalho continuou a dar frutos e a servir aos cidadãos e à sociedade disponibilizando também documentação histórica de valor.
Assista abaixo reportagem feita em 17 de Dezembro de 2024:

Reportagem exibida na RBS de Curitiba sobre o Arquivo Público e seus documentos históricos

Coordenação de Gestão Documental no Grupo Vodafone – Lisboa/Portugal

Projeto: Consultora Técnica em Arquivos Empresariais, com Coordenação da Gestão Documental do Grupo Vodafone (empresa europeia de telefonia móvel) – Lisboa – Portugal.

Cliente: INFORGEIDE – Serviços e Produtos para Gestão Electrónica de Informação Lda & Gadsa- Arquivo e Depósito (Empresa Ibérica de Gestão Documental).

Lisboa. Portugal

Desenvolvimento:
Trabalho envolvendo rotinas de digitalização de documentos e sua disponibilização para Base de Dados em Workflow para a área financeira e fiscal composta por 60 funcionários e movimento financeiro de todo o continente europeu.

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Consultoria e Assessoria Técnica em Arquivos Empresariais e Gestão Documental

Projeto: Consultoria e Assessoria Técnica em Arquivos Empresariais e Gestão Documental
Cliente: RFS Gestão Documental e Telecomunicações Lda – Lisboa – Portugal

Desenvolvimento:
Coordenação de equipes para os trabalhos de Gestão Documental para diferentes clientes, dentre eles citamos:

Arquivo Histórico Ultramarino (microfilmagem),

Avintes (organização, classificação e guarda de arquivos),

Biblioteca Geral de Coimbra (microfilmagem de 35 mm de jornais),

Brisa (Estradas e Rodagens Portuguesas = microfilmagem),

C.P Caminhos de Ferro (Revelação e Duplicação de microfilmes),

Caixa Central de Crédito Agrícola (Revelação/Duplicação de microfilmes),

Centro Diagnóstico Cardiológico (Microfilmagem de processos clínicos),

Cardol (microfilmagem de baixas e altas reduções, guarda de arquivo),

Centro Regional de Segurança Social de Setubal (Microfilmagem 16mm processos de contribuintes),

Cimpor (Duplicação de microfilmes e limpeza mecânica de documentos),

Coba (serviços de digitalização de plantas e documentos A4),

Hospital Cruz Vermelha (tratamento de processos clínicos),

Diários de Coimbra (microfilmagem de jornais),

Digitalcult (digitalização de documentos),

DGV Direcção Geral de Veterinária (Duplicação de microfilmes),

Fidelidade (digitalização de apólices de seguros),

Portugália Companhia Aérea (Revelação/Duplicação de microfilmagens de bilhetes de viagem + Contabilidade ),

RTP – Rádio e Televisão Portuguesa (organização de documentação audiovisual, sonora e textual

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