Por: Eliana Rezende Bethancourt

Anos atrás, ao escrever Quem precisa de arquivo?, parti de uma pergunta que me parecia ao mesmo tempo simples e necessária. Arquivos acompanham as sociedades porque precisamos registrar atos, comprovar direitos, sustentar decisões, administrar atividades e conservar vestígios a partir dos quais outras perguntas poderão ser feitas. Voltei àquele texto recentemente e reconheci nele muitas das questões que continuam orientando meu trabalho. Encontrei também uma inquietação nova. Talvez não porque a resposta tenha mudado, mas porque mudaram profundamente as condições em que os arquivos estão sendo produzidos.

Nunca registramos tanto.

Cada gesto administrativo, transação, projeto, mensagem, fotografia, reunião, pesquisa ou decisão pode deixar registros que nascem e circulam por sistemas diferentes, acumulam versões, são replicados quase sem custo e armazenados em lugares cuja materialidade mal percebemos. Ao documento em papel não sucedeu simplesmente o documento digital. Passamos a conviver com ambos e, ao mesmo tempo, com bases de dados, mensagens instantâneas, correios eletrônicos, documentos colaborativos, plataformas corporativas, serviços em nuvem e uma quantidade crescente de informações produzidas, relacionadas ou processadas por sistemas de Inteligência Artificial.

A transformação não está apenas nos suportes. Está na escala.

Quando produzir um registro exigia papel, espaço físico, trabalho e algum custo, a própria materialidade impunha limites à acumulação. O ambiente digital alterou radicalmente essa equação. Copiar tornou-se banal, armazenar parece barato e eliminar passou a soar mais arriscado do que conservar. Diante da dúvida, guarda-se. Diante do excesso, compra-se mais espaço. Diante da dificuldade de encontrar, adquire-se uma ferramenta mais poderosa. E assim chegamos a um curioso paradoxo: quanto maior nossa capacidade tecnológica de produzir e armazenar documentos, mais facilmente confundimos sua acumulação com a existência de arquivos.

Não são a mesma coisa.

Um arquivo não se constitui porque milhões de documentos foram reunidos num servidor, assim como não surgia, no mundo do papel, porque caixas haviam sido empilhadas num depósito. Documentos são produzidos no decorrer de atividades e preservam relações com funções, processos, pessoas e circunstâncias que lhes deram origem. É essa trama que permite compreender por que determinado documento existe, a que ação pertence, com quais outros registros se relaciona e que lugar ocupa no conjunto. Quando essas relações desaparecem, podemos conservar o conteúdo e perder parte importante de sua inteligibilidade.

É justamente aqui que a abundância começa a revelar sua fragilidade.

Durante muito tempo, a preocupação com a preservação esteve visivelmente ligada aos suportes. Sabíamos que papéis amareleciam, fotografias reagiam à luz e à umidade, filmes e fitas magnéticas se degradavam. A deterioração podia ser vista, tocada e, algumas vezes, até cheirada. O documento digital criou uma aparência enganosa de imaterialidade. A tela permanece limpa enquanto, por trás dela, dependemos de equipamentos, servidores, energia, formatos, softwares, sistemas operacionais, protocolos e empresas que também possuem suas temporalidades.

O digital envelhece de outra maneira.

Um documento pode permanecer aparentemente intacto e tornar-se inacessível porque o software desapareceu; pode sobreviver a uma migração e perder metadados que explicavam sua origem; pode ser copiado inúmeras vezes sem que saibamos qual versão preserva sua autenticidade; pode continuar armazenado enquanto as relações que lhe davam contexto se desfazem. Por isso, dizer que o digital não é eterno não é apenas advertir sobre obsolescência tecnológica. É lembrar que preservação nunca significou simplesmente impedir que alguma coisa desapareça fisicamente.

E é nesse ponto que Gestão Documental e preservação deixam de poder ser pensadas como etapas distantes uma da outra.

Se os documentos digitais dependem desde sua criação de sistemas, metadados, formatos e relações que precisarão atravessar o tempo, muitas das condições de sua preservação futura são decididas no presente. Não adianta esperar que envelheçam para então perguntar o que são, de onde vieram, quanto tempo deveriam permanecer, que versão deve ser conservada ou quais relações precisam ser mantidas. A preservação começa muito antes do momento em que um documento é considerado antigo.

Talvez por isso uma das ilusões mais persistentes do nosso tempo seja imaginar que guardar tudo constitui a alternativa mais segura.

À primeira vista, parece prudente. Se o espaço digital é abundante e não sabemos quais documentos poderão ser úteis no futuro, por que eliminar? A resposta está na própria natureza dos arquivos. Avaliar documentos não significa adivinhar quais deles parecerão interessantes daqui a cem anos, assim como preservar permanentemente não significa escolher aquilo que hoje nos emociona ou parece possuir importância histórica. Avaliação, temporalidade e destinação pertencem a uma metodologia que considera funções, atividades, obrigações, valores e usos documentais.

Sem essas escolhas, o excesso começa a trabalhar contra aquilo que pretendíamos preservar.

Milhões de documentos redundantes, versões indistintas, arquivos sem metadados e conjuntos apartados de seus contextos não constituem uma memória mais completa de uma instituição. Podem constituir apenas uma acumulação maior. E a acumulação digital possui uma característica especialmente sedutora: ocupa pouco espaço diante dos nossos olhos. O depósito abarrotado incomodava porque sua desordem era visível. O servidor pode esconder uma desordem monumental atrás de uma interface impecável.

É nesse ambiente que a tecnologia costuma aparecer como promessa de redenção.

Primeiro foram os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos; depois, digitalizações em larga escala, plataformas corporativas, armazenamento em nuvem e ferramentas de busca cada vez mais sofisticadas. Agora, sistemas de Inteligência Artificial oferecem possibilidades que há poucos anos pareceriam extraordinárias: processam enormes massas documentais, identificam entidades, reconhecem padrões, produzem resumos, sugerem classificações e respondem em segundos a perguntas formuladas em linguagem natural.

As possibilidades são imensas. O equívoco começa quando a potência da ferramenta nos faz esquecer a qualidade daquilo sobre o qual ela opera.

Uma Inteligência Artificial pode localizar relações entre milhares de documentos, mas não pode restituir magicamente uma proveniência que se perdeu. Pode processar conteúdos em velocidade extraordinária, mas a velocidade não recompõe séries documentais mutiladas, não recupera metadados que nunca foram produzidos e não transforma uma acumulação desordenada em arquivo. Se não sabemos por que os documentos foram produzidos, como se relacionam, quais versões são autênticas, o que foi eliminado e segundo quais critérios, teremos aumentado extraordinariamente nossa capacidade de processar informações sem necessariamente aumentar nossa capacidade de compreendê-las.

Chegamos, então, a outro equívoco que a abundância tecnológica tornou ainda mais sedutor: imaginar que mais informação produz necessariamente mais conhecimento.

Não produz.

Mas a distinção interessa aqui menos como definição abstrata do que por aquilo que revela sobre os arquivos. Documentos registram informações. Podemos organizá-las, recuperá-las, relacioná-las e preservá-las; podemos construir sistemas capazes de percorrê-las numa escala que nenhum ser humano alcançaria individualmente. Conhecimento, porém, exige elaboração intelectual, repertório, método, experiência, crítica e interpretação. O documento pode oferecer evidências; não formula sozinho a pergunta que permitirá interrogá-las. O arquivo pode preservar relações; não produz por si mesmo a interpretação histórica que delas poderá resultar.

Arquivo não interpreta.

E talvez justamente por isso o arquivista se torne tão interessante neste momento.

Durante muito tempo, a representação social desse profissional esteve associada àquilo que já havia passado. Arquivos eram imaginados como lugares para onde seguiam documentos depois de encerrada sua utilidade imediata; arquivistas, por consequência, pareciam cuidar dos vestígios deixados para trás. A persistência da expressão “arquivo morto” diz muito sobre essa percepção. Como se os documentos cumprissem uma vida ativa junto às instituições e, depois, fossem recolhidos a uma espécie de repouso definitivo.

Essa imagem nunca correspondeu adequadamente ao trabalho arquivístico, mas se tornou ainda mais inadequada diante das condições contemporâneas de produção documental. O arquivista não começa a trabalhar quando os documentos envelhecem. Sua atuação alcança aquilo que está sendo produzido agora, porque muitas das possibilidades de existência futura desses documentos estão sendo definidas no momento de sua criação.

Um documento nato digital já nasce dependente de determinadas condições para continuar existindo. Formato, metadados, sistemas, relações com outros documentos, regras de acesso, requisitos de autenticidade e decisões sobre temporalidade não podem ser acrescentados indefinidamente depois, como se fosse sempre possível reconstruir o que se perdeu. Quanto mais complexos se tornam os ambientes de produção documental, mais cedo a Gestão Documental precisa participar deles.

Essa constatação altera profundamente a imagem de uma profissão voltada para o passado. O arquivista trabalha, na realidade, entre temporalidades.

Precisa compreender as razões que produziram os documentos, atuar sobre as condições de sua existência no presente e participar das decisões que determinarão aquilo que poderá chegar ao futuro. Classificar, avaliar, estabelecer temporalidades, definir destinações, garantir contexto, preservar autenticidade e criar condições de acesso não são operações realizadas sobre um tempo imóvel. São decisões tomadas agora sobre documentos que nasceram de ações anteriores e cuja permanência poderá ultrapassar as pessoas e instituições que os produziram.

É justamente essa posição entre tempos que torna o ofício particularmente complexo diante da explosão informacional.

Não se espera do arquivista que saiba apenas onde está um documento. Espera-se que compreenda por que ele existe, a que atividade pertence, que relações mantém com outros documentos, durante quanto tempo precisa permanecer, quais requisitos incidem sobre sua guarda, quem pode acessá-lo e o que deverá acontecer quando sua função imediata terminar. Em ambientes digitais, acrescentam-se perguntas sobre formatos, sistemas, interoperabilidade, migração, metadados, autenticidade, segurança e preservação de longo prazo.

Nenhuma dessas questões pode ser respondida satisfatoriamente por uma única área de conhecimento. Arquivistas trabalham cada vez mais em interlocução com profissionais da Tecnologia da Informação, Direito, Administração, História, conservação, segurança da informação e tantas outras especialidades exigidas pela natureza das instituições e de seus acervos. Mas interdisciplinaridade não significa dissolução das competências numa zona indistinta em que todos fazem um pouco de tudo. Ao contrário: quanto mais complexo o problema, mais importante se torna compreender o que cada campo é capaz de perguntar e responder.

Um profissional de Tecnologia da Informação pode conhecer profundamente sistemas, infraestrutura, segurança e arquitetura de dados sem que isso o transforme em arquivista. Um historiador pode interrogar documentos e compreender processos históricos sem possuir formação para estabelecer temporalidades documentais ou conduzir programas de Gestão Documental. Um conservador pode conhecer como poucos a materialidade dos suportes e os processos de deterioração sem que lhe caiba definir sozinho critérios arquivísticos de avaliação e destinação.

A interdisciplinaridade começa a produzir resultados quando conhecimentos diferentes se encontram sem perder suas especificidades.

Talvez esse seja um dos aspectos menos compreendidos do trabalho com arquivos contemporâneos. Quanto mais sofisticadas se tornam as ferramentas, mais facilmente confundimos domínio tecnológico com domínio do problema. A presença de sistemas capazes de classificar automaticamente documentos, extrair metadados ou reconhecer conteúdos não torna dispensável o conhecimento arquivístico, da mesma forma que um equipamento sofisticado de diagnóstico não torna dispensável o conhecimento médico. A ferramenta amplia possibilidades; o método estabelece critérios para utilizá-las.

Essa distinção é particularmente importante porque nem toda decisão documental pode ser reduzida à identificação do conteúdo de um arquivo.

Uma mensagem aparentemente banal pode integrar um processo decisório relevante. Uma planilha pode adquirir significado apenas quando relacionada aos documentos que explicam sua produção. Uma fotografia isolada pode dizer muito pouco sem informações sobre autoria, data, contexto e proveniência. Um conjunto de documentos pode parecer repetitivo para quem observa apenas seu conteúdo e revelar relações fundamentais quando compreendido no interior da atividade que o produziu.

É também por isso que organizar por assunto não equivale necessariamente a organizar arquivos. O assunto nos diz algo sobre aquilo de que um documento trata; a Arquivologia precisa perguntar também por que ele foi produzido, por quem, no exercício de qual função e em relação a quais outros documentos. Em tempos de buscas por palavras-chave e processamento semântico, essa diferença se torna ainda mais importante, porque a facilidade de encontrar conteúdos pode criar a impressão de que as relações arquivísticas deixaram de importar.

Ocorre justamente o contrário. Quanto mais fragmentadamente recuperamos informações, mais precisamos preservar aquilo que permita restituir seus contextos.

E contexto é uma das coisas mais fáceis de perder.

Perde-se quando documentos são retirados dos conjuntos aos quais pertenciam. Quando migrações preservam conteúdos e abandonam metadados. Quando arquivos pessoais são incorporados sem informações sobre sua proveniência. Quando mensagens são extraídas de sistemas sem as relações que permitiriam compreender uma conversa. Quando fotografias circulam separadas de suas legendas e identificações. Quando documentos são digitalizados e recebem nomes incapazes de relacioná-los à estrutura documental de origem. Pode-se conservar a imagem perfeita de um documento e, ainda assim, empobrecer drasticamente as possibilidades de compreendê-lo.

Preservar, portanto, nunca significou apenas fazer durar.

Significa também preservar condições de inteligibilidade.

Essa ideia permite compreender por que a conservação de documentos não pode ser separada inteiramente da maneira como foram produzidos, organizados, descritos e geridos. Suporte e contexto possuem naturezas distintas, mas ambos participam das condições pelas quais um documento poderá continuar acessível e compreensível. Não basta que o papel sobreviva se perdemos a informação sobre sua proveniência; tampouco basta preservar os bits se desaparecem as relações que permitem reconhecer o documento como parte de determinado processo.

É nesse ponto que a discussão deixa de dizer respeito apenas aos profissionais dos arquivos e alcança as próprias instituições.

Toda instituição produz documentos enquanto age. Contrata, compra, vende, pesquisa, projeta, licencia, administra pessoas, intervém em territórios, desenvolve produtos, formula políticas, atende cidadãos, toma decisões. Parte desses registros terá existência breve; outra parte permanecerá durante anos; uma parcela muito menor poderá justificar preservação permanente. A definição dessas temporalidades não é uma tarefa posterior à atividade institucional. Ela participa da maneira como uma organização responde por aquilo que faz.

E aqui chegamos a uma dimensão que me parece cada vez mais importante: Responsabilidade Histórica.

Não se trata de exigir que instituições guardem tudo para que um futuro indeterminado possa julgá-las, nem de transformar cada documento produzido em patrimônio. Uma sociedade incapaz de eliminar documentos segundo critérios responsáveis estaria tão distante de uma boa Gestão Documental quanto aquela que elimina indiscriminadamente. A responsabilidade está justamente na existência de critérios, políticas, métodos e profissionais capazes de sustentar as escolhas realizadas.

Porque eliminar também é uma decisão documental.

Preservar também.

Não produzir determinado registro também pode ser.

Essas escolhas estabelecem parte das condições pelas quais ações poderão ser comprovadas, decisões reconstruídas, direitos reivindicados e processos históricos investigados. Não determinam a História que será escrita — seria conceder aos arquivos um poder que eles não possuem —, mas participam das condições materiais que permitirão escrevê-la.

Uma sociedade não deixa para o futuro simplesmente “sua memória”. Deixa documentos produzidos por determinados sujeitos, em circunstâncias específicas, segundo relações de poder, procedimentos administrativos, práticas culturais e possibilidades técnicas igualmente históricas. Deixa também lacunas. Documentos que nunca existiram, outros que foram eliminados, conjuntos que se perderam, vozes pouco registradas e experiências que dificilmente chegaram aos arquivos.

Por isso, arquivos não são espelhos transparentes das sociedades que os produziram. Aquilo que encontramos neles precisa ser interrogado tanto quanto aquilo que não encontramos.

O arquivista ocupa uma posição delicada nesse processo porque seu trabalho participa das condições de permanência sem lhe conferir o direito de determinar sozinho aquilo que o futuro deverá conhecer. Políticas institucionais, legislação, instrumentos de gestão, avaliação documental e critérios profissionais existem justamente para retirar essas decisões do terreno do gosto pessoal, da conveniência momentânea ou da velha pergunta: “isso parece importante?”

A antiguidade também não resolve o problema.

Um documento não se transforma em histórico simplesmente porque sobreviveu durante décadas, assim como um conjunto de papéis antigos descoberto num armário não se converte automaticamente em “arquivo histórico”. A idade pode despertar interesse; a descoberta pode ser extraordinária; o documento pode tornar-se fonte valiosa para inúmeras pesquisas. Nada disso elimina a necessidade de compreender sua proveniência, suas relações e o contexto de sua produção.

Documentos não nascem históricos. Tornam-se fontes para perguntas históricas.

Essa distinção talvez pareça pequena diante dos gigantescos sistemas informacionais que hoje nos cercam. Não é. Ela nos devolve ao centro de todo o problema: a tecnologia ampliou de maneira extraordinária nossa capacidade de produzir, armazenar, reproduzir e processar registros, mas não aboliu a necessidade de compreendermos o que estamos preservando e por quê.

Ao contrário, tornou essa pergunta mais urgente.

A explosão informacional criou uma situação curiosa. Durante séculos, uma das grandes ameaças à preservação esteve na escassez: poucos exemplares, suportes frágeis, catástrofes, condições inadequadas de guarda. Continuamos convivendo com todos esses riscos, mas acrescentamos outro, próprio da abundância. Podemos perder em meio ao excesso. Podemos acumular tanto que deixamos de distinguir relações, versões, temporalidades e valores. Podemos possuir uma quantidade monumental de informação e, ainda assim, comprometer as condições que permitiriam compreendê-la.

É uma forma diferente de desaparecimento.

Não necessariamente desaparece o documento. Pode desaparecer seu contexto.

Não necessariamente desaparece a informação. Pode desaparecer a possibilidade de avaliarmos sua autenticidade.

Não necessariamente desaparece o conteúdo. Pode desaparecer a relação que lhe conferia sentido.

E talvez seja precisamente aí que os arquivos e os arquivistas encontrem um dos grandes desafios de nosso tempo.

Quando escrevi Quem precisa de arquivo?, interessava-me mostrar que arquivos não pertenciam apenas aos historiadores, aos pesquisadores ou às instituições encarregadas de conservar o passado. Precisamos deles para administrar, comprovar, acessar direitos, conhecer trajetórias e sustentar inúmeras atividades do presente. Continuo pensando assim.

Hoje, porém, acrescentaria outra pergunta.

De que arquivos precisaremos quando quisermos compreender o tempo que estamos vivendo agora?

Não podemos responder integralmente. Nenhuma geração conhece todas as perguntas que as seguintes formularão. Podemos, entretanto, cuidar das condições que tornam essas perguntas possíveis. Podemos produzir documentos adequadamente, gerir aquilo que acumulamos, avaliar segundo critérios, eliminar com responsabilidade, preservar o que deve permanecer e conservar, junto aos registros, as relações necessárias para compreendê-los.

É menos espetacular do que a promessa de guardar tudo.

Também é muito mais difícil.

Exige método, políticas, investimento, continuidade institucional e profissionais qualificados. Exige reconhecer que tecnologia e conhecimento arquivístico não são adversários e tampouco substitutos um do outro. Precisamos de sistemas melhores, recursos de automação, preservação digital, pesquisa tecnológica e, certamente, exploraremos cada vez mais as possibilidades oferecidas pela Inteligência Artificial. Mas precisaremos saber o que pedir a essas tecnologias, sobre quais documentos elas operarão e quais princípios não podem ser abandonados simplesmente porque uma ferramenta tornou determinada operação mais rápida.

Velocidade é uma extraordinária capacidade técnica. Não é um critério arquivístico.

Talvez seja essa a razão pela qual o Dia do Arquivista, em pleno tempo de explosão informacional, mereça mais do que uma homenagem à profissão. Mereça uma reflexão sobre o tamanho da tarefa que colocamos diante dela.

Nunca produzimos tantos registros sobre aquilo que fazemos. Nunca tivemos tantos recursos para armazená-los e processá-los. Nunca conseguimos localizar informações tão rapidamente. E, paradoxalmente, essa abundância tornou ainda mais necessárias as perguntas que sempre estiveram no centro do trabalho arquivístico: de onde veio este documento? Por que foi produzido? A que conjunto pertence? Quanto tempo deve permanecer? O que pode ser eliminado? O que precisa ser preservado? Como garantir sua autenticidade? Quem poderá acessá-lo? Que relações precisam sobreviver com ele?

As ferramentas certamente continuarão mudando. Os suportes também. Algumas profissões terão suas práticas profundamente transformadas, e a Arquivologia não será exceção.

Mas enquanto sociedades continuarem produzindo documentos para registrar suas ações, exercer direitos, assumir obrigações e deixar vestígios de sua existência, precisaremos decidir o que fazer com eles.

Foi por isso que comecei, anos atrás, perguntando quem precisa de arquivo.

Depois de o reler, talvez eu possa responder de maneira um pouco diferente.

Precisamos de arquivos porque não basta produzir registros. Precisamos preservar condições para que continuem sendo documentos inteligíveis ao longo do tempo. E precisamos de arquivistas porque alguém terá de compreender, metodologicamente, a distância entre uma coisa e outra.

Em tempos de explosão informacional, o futuro dos arquivos começa muito antes de os documentos se tornarem antigos.

Começa agora.

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