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Atuação Profissional, Capital Intelectual, Gestão de Conhecimento, Gestão de Informação, Informação, Produção de Conhecimento, Tecnologia

Perspectivas e Aplicações para Gestão de Conhecimento

8 de dezembro de 2020 Eliana Rezende Bethancourt

Por: Eliana Rezende Bethancourt

O fascínio pelo Conhecimento é universal e atravessa épocas. É dele que se originaram inovações e invenções. Mudanças foram catalisadas e muitas delas revolucionaram sociedades inteiras. Isso não é diferente no mundo contemporâneo, em especial quando, aparentemente, delegamos à tecnologia tudo de bom ou ruim que nos possa acontecer.

É consenso no mundo corporativo que o Conhecimento é um ativo de valor e muito necessário para todo e qualquer ramo da atividade humana. Apesar disso, e de ser tão importante, porque gera tantas dúvidas? Porque acaba sendo tão subutilizado e até desperdiçado?

Talvez o caminho inicial de responder a tais perguntas esteja na opacidade de alguns conceitos que são caros ao conhecimento.
Vejamos:
É comum a confusão recorrente entre oferta e disponibilização de informação como sendo caminho direto para que haja Conhecimento. Imagina-se que tendo uma oferta abundante de informação o conhecimento torna-se mera consequência.
Entretanto, é preciso que isto fique muito claro: informação sem contexto ou sem ser transformada em experiência não é coisa alguma. Se acumulará de tal forma que poderá transformar-se em uma massa amorfa, sem importância ou valor.
Este talvez seja o erro mais comum que a maioria das pessoas comete, que é o de confundir dados, informação e conhecimento. Alguns os tomam como sinônimos e outros os confundem barbaramente. Para tanto, escrevi há algum tempo um post onde procurei esclarecer cada um deles. O artigo chama-se: “Dados, Informação e Conhecimento. O que são?”.
É fundamental tal compreensão, pois sem isso estaremos andando em círculos e não chegando a lugar algum.

Retomo aqui um pensamento que externei em um outro artigo que intitulei “Qual o Perfil do Gestor de Conhecimento?“, onde procurei deixar bem claro que:

“(….) me aflige a confusão que muitos fazem de gestão de conhecimento com ferramentas tecnológicas.

Não se lida com intangíveis com um pensamento que vem de forma binária.

Eu própria tenho minhas reservas até mesmo em relação ao termo “Gestão do Conhecimento”, e considero que em geral somos capazes de fato de gerir informação. Não há como gerir o que seja alheio ao indivíduo. Acho que prefiro a expressão “Gestão de Informação para a produção de Conhecimento. (…)”

Sob esta ótica, para que o trabalho de Gestão do Conhecimento aconteça é necessário a integração de vários profissionais que utilizem conceitos, modelos, métodos e métricas, desenvolvidas por várias disciplinas, compondo um crescente leque de conhecimentos que, passo a passo, formará as bases teórico-metodológicas de uma disciplina científica. Em geral, a Gestão de Conhecimento se bem feita terá como principio básico o sentido de reutilização, de retroalimentação, já que sempre se pautará naquilo que já preexiste. Nada surge do vácuo. Toda produção de conhecimento atual só existe porque alguém anteriormente pensou e lançou bases.

Graficamente diria que a informação é matéria-prima para produção de conhecimento e que este em presença de criatividade pode gerar inovação. Esta, por sua vez produzirá mais conhecimento que necessitará ser registrado como informação.
Temos assim o circulo virtuoso da produção de conhecimento: Sob esta ótica, o conhecimento é, como dito acima fruto de reutilizações de saberes anteriores. Mas até para se utilizar as informações encontradas o indivíduo necessita saber fazer as perguntas certas. Necessitará de alguma experiência sobre o que será de valor para si e o que não lhe servirá. Por isso, minha imagem não começa com dados e sim com informações, pois estas já foram trabalhadas e reunidas de alguma forma. Está como dizemos, estruturada. A dispersão dos dados problematiza ainda mais as dificuldades para a produção de Conhecimento, já que seus registros não possuem um contexto e não estão estruturados de modo a fazer sentido.

Da soma dos saberes desta integração fica claro que a tecnologia sozinha não tem potencial de produção de Conhecimento.
Assim, é o Conhecimento que gera inteligência organizacional, vantagem competitiva e valor. Não se trata apenas de gerir ativos de Conhecimento, mas também da gestão dos processos que atuam sobre tais ativos, o que inclui desenvolver, preservar, utilizar, reutilizar e compartilhar Conhecimento.

Em geral, diferentes instituições, e mesmo alguns profissionais (uns bem intencionados e outros nem tanto) “vendem” tecnologias como sendo sinônimo de Gestão de Conhecimento. Esquecem-se de que a tecnologia é apenas meio. NUNCA será um fim em si mesma e NUNCA fará coisas por si só. Por enquanto obedecerá formulários lógicos com pouca, ou alguma criatividade.

Delegar à ferramentas o que tem a ver com competências igualmente intangíveis, como o é a produção de Conhecimento, é um equívoco colossal. Uma instituição passa longe de poder gerir conhecimento. Muito menos qualquer pessoa (e isso, por mais bem intencionada que esteja!). Cabe ao ambiente organizacional e ao Gestor de Conhecimento oferecer condições adequadas para que a produção de Conhecimento se dê, através de estímulos, trocas e possibilidades interpessoais acima de tudo. Mas se o Conhecimento se dará e produzirá frutos ninguém pode garantir, já que tal produção é individual e intransferível.

Fazer circular a Informação no ambiente organizacional para que se produza Conhecimento e eventualmente Inovação, fortalece aspectos que vincam a cultura organizacional. Entender que o grande motor desta circulação é a generosidade do compartilhamento de saberes é um caminho interessante, apesar de ser lento e longo na opinião de gestores com pensamento binário. A generosidade do saber e o compartilhamento decorrente de experiências que podem gerar frutos: uma vela que acende outra não perde sua luz, numa citação de Thomas Jefferson.

O papel da Gestão de Conhecimento é exatamente oferecer ambientes favoráveis para que as pessoas estejam estimuladas a compartilhar, dar ideias, inovar, trabalhar em equipe e resolver problemas de forma colaborativa. É portanto, uma grande fonte de contribuição para a inovação e produção de conhecimento dentro de uma organização.

Sem este universo em mente, não há ferramentas tecnológicas que possam fazer algo pela instituição.

Esta forma de pensar a Gestão de Conhecimento no ambiente organizacional está muito atrelada à forma como lido com a Memória Institucional e a forma como esta é meio para valorizar o Capital Intelectual nas organizações. Aqui está o link fundamental entre o conhecimento tácito e implícito e a roda que faz girar a inovação ao mesmo tempo em que fortalece e vinca a cultura e identidade de uma instituição. Perceber esta costura fina é fundamental e está longe de poder ser relegada a mera aplicação e usos de ferramentas.
Fazer isso é subutilizar o que é verdadeiro patrimônio e valor dentro das organizações.

É preciso lembrar e ter sempre em mente que compartilhar conhecimento nas organizações, ele:

Não diminui;
Se multiplica
Cria Inovação capaz de gerar ainda mais conhecimento;
É validado em todas às sua expressões, ou seja, pode ser utilizado desde a alta gerência até o chão de fábrica.

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para auxiliá-lo na melhor configuração de um Projeto de Gestão de Informação com vistas à Gestão de Conhecimento.

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Sociedade Digital, Tecnologia

Algoritmos: os hábeis limitadores

10 de outubro de 2019 Eliana Rezende Bethancourt 1 Comentário

Por: Eliana Rezende Bethancourt

Há tempos venho pensando, e com certo incômodo que a partir do desenvolvimento de ferramentas com fins claros de determinar perfis, gostos, nichos e vontades dos consumidores uma lógica perversa se deu e tornou-se um limitador.
Observe:
Todas as vezes que realizamos uma busca, qualquer que seja, imediatamente algoritmos começam a selecionar quais as respostas que são as nossas preferidas, e dia-a-dia, pesquisa após pesquisa começam a aprender sobre nosso perfil, nossos gostos e desgostos. Isso por si só não seria o problema. O problema piora logo a seguir, pois para haver uma customização de nossos gostos e preferências, quase sempre somos levados aos mesmos lugares e quase que invariavelmente, às mesmas velhas respostas. É a famosa existência dentro de uma bolha.

Quase sem notarmos estamos fornecendo um padrão de comportamento que ao incluir determinadas opções exclui uma outra gama de possibilidades e alternativas diversas.

Vista sob esta ótica, a internet é portanto, finita e cerceada.
Explico:
As opções são infinitas até a primeira pergunta lançada em um buscador. A partir daí somos levados a andar por caminhos escolhidos por nós e armazenados por algoritmos. Quanto mais eficientes forem, mais nos tirarão possibilidades e caminhos inusitados. Andaremos em círculos, visitando sempre os mesmos lugares, pessoas, respostas, atividades, temas…

Nesta construção, as possibilidades de inovação e de sermos apresentados a algo completamente novo e diferente reduzem-se cada vez mais, a quase zero.

Uma vitória para as áreas de Marketing que querem em verdade vender um produto, ao mesmo tempo em que nos transforma em um. Embalados e vendidos ao mercado para sermos potenciais consumidores deste e daquele produto. Os algoritmos acabam por tornar a liberdade um produto quadrado e previsível, repetido infinitamente.

É uma lógica sem benefícios para nós usuários em uma primeira instância, mas com certeza a todo o conjunto da sociedade em um nível e alcance ainda maiores.

Ao acontecer esta lógica de mercado, ergue-se o muro contrário a toda e qualquer possibilidade de produção de Conhecimento e Inovação de forma espontânea. A internet, seus algoritmos e buscadores, fazem o contrário do que Conhecimento e Inovação necessitam. Afinal excluem o novo, o diferente, o inusitado. Levam-nos sempre aos mesmos lugares e por consequência às mesmas respostas e caminhos. Sair deste circulo vicioso e tortuoso requer por parte do que busca Conhecimento e Inovação um esforço extra: significará muito autoconhecimento.
Precisará se ter consciência do quanto está limitado dentro destes caminhos para tentar fugir desta lógica cega e consumista tão favorecida por algoritmos, e tão amplamente usada pelo Marketing em geral.
E ainda não incluo aqui um outro conceito que é o de invenção. Muitas vezes até confundido com inovação. Mas que não é o caso aqui.
A inovação não necessariamente requer uma invenção! Na maior parte das vezes ela exige muito menos de quem a propõe, já que esta baseia-se em algo que já existe e faz simplesmente uma adequação, ampliação, um novo uso. Mas mesmo tomando-se a conceituação de inovação neste sentido, ainda temos muita limitação gerada pela forma como hoje buscadores e diferentes áreas se utilizam destes algoritmos.

Daí a afirmação que, ao invés de estarmos com alto grau de desenvolvimento tecnológico e de grandes descobertas, na verdade andamos às voltas com os mesmos lugares, respostas, caminhos. Em pouco tempo teremos um universo feito de restrições potenciais que só poderão ser quebradas por sujeitos conscientes e independentes. Algo cada vez mais raro, já que as pessoas cada vez mais delegam a botões, buscadores e algoritmos o que pensam ser a melhor escolha. O estatuto de “verdade” que grandes buscadores como Google alcançam no imaginário popular é avassalador e ao mesmo tempo destrutivo enquanto potencialidades.

E mesmo para as áreas de Marketing, que em teoria deveria prezar muito a inovação, ver-se-ão em pouco tempo igualmente restritas a um dado espaço e com um determinado perfil de usuário/cliente. E o que é mais grave: com quase ou nada a oferecer de novo, já que as grandes inovações tenderão cada vez mais a ser recusadas pela massa complacente de apertadores de botões e mesmices.

De outro lado, esta mesmice a que me refiro não se encontra apenas dentro da internet, encontra-se também nos meios que usamos para a utilizarmos. É só prestar atenção: desde que foram inventados computadores e celulares temos exatamente as mesmas telas, botões, funções.
Olhe os teclados: sempre os mesmos, olhe a sua sequencia…sempre as mesmas.
Observe o que cada tecla faz, e descobrirá que são sempre as mesmas coisas.
Os computadores não deixam de ser as mesmas caixas retangulares que nossos avós viram nascer a televisão, ou retroagindo um pouco mais os rádios. Telas escuras que reproduzem sons e imagens…
É uma caixa onde entretenimento é oferecido para se passar o tempo.

Até mesmo a forma de usarmos o telefone, suas teclas e sons são exatamente as mesmas e que já vem de muito longe, provavelmente desde a máquina de escrever. Não importa se seu aparelho é um iPhone de última geração ou aquele vendido em qualquer galeria de contrabando… não há inovação! Funcionam exatamente da mesma maneira. E o pior de tudo, é que não haverá mudanças substanciais. Em verdade, tais tecnologias precisam ser pobres, medíocres para que possam ser consumidas em larga escala. Trabalhar para a inovação aqui é segundo esta ótica, contraproducente. Como inovar a tal ponto que as pessoas simplesmente deixem de consumir porque não sabem como utilizar?
Donde se deduz que temos a tecnologia não para inovar, mas para atrofiar mentes e comportamentos, nada além disso.
Simples assim…

E ainda precisamos falar das “prisões” propiciadas por plataformas, aplicativos e outros brinquedos. Mantém entretidos e dispersos boa parte destes usuários desavisados. Assim, gigantes como Facebook mantém reféns seus usuários impedindo que saiam de seus domínios, não permitindo, por exemplo, que vídeos, matérias e outros recursos sejam notados por seus algoritmos. O usuário, sem perceber, só lê, assiste e visualiza o que é produzido e gerado ali dentro. E de lá só sai quando seu aparelho é desligado por falta de carga, pois em geral, as pessoas nem desligam mais seus aparelhos.
A sensação que tenho olhando isso tudo é a de que ofereceram uma prisão numa ilha com grades de frente para o mar. Esta é imagem que tenho. O prisioneiro ali dentro acha que tem um horizonte imenso à sua volta, no entanto está ali só e aprisionado.

A lógica do aprisionamento se repete atualmente com o uso de infinitos tipos de APP (aplicativos), alguns denominados super aplicativos como os que vem sendo utilizado na China. Neles TODAS as suas ações cotidianas podem ser feitas: de compras de legumes, pagamentos de contas, solicitação de transporte e movimentações bancárias, entre outras coisas. A contrapartida é ceder TODOS OS SEUS DADOS. Com isso, você se torna o grande produto do mundo em mercado. As implicações para este caso são muitas e variadas e nos colocam sob o impacto de uma rendição voluntária para o acesso às pretensas facilidades oferecidas: em todos os casos perda nossa segurança, privacidade só para começar.

Como dito por Lionel Bethancourt: “a tecnologia que nos deveria dar asas, acaba por nos impor grilhões”, e acrescento: com nosso consentimento e busca.

Mas então, como lidar contra estes hábeis limitadores? Sendo mais críticos e atentos que eles.
O objetivo deles é claro. Cabe a todos como inteligências individuais buscar caminhos diversos sem ter apenas a atitude passiva de seguir e consumir. A inteligência humana PRECISA, para sobreviver, ser melhor e maior do que as supostas inteligências artificiais. É esta inteligência humana que potencializa o maior de todos os nossos legados: a criatividade, que só se manifesta em toda sua plenitude quando a liberdade está presente oferecendo amplitude e diversidade de visões.

Sem esta liberdade criativa o único produto que teremos será o ‘ouro de tolos’.

É para se pensar…

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão de Conhecimento para a produção de Conhecimento e Inovação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.

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* Versão revista e atualizada de post publicado originalmente do meu Blog, o Pensados a Tinta

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Atuação Profissional, Gestão de Informação, Gestão Documental, Informação, Políticas de Preservação

Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?

19 de junho de 2016 Eliana Rezende Bethancourt 6 Comentários

Por: Eliana Rezende*

Não é de hoje que uma pergunta nos meios institucionais se coloca.
Afinal, podem os softwares de GED/ECM e um profissional de tecnologia substituir a figura de um profissional que realize a Gestão Documental?

Ou: pode uma ferramenta de GED ser responsável por todas as ações que envolvem Gestão Documental?
E muito recentemente: como uma IES pode cumprir a determinação do MEC de em até 24 meses se adequar à Portaria nº 22 de 21 de Dezembro de 2017 sobre Acervos Acadêmicos?

Tal preocupação não apenas se justifica como também encontra sólidos motivos: no mercado proliferam diferentes tecnologias que são oferecidas como vantagem competitiva no que diz respeito ao tratamento de documentação. Em muitos casos, são oferecidos como a Caixa de Pandora, onde todos os problemas em relação à produção e gestão de documentos estaria solucionada. Mas como muitos já aprenderam, e à duras penas, isso nem sempre acontece. É comum encontrarmos o argumento que com ferramentas de GED os problemas com papel acabam e tudo se transformará magicamente……Gastos se extinguirão e o papel desaparecerá….

Mas, em verdade as coisas não são tão simples ou lineares quanto isso. Muito mais está envolvido, como por exemplo aspectos relacionados à obsolêscencia digital, preservação digital consequente desta obsolência, segurança, autenticidade e temporalidade documental, para citar apenas alguns.

Mas, que fatores devem ser tomados em conta no momento em que se decide por essa ou aquela estratégia?
Sugiro que, para abordarmos tal tema comecemos por estabelecer definições para cada um dos termos que envolvem esta questão, e qual a sua abrangência ou a que tipo de instituição e objetivos, eles se aplicam.

Em primeiro lugar é preciso definirmos o que vem a ser Gestão Documental e de que forma esta se diferencia de um GED/ECM. Para isso sugiro a leitura de outro post; Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa, que fiz e onde procurei estabelecer essa diferença.
Esclarecidos ambos, agora é o momento de definirmos o que vem a ser a digitalização. Para o Conarq (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS), digitalização pode ser definida como:

“Um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado.
A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental”.

Outra confusão usual é confundir documento digitalizado com documento digital.
De novo, nova definição se faz necessária. Vamos a elas:

Digitalização – Processo de conversão de documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Documento digital – Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

Documento eletrônico – Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Em verdade, poderíamos dizer que ele é um precursor do documento digital.

Como se nota, cada um dos termos possui horizontes diversos. E que, como tais, possuem aspectos positivos e negativos, vantagens e desvantagens. Para os objetivos deste post, concentrar-me-ei apenas na questão Gestão Documental vs Digitalização. Em outras oportunidades abordarei suas relações com documentos digitais, microfilmagem, processos híbridos e implantação e implementação de Projetos de Preservação e Conservação Documental.

Os usos e aplicações de sistemas eletrônicos/digitais nos meios institucionais, no entanto, são uma realidade concreta com a qual lidamos dia a dia. Agiliza o acesso à informação, ao mesmo tempo que favorece seus tramites. Isso é fato. É preciso apenas darmos à estes seus devidos lugares e aplicações. Nem supervalorizando nem os desvalorizando.

Em geral, a digitalização pode ocorrer em diferentes etapas da Gestão Documental, muito mais como uma forma de favorecer o acesso aos documentos, ou mesmo como uma política de preservação de originais, em especial quando estes possuem valor histórico e precisam ser protegidos de fragilidades geradas por uso excessivo ou inadequado.

Sobre isso, veja meu post sobre o “Uso de tecnologias como política de preservação de patrimônio cultural – documental“. Ali apresento algumas considerações fundamentais ao se tomar em conta quando esta for a situação.

Em todos os casos, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas e tão somente uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para tramitar informações por meios eletrônicos, como é o caso do e-mail. Ela não possui valor legal, e muito menos substitui seu original.

No entanto, temos outro universo de produção documental que requer muito mais atenção ao se analisar políticas de digitalização para os casos de documentos com guardas permanentes e de valor histórico. Neste ponto a discussão precisa, e deve, ganhar outro contorno. Diferentes variáveis precisam ser tomadas em conta. O acesso dos mesmos não deverá ser pensado de forma imediata apenas. O tempo precisará ser considerado e a obsolescência mora neste caminho.

O que ocorre em geral, quer por desconhecimento ou por boa fé, é que muitas empresas contratantes destes serviços esperarem que a solução tecnológica resolva seus problemas de organização documental. No entanto, é importante que se ressalte, que tais soluções tecnológicas não representam o trabalho de Gestão Documental, que necessita de maior cabedal, elaboração de normas e procedimentos muito mais amplos. Tal como o nome indica tais soluções são apenas uma ferramenta dentro de um universo muito mais amplo que é a Gestão Documental.

Como forma de explicitar isto, preparei a apresentação a seguir onde procuro mostrar qual o universo e abrangência da Gestão Documental num universo institucional privado e em setores públicos, onde a responsabilidade é ainda mais pesada.

[slideshare id=34493599&doc=gestodocumentalracionalidadeetransparnciaadministrativa-2-140509143703-phpapp02]

É sempre bom ressaltar que a digitalização necessita de um trabalho de organização, pois, se houver um caos no meio físico apenas estaremos trocando o suporte: de físico para digital.

Digitalização e ferramentas de GED não resolvem problemas nem de organização e nem de busca, se os envolvidos não souberem o quê e como buscam. Ferramentas não sabem além daquilo que nós as informamos. Todo o trabalho para a recuperação de informação é esforço intelectual de profissionais. Neste contexto, repito o que sempre digo: “informação boa é a que encontramos”. Delegar a tais ferramentas esta tarefa é gerar nada além do que lixo digital, sem valor algum.

Além disso, a digitalização e ferramentas de GED por si só não resolvem uma gama imensa de ações e que estão diretamente ligadas à Gestão Documental, como: elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade, cumprimento de prazos prescricionais estabelecidos em legislação para diferentes documentos, políticas de preservação, sigilo e acesso a documentos.

Outro grande equívoco é acreditar que a digitalização oferecerá a panaceia de resolver um dos maiores problemas dos Arquivos, que é sua falta de espaço, por meio da eliminação de documentos físicos. O que juridicamente torna-se inviável devido a uma ausência de legislação que autorize uma situação como esta.

Por questões de ampla obsolescência, a simples substituição de documentos físicos por digitalizados ou mesmo digitais não significaria economia de custos. Ela obriga a ações de preservação que representam custos elevados para manutenção das mídias para garantir o acesso aos mesmos. Investimentos em tecnologia que envolvam políticas de preservação digital custam recursos financeiros, humanos e tecnológicos pelo tempo, e em geral as pessoas se esquecem disto. Simplesmente consideram os custos iniciais e deixam de olhar pela perspectiva do tempo.
Falta sob esta ótica um olhar gestor.

Projetos de digitalização e mesmo de aplicação de ferramentas de GED precisam de recursos financeiros que garantam a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, como forma de cumprir requisitos funcionais estabelecidos pelo CONARQ, que garantam a preservação e o acesso a tais documentos, a médio e longo prazo, sem prejuízo de qualquer ordem.

Uma outra variável a ser considerada é a de que o grande problema na recuperação de informação não está nos sistemas automatizados e sim na etapa anterior, ou seja, na organização. Analogia que pode ser aplicada aos Arquivos. Sem organização e uma mudança de cultura organizacional que contemple a co-responsabilidade de todos na produção e gestão desses documentos, de nada adiantará adotar o melhor aparato tecnológico. Se o caos físico existir ele apenas estará sendo transferido de suporte: sairá do analógico e poderá ser encontrado em abundância no digital. O inverso acaba sendo verdadeiro: uma boa estrutura de organização e co-responsabilidade que zele por princípios da Gestão Documental encontrará lugar em qualquer tecnologia.

Mesmo nos casos de digitalização para simples tramitação precisa-se estabelecer critérios e hierarquização. Digitalizar indiscriminadamente tudo pode ser um tiro no próprio pé. Gerará um aumento indiscriminado do que simplesmente não interessa e que do ponto de vista de consulta não se justificará.

Diante de tudo o que foi considerado até agora, nem de longe esta ampla oferta de soluções tecnológicas colocam em risco a atuação de profissionais sérios e comprometidos. Mais cedo ou mais tarde necessitarão da atuação do profissional em Gestão Documental para solucionar e rever os gargalos surgidos e para estabelecer procedimentos em relação ao futuro dos documentos já criados e dos que estarão por vir.

Vejo em todo este processo, de discussão e elaboração de estratégias, uma excelente oportunidade de mostrar o quanto é importante um trabalho multidisciplinar não apenas para solucionar problemas presentes, mas como também para prevenir problemas no futuro.

Não creio em compartimentação. Creio em trabalhos de equipe com a orientação de profissionais de diferentes áreas que tem na Informação sua principal matéria prima. Colaboram sempre nesse sentido arquivistas, historiadores, especialistas em tecnologia, profissionais do direito (dado que muitos documentos possuem prazos estabelecidos em legislação devida), bibliotecários e administradores para ficar com o mínimo de profissionais.

Creio que o grande desafio é colocar todos em volta dessa grande roda que gira e que como sempre digo: deve funcionar como um imenso sistema solar (lembre-se das figuras na apresentação que mostram a Gestão Documental de forma sistêmica). Cada um com sua função e olhar, mas todos em torno da Gestão Documental.

Gosto da metáfora até porque é a forma que trabalho e de onde vejo os resultados surgirem!

Se você ou sua instituição se defrontam com tais questões e buscam a forma mais adequada para implantar ou implementar uma política de Gestão Documental, entre em contato pela nossa página, pelo e-mail ou pelo telefone (55.11) 4215-1924 para elaborarmos um Projeto totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.

Consulte nosso portfólio e clientes e observe a nossa atuação em cada uma das instituições públicas e privadas e a forma como foram propostas soluções compatíveis à cada necessidade. O mesmo podendo ser feito no caso de você ou sua instituição. Além disso, podemos orientar e capacitar colaboradores, in company e on line.

* Texto atualizado e modificado a partir de post original publicado no Blog Pensados a Tinta

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Gestão de Informação, Gestão Documental, Responsabilidade Histórica, Tabela de Temporalidade Documental

Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa

18 de dezembro de 2015 Eliana Rezende Bethancourt 5 Comentários

Por Eliana Rezende

Uma grande dúvida que surge para todos é o que é afinal Gestão Documental (GD) e como esta se relaciona com transparência e racionalidade administrativa.

Como é uma área abrangente, considero importante esclarecer a mesma, a forma que é vista e em qual perspectiva atuo.

Duas coisas importantes em relação a Gestão Documental:

Gestão Documental não pode ser confundida com ECM/GED – esta é apenas uma ferramenta dentro de todo o universo que representa a Gestão Documental. É um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.Entende-se por informação não-estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
O GED engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.ECM (Enterprise Content Management) são as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.
Gestão Documental envolve a elaboração de normas e procedimentos que permitam a guarda de documentos em seus diferentes suportes (papel, micrográfico, digital) de acordo com seus prazos estabelecidos pela legislação vigente.Compreendida por todas as etapas e procedimentos técnicos que envolvem desde a elaboração, trâmite, guarda ou eliminação de documentos até as rotinas que visem sua preservação e conservação com o objetivo de fornecer as informações que estes possuam tanto como elemento de prova, como para a produção de conhecimento, inovação, e o fortalecimento de Identidades calcadas em Memórias Sociais, Culturais ou Institucionais. Neste último caso, aí sim temos o que se chama Preservação de Patrimônio Documental ou para outros Institucional (numa acepção mais ampla).
Daí que a Gestão Documental é essencial no planejamento de qualquer empresa, porte e ramo de atividade para não manter documentos sem necessidade, por prazos inferiores ou superiores às suas necessidades, além de trazer contribuição para maior racionalidade de recursos humanos, tecnológicos e financeiros e maior transparência administrativa em setores públicos e/ou privados.

Amparada pela Legislação Federal, a Gestão Documental é definida no texto da Lei Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

“Art. 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Como forma de mostrar sua importância nas instituições e com especial atenção nos setores públicos, deixo esta apresentação. Nela procuro mostrar sua importância, objetivos e alcance.

[slideshare id=34493599&w=427&h=356&fb=0&mw=0&mh=0]

Gestão Documental – racionalidade e transparência administrativa from Eliana Rezende

A Gestão Documental sob minha ótica e de vários outros profissionais atuantes é sistêmica e um meio eficaz para exercitar a interdisciplinaridade, já que a comunicação entre diferentes áreas é fundamental numa perspectiva desta monta.

As discussões entre Gestão Documental e utilização de ferramentas tecnológicas, bem como estratégias híbridas com vistas à preservação e conservação documental seguem em outros posts linkados abaixo.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

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Publicado Originalmente no Blog Pensados a Tinta

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Apoiamos a utilização da Informação como base para gerar Conhecimento e Inovação nas empresas. Defendemos que a Memória Institucional possui um papel vital na valorização do Capital Intelectual, ajudando a consolidar a Identidade e a Imagem Organizacional. Além disso, ela deve ser vista como mais uma ferramenta de Gestão Estratégica que fortalece a Cultura Organizacional e promove a prática da Responsabilidade Histórica nas instituições.